文书档案培训2012.4..docVIP

文书档案管理工作概要 一、文件管理工作（文件？或者问你接触过哪些文件？广义的“文件”指公文书信或指有关政策、理论等方面的文章。狭义的“文件”就是档案的意思，范畴很广泛，电脑上运行的程序等都叫文件Document。 我们平时工作生活中随时随地都在产生文件，有些是无用的，有些是有用的，把有用的文件规范的、科学的管理起来，把无用的文件剔除，去其糟粕取其精华，我们要做的工作就是这个。所以我们要全面认识文件理解文件的概念，掌握文件分类的主要方法，掌握文种的用法与特点，掌握文种选择的依据，正确选用文种认识公文格式标准化，掌握公文格式。 归档的企业文件材料：企业自筹建以来各种活动中形成的具有保存价值的各种形式的记录。企业在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料，应列入归档范围。文件的形态包括纸质、光盘、录音录像带、照片、实物等各种载体形式。 文件的特征：①文件有特定的体式。②文件要同时具有原始记录性、真实有效性。 文件的种类：根据形成和作用的具体活动领域的不同，可分为通用文件（在工作中普遍形成和使用的文件，如命令、通知、通报、报告、请示、函等）、专用文件（专项或专业文件，如：涉外文件、审计文件等）、科技文件（在生产、科研、基本建设等活动中形成的文件，如：工程图纸、实验报告等） 文件的格式：明确规定公文的外部特征，包括公文用纸技术标准、图文颜色、排版格式与印制装订要求等。格式标准化是一因为行政公文具有法定效力，防止伪造公文，二是有相当一部分公文完成其现行效用后，会转化为档案长期甚至永久保管，所以必须在其生成时就保证它的物质形态符合档案保管的要求。 公文用纸一般为A4幅面：210mm X 297mm 图文颜色均为黑色，排版格式：正文用3号仿宋字体，一般每面排22行，每行排28字。装订要求左侧装订，不掉页。 容易褪色的书写材料：红蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔）。打印机、复印机、扫描仪出来的纸质文件材料考虑设备老化，质量下降。 文件具体管理工作：文秘部门必须建立健全本单位文件工作的有关制度。包括文件的拟写程序、核稿与签发、会签、印制与复印、用印、收发文登记、传阅、借阅与利用、安全与保密等。 一、登记要清楚二、传阅要及时 三、催办要认真 四、归档要完整五、查阅要有序??? 档时要保证归档文件符合档案接收范围和质量要求，统一制定本单位接收案卷质量的统一要求；制作和使用统一的文件目录、备考表、案卷目录、卷皮和档案盒等。 档案管理工作 一要齐全、完整。包括份数、每份文件的页数，如果某份重要证据性文件少了一页，不但大大降低档案的价值，还可能给单位工作造成损失。二要保持文件的有机联系，不同年度（自然年度）的文件材料要分开，一个年度内的同一个工作、同一个问题的文件要组合在一起，在区分年度的时候，应按照规定处理，即：跨年度的请示与批复，放在复文年立卷，没有批复的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结、决算、报表放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷；跨年度转发的文件，应放在转发年立卷。 “件”的装订，要采用符合档案保护要求的装订材料，把它固定下来，装订前先对“件”内稿本或其他构成文件进行排序，排序顺序一般为：正本在前，定稿在后；正文在前、附件在后；批转、转发文在前，被批转转发文在后；批复在前，请示在后，中文在前，外文在后，有文件处理单的，可放在最前面。装订用品无统一规定，常见的方式，除了传统线装，还有裱糊浆糊、热封胶、订书订、塑料夹等。 件的编号：归档章 全宗号 年度 室编号 机构（类别）名称 期限 馆编号 编制归档文件目录：表格式，包括件号、责任者（制发文件的组织或个人，即文件的发文机构或署名者，可以是一个机构或部门，也可以是几个部门或一个人，注意不能使用“本部、本公司”）、文号、题名（照实录入，没有题名时要根据文件内容重新拟写或补充标题）、日期（文件形成日期，即发文日期，件以签发日期为准，比如：09年形成的文件，签发日期为2010年，归入2010年档案中）、页数、备注（包括密级、缺损、修改、补充、移除、销毁等情况说明），要单独装订成册，并编制封面。 装盒：以“件”为单位整理的归档文件，归档时必须装盒，按件号顺序装入档案盒，并填写盒封面、盒背脊及备考表(文件收集的齐全完整程度、文件本身的状况，如字迹模糊、缺损)。填写内容包括：全宗号、年度、保管期限、起至件号用“-”连接盒号为档案盒的排列顺序号。 如何填写归档文件目录？重要性，我打个比方：我手中的这个案卷，好比是一个家庭，而文件目录的内容是这个家庭中成员的基本情况。我们只有了解了每一个成员的基本情况后，才能真正地了解这个家庭。核心部分是文件标题，也就是题名的填写。如果原标题已经规范，能满足查找文件快、准、全的要求，就照实抄录。