八周年活动总结会议记录..docVIP

《2012届EAG八周年活动总结会议》 会议记录 　　　　　　　　　 一、时间： 1、 签到时间：2012年月日2、 时间：二、活动地点： 白雪任翔张琳苑宋晓楠池中信谭卓荣汤婷罗可波童??姿文谦卓明凤陈同颖罗伟熊振栋陆含峭尚谷楠闫妍纪晶晶 会议计划内容: 例会：对我学网八周年活动进行总结 8周年小Party 五、会议本身内容 （一）由EH负责人宙斯和EAG负责人李香对八周年活动进行总结 宙斯：1、对大家的辛苦付出表示感谢。 2、会着手进行三到五天的培训和经验交流，大家进行报名，没有时间或不方便参加的成员跟人资说明情况。 存在问题： 对策及建议： 1、人员构成：没有经过专业的系统化的训练，大多为临时拼凑起来的，经验欠缺 2、人员安排不合理：有些单项负责人，尤其是采访组，美工组通宵工作，很辛苦，其他人想找又找不到 活动结束后，给大家开一个为期三到五天的系统化的专业培训，时间段及实现的过程自己统计。 已经新建500人经验交流群，目的：示范怎样进行管理，包括怎样组建团队，人员晋升管理，管理经验，组织构架图、流程图，单项任务评价标准，如做海报，尺寸发放地点，标准的规格。另外，跟官方联系跟其他机构怎样沟通，怎样更好利用手中掌握的资源、请假制度等等。 香姐：虽然活动还是有一些不尽人意的地方，但活动还是圆满结束，感谢每一个为八周年活动默默付出的成员，从活动自己也学到了很多，发现了自身的不足。下面由大家说一下意见和建议。 （二）项目组成员的想法和建议 马婷婷：1、人员方面：分工不明确，很多工作找不到人手。2、缺乏系统的管理、活动流程，缺乏历史参考资料和可参考的模版。临时志愿者的招募群后期无人管理。对招募来的人员缺乏系统管理，缺乏人资的跟踪考核。 陶慧敏：1、后期会把自己参与活动以来的全面的总结挂到网上。2、每个人都很辛苦。3、存在不足：a筹划晚、匆促，有特定原因。b预先性计划和安排不足。c人员管理、权限散、乱。人员缺乏。4、各组之间，各成员之间沟通交流不够。 张静怡：主要负责第一场主持及线下的采访。收获：虽然有失误，但很感谢有这次机会，很有收获，胆量变大了。线下采访开始受挫，后期经验积累进行的比较顺利。锻炼了自己的胆量、脸皮。存在问题：1、组内沟通不充分，导致出现很多失误，如多人同时联系同一专家等专业性不强问题。2、时间安排信息未及时公开，造成跟专家沟通时的问题。3、处于暑假时期，突发情况比较多，有些人工作量太大，打消积极性。 针对以上专业性不强问题， 香姐建议：组内集中在一起多做沟通，做好任务分配工作，抓好专家资源管理的有关工作。 宙斯建议：吸取此次活动经验。活动信息更新要及时，推荐在线表单。专人进行文件整理，做出一些实用模版。 覃夏慧：存在问题：1、邮件形式。邮件太多，跟帖太多使信息过于冗杂。建议有人专门整理负责邮件发布。2、人员调度欠缺，建议需要人资统计可用人员、可调配资源及可以利用的外部力量。3、信息发布方面：群邮件存在不及时，可以考虑利用飞信、电话，保证及时性。4、关于自己负责的活动策划：表示歉意，存在延迟和不完善。建议：明确人员安排。重视活动策划。招募新的志愿者，保证人员质量和数量。 陈柳云：1、关于新志愿者的有关方案已经在准备文稿。2、因为在忙实习的事，对八周年活动表现欠缺，抱歉。3、对于原定7、8月份的系统优化因为我学八周年活动未能及时开展。4、后续会着手进行人力资源方面的改良优化。5、对于人员培训建议在人资基础上各部门内部也可以进行针对性培训。 徐正家 ：意见和建议：1项目负责人能力不强，缺少相关组织技能。2效率低下，存在两种情况：a下级自身执行能力不够，自身存在问题。b上级任务分配不明确，存在改进空间。负责人的责任意识，不要推脱责任。3基于志愿者活动特殊性，应着力提高志愿者积极性和凝聚力。4宣传平台构建工作 ，建议活动结束后有专人负责进行。 杨雯：问题：关于培训：缺乏专业性培训，使成员有更实质的增长。建议：在加强专业性培训的同时，各成员适当涉猎其他部门知识技巧。2加强沟通，增强人员之间的联系，发挥团队优势。 （三）后期任务部署： 专家组：1、对专家资源进行整理和分类，加强对专家资源管理，对李劲波黄老师进行成长顾问的重点发展。2、做好专家私人信息的保密工作，不得随意外传。 人资组：1、负责新人的筛选与招募，系统化考核。简历是必须的。对表现优异的成员可以考虑吸纳为正式成员。2、掌握EAG成员在我学八周年期间的情况，近期做出表格。3、统计哪些临时志愿者具有加入长期志愿者的资格。 宣传组：进行常规的宣传工作，微博宣传等。