电子公文规范与标准化研究.pdfVIP

2008年3月 山东师范大学学报 (自然科学版) Mar．20o8 第23卷 第1期 Joumal of Shandong Normal University(Natural Science) V01．23 No．1 电子公文规范与标准化研究* 张英俐 黄红兵 (鲁东大学现代教育技术教学部，264O25，山东烟台∥第一作者31岁，男，硕士生) 摘要 电子政务的广泛应用使电子公文成为我国各级机关和企事业单位的行政工具．然而由于目前电子公文格式还未进行 统一的规范，国家缺乏统一的电子公文建设标准和系统模型，从而导致了电子公文信息交换与共享产生了一定的困难．本文针对 目前电子公文的规范与标准化问题进行了探讨． 关键词 电子公文；标准化；CEB 中图分类号 TP 311 随着信息技术和网络技术的发展，几千年来形成的信息传递方式正在发生着巨大的改变，这些变化也逐步渗透到社会生 活和政府运作方式中．电子政务是政府在国民经济快速发展和社会趋向信息化的大背景下，为提高政府办公效率、增加工作 透明度、改善决策和投资环境、强化对经济和社会的有效管理、提高法制治理水平，将政府的信息发布、管理、服务、沟通功能 向国际互联网迁移的一种新的施政模式…．电子公文作为电子政务的重要组成部分，依靠网络技术和信息技术进行高效有效 的自动化处理．电子公文是政府机关处理公务和行政管理的重要工具，也是适应政府机构改革、建立高效率政府运行机制、加 快经济社会发展的迫切需要． 下面介绍电子公文的基本内容，对电子公文的规范及标准化进行探讨，对CEB技术进行简要的介绍． 1 电子公文的基本内容 1．1 电子公文处理的组成部分 公文的处理包括收文处理和发文处理和公文管理 ]． 收文处理是指收进外部送达本单位的公文和材料，一般有文件、电报、信函、内部刊物、资料等文字材料．收文可分为阅 件、办件二种．阅件处理包括签收、登记、分发、存档过程；办件处理包括办件的签收、登记、分发、拟办、领导批示、办理、催办、 存档过程． 发文处理系统实现单位内部发文的审批、签发过程的自动化，提高公文流转效率，是实现各级政府部门、企事业单位无纸 化、自动化办公的重要环节．发文包括拟稿、审稿、会签、核稿、签发、编号、排版、用印、打印、发送、统计、查询、归档等环节．具 备发文权限的人可以进行发文拟稿，在拟稿的过程中具备修改功能．在发文过程中还有公文监督和控制，即每个公文在办理 过程中，都有一个指定的监控人员负责整个公文的办理流程，并可以随时对公文进行监控：a)可以从用户的待办公文表中撤回 尚未办理的公文，撤销整个公文的办理过程-b)对尚未办理完毕的公文进行催办和督办． 公文管理包括公文整理、归档、保管、撤销等． 1．2 电子公文系统应具备的功能 电子公文设计系统应该具有如下功能 ]：1)电子公文办理及传输管理一体化，即将电子 公文的传输交换系统直接内置在公文办理系统软件之中，简化电子公文处理操作流程．2)体系完整，符合档案管理的要求．电 子公文处理系统应该涵盖公文处理的全过程，包括公文的办理、传输交换、归档和安全保障体系等，而且公文办理过程所产生 的相关信息，应该符合档案管理的要求．3)必须具备完整的事件日记和痕迹记录系统．能够将公文处理过程中的所有事件，以 及修改痕迹完整地记录下来．4)基于电子签名技术的用户认证和电子公文传输交换系统．建议尽量采用动态密码技术和实物 密码技术来建立用户认证体系，建立规范的传输交换标准解决不同单位之间的电子公文传输交换过程．5)基于浏览器技术的 B／S／D结构，具有高度仿真的应用系统界面．公文处理信息管理高度归纳统一，易于学习和使用，这是未来的发展方向． 2 电子公文标准化的主要内容 电子公文的标准化问题一直是用户普遍关心的，并且是制约电子公文建设的关键所在．概括地说，电子公文中涉及的标 准化问题有以下几个方面”J： 2．1 电子公文概念的标准化 目前在国务院办公厅正式颁发的《电子公文传输管理办法》中给出了电子公文的定义为：电子 公文是指国务院办公厅统一配置的电子公文传输系统处理后形成的具有规范格式的公文的电子数据．该《办法》因为首次明 *山东省科技攻关基金资助项目(2005GG4201009) 收稿日期：2OO7—03—20