内容管理初探.docVIP

　　内容管理初探|第1 ....lunanagement，是目前业内的一项热门技术和应用。对于这项新兴的技术，业内尚未有一个统一的定义。如Gartner Group认为内容管理包括企业内部内容管理、errill Lynch认为内容管理侧重于企业员工、企业用户、合作伙伴和供应商方便获得非结构化信息的处理过程，其目的是把非结构化信息出版到Intra, Extra和ITE(Inter Trading Exchanges)，从而使用户可以检索、使用、分析和共享。 我们认为，顾名思义，内容管理由两部分组成，“内容”强调对象，而“管理”则强调方法。什么是内容？内容实质上就是任何类型的数字信息的结合体，可以是文本、图形图象、L、数据仓库、商业智能等；但如果谈内容管理，那么只讲技术就是一个很大的误区。 为什么要内容管理？ 那为什么要进行内容管理呢？我们可以看两个数据，Gartner Group在2000年9月份的一个调查显示：平均每个知识员工每个星期需要花费8个小时在不增值的相关文档处理任务上，包括文档的创建、寻找、整理等。而Forrester Research 也给出了一个统计数据，其调查显示内容量在以每年200%的速度增长。一方面是低下的内容处理效率，另一方面是不断膨胀的内容量。这简单的事实对比已经隐含了企业的一个迫切需求：我们需要有效地管理我们的内容。 从更深层来看，以下几点是导致对内容管理需求的主要因素： （1） 知识经济浪潮的来临，使人们认识到信息和知识对于企业的巨大价值。但是，分散、混乱的数据和信息形成不了竞争力，必须将之整合成为有组织的内容才能充分发挥价值。 （2） 业务应用对内容管理提出了迫切需求。目前人们对协同商务谈得很多，它包括企业内部门与部门之间，或是企业与外部企业间，包括供应商、合作伙伴、分销商、服务提供商、客户等的业务往来。内容管理对企业内部而言，能够很好地做到信息的有效共享及信息的增值利用，对于外部来讲也是形成真正协同商务的组成部分。可以说，有效的内容管理是实现良好的整合关系管理的重要保证。 （3）时间竞争也需要内容管理。有人说，知识不仅仅等于财富，即时知识最少等于财富的平方，这句话同样适用于内容。早在1988年，小乔治·斯托克就指出，时间将成为下一个竞争优势；1997年，美国科技产品市场营销大师、《关系营销》一书瑞吉斯·麦肯那提出建立“实时公司”，号召企业经理们创造一个善于感应的组织去尽量满足“永不满足”的顾客。而为了能够快速有效地响应客户，内容管理也是必不可少的，比如在CRM中，客户内容管理就是非常重要的组成部分。 图1 内容管理的作用 从图1我们可以看出，内容管理不仅能够使企业通过对内容进行有效的管理直接实现“内容增值”，而且它也为在协同商务中实现有效的关系管理、以及面向客户（内部和外部）需求的快速反应起到了独有的作用。 如果一个企业时常被以下问题所困扰，如“怎样找到这个文档的当前版本？”、“怎样存储和分类我的几千个文档？”、“怎样将信息及时告知我的客户？”、“这个合同是机密的，我该如何保护它？”，“该如何改进我的工作过程？”等等。此时，可以考虑进行内容管理了，它将成为解开企业心头之锁的一把钥匙。 该如何进行内容管理？ 为使内容管理真正发挥作用，就像上文所说，并不单单是建立一个技术性的内容管理系统就能解决的，它是一项结合人、过程以及技术的“技术—社会”工程。如图2所示，在人方面，需要建立专门的内容管理机制，指派特定的内容人员（如内容经理、内容编辑等）进行内容的管理和维护；而在过程方面，要建立透明的内容管理过程，包括内容的创建、存储、分享、应用和更新，并要将内容管理过程和具体的业务过程紧密结合，使内容“从业务中来，并到业务中去”；在技术方面，主要就是要建立一套内容管理系统，为内容人员以及内容管理过程提供技术上的支撑环境。 图2 内容管理的“技术—社会”特性 内容管理系统有些什么功能？ 下面重点从技术角度来看一下内容管理系统应该提供的功能，如图3所示，一个完整的内容管理系统包括以下几个部分：内容仓库、内容搜索引擎、内容管理功能模块、用户接口以及内容访问设备等。 图3 内容管理系统的功能结构 （1）内容仓库 用以存储各种形式的内容，如文档、视频、声频文件等。 （2）内容搜索引擎 是内容管理系统的核心功能模块，用以帮助使用者快速定位所需内容，按照搜索方法可分为全文搜索、上下文搜索等。现在更先进的检索技术还包括智能化知识检索技术，自然语言查询等。 （3）内容管理模块 是内容管理系统的主要功能模块，用以提供对内容管理过程的支持，包括： 内容创建和编辑，用以实现各种数据、信息、文档和程序的获取并提供创建内容的协作工具，如文档和网页制作工具，数