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第一章　概述 第一节 文书档案整理的含义 一、文书、公文、文件及其关系 文字的产生和应用是人类社会由野蛮时代过渡到文明时代的重要标志之一。人们在利用文字进行记录、交流和传递信息的同时，就产生了文书，文书包括公务文书和个人文书。由于文书具有独特的作用，其在社会各个领域应用十分广泛，人们出于实际工作的需要，对文书这一事物从各个角度去加以限定，于是就出现了许多不同概念，如：文书、公文、文件等。 （一）文书 我国早在公元前十三世纪，殷商奴隶制国家机关就开始广泛地应用文书作为管理国家的工具，产生了我国最早的公务文书。“文书”一词，最早见于西汉贾谊《新书·过秦下》：“禁文书而酷刑法，先诈力而后仁义。”王充《论衡·别通》也有关于“文书”的记载：“萧何入秦，收拾文书，汉所以能制九州者，文书之力也。” 汉代以后，文书作为公文与案卷的含义才逐步被确定和沿用下来。例如，《汉书·刑法志》记载：“文书盈于几阁，典者不能遍睹”。文书是人类在社会实践中记录和传达自己意图时所形成的文字材料，是机关等单位及个人在工作活动中所形成的各种文件的总称。它包括正式发文、收文、簿册、图表、函件、音像及电子文件等。 文书除了上述的界定以外，人们通常把在机关、团体、企事业单位中从事文件收发、进行公文处理的人员称为“文书”。这是一种约定俗成的习惯叫法。 （二）公文 公文是国家机关、公共组织在履行法定职责、处理公务中形成的具有规范体式的文书，是传达贯彻党的路线、方针、政策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况的工具。“公文”一词，出现于东汉末年和三国时期。《后汉书·刘陶传》：“州郡忌讳，不欲闻之，但更相告语，莫肯公文”。《三国志·魏志·赵俨传》中也有“辄白曹公，公文下郡，绵绢悉以还民”的记载。 公文包括机关收到的和发出的所有的正式文件，也包括机关内部使用的一些文件。1996年中共中央办公厅关于印发《中国共产党机关公文处理条例》的通知明确，党的机关公文种类主要有：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。　　2000年国务院发布《国家行政机关公文处理办法》规定了行政机关公文的 种类，主要有：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。按照行文关系可分为上行文、平行文、下行文。 公文是文书的一种，与其它文书相比，具有如下特点： 1．具有法定的作者。公文的作者必须是法定的机关，即依照法律或法规成立并具有法定的职权，能以自己名义行使权利、承担义务的国家机构和社会组织，包括机关、团体、企业、事业单位，以及在这些机关单位中担负一定责任并以公职身份出现的机关单位负责人。 2．具有法定的权威。由于法律法规赋予机关单位法定的职权，对受文者的行为产生不同程度的强制性影响，就使其制发的公文具有一定的权威。公文的法定权威是由制发机关的权威决定的。 3．具有规范的体式。公文必须具备国家统一规定的规范的体式。党的机关公文由版头、份号、密级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围、主题词、抄送机关、印制版记组成。行政机关公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。 4．履行法定的程序。公文的制发与生效必须履行法定的程序。发文要经过草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序，方能使公文生效；对于收文，要经过签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序，才能使收文的效用得以发挥。 （三）文件 文件是国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。“文件”一词，大约出现在清末，当时在外交文书中提到“寻常往来文件”，“交涉文件”等。宣统三年五月，朝廷颁布的《内阁属官官制》，将“掌本阁公牍文件”，作为承宣布厅职责之一。文件包括各种形式和特点的公文簿册、证件、图表、照片（底片）、录音带、录像带、机读材料等。按文件的形成者划分，文件有公务文件和私人文件；从文件的法定效力划分，可分为正式文件和非正式文件；从文件的载体形态上划分，可以是纸制印刷或手抄的文字或图表文件，也可以是用磁记录、感光记录的方式将信息符号记录在相应的载体上的文件；按照文件使用范围划分，可分为纯文本文件即非文书文件（如计算机源程序文件、原始数据文件等均属于纯文本文件）和带格式文本文件，即文书文件（例如文章、报告、书信、通知等都属于文书文件）。 （四）文书、公文、文件的关系 文书、公文和文件这三个概念在日常工作中经常使用，其基本含义是一致的，都是指国家机关及其他社会组织在工作活动中形成和处理的收来文件、