中央信托局共同供应契约电子采购 - 国立中山大学总务处-事务组.DOC

共同供應契約集中採購電子下訂步驟 進入行政院公共工程委員會共同供應契約電子採購系統網站，輸入機關帳號及密碼後按『登入』鍵（網址：.tw） 注意：登入後，網頁上如出現『網頁對話視窗』，請直接點選“關閉”即可。 選擇要查詢哪個訂約機關之點選『所有訂約機關』之下拉鍵並點選『中央信託局購料處』。 此時網頁上所出現之項目即為中央信託局購料處所有可提供使用單位下訂之商品。 接下來即可點選商品之分類項目進行下訂動作。[以欲下訂A4規格(14頁)低階雷射印表機(一體成型碳粉匣)為例] 點選『電腦設備』 網頁將顯示出電腦設備所含之各項商品 點選『印表機』。 網頁即出現所有印表機之品名、功能、單價及立約商等資料。 從『品名』找尋欲訂購之商品。 點選立約商一覽表之『選取』鍵 網頁上所顯示之各區立約商都有『A4規格(14頁)低階雷射印表機(一體成型碳粉匣)』此項商品。請點選『高雄市』。 畫面顯示『高雄市』所有立約商公司名稱、招標案號、契約編號、契約起迄日等相關訊息。（以訂購詮翊電腦股份有限公司所提供之『A4規格(14頁)低階雷射印表機(一體成型碳粉匣)』為例） 按『選取』鍵 網頁上會出現以下視窗，確認所顯示之資料無誤後在『購買數量』欄填上所需購買之數量。 填完數量並按『放入購物車』鍵 此時會出現以下視窗，請按『確定』鍵。 按完確定鍵後，網頁顯示如下，點選『選取』欄後再按『轉至請購單』。 網頁畫面顯示如下。請將打＊的欄位詳細填寫，填寫完畢後按『確定』鍵。 接下來網頁顯示如下，按『確定』鍵。 點選『印表』欄之印表鍵。 畫面顯示『請購單』，將其列印出來。與『動支申請單』一起送出，經核准後才可再進入系統進行下訂動作。（此時可退出共同供應契約電子採購系統） 注意：請購單僅當附件，與動支申請單一併送出，不需會各單位蓋章。 動支單核准後再次進入電子採購系統並點選『採購作業』 進入『採購作業』頁面並點選『下訂管理』 進入『下訂管理』頁面並點選『下訂』鍵 進入『訂單（預覽）』頁面，將以下資料填妥後按『下訂』鍵 註：(統一編號 (發票抬頭：國立中山大學 按下訂鍵後畫面會出現『請於A磁碟機放入GCA憑證』，此時，請將磁片（GCA憑證）放入A磁碟機，後按『確定』鍵 按確定鍵後顯示以下畫面，請在『私密金鑰密碼』欄填入密碼，後按『確定』鍵 畫面顯示『加密完成』，請按『確定』鍵 下訂成功後會出現以下畫面，按『確定』前往『訂單管理』畫面 可從下訂機關訂單管理畫面確認『訂單狀態』 可從『訂單狀態』欄得知該筆訂單目前處理狀況（此狀態由廠商端控制） 訊息為新訂單：表示使用單位已電子下訂至信託局。點選新訂單可知道以下訊息。 應完成履約期限 訊息為處理中：表示廠商已收到由信託局發出之訂單。點選處理中可知道以下訊息。 應完成履約期限 廠商接收訂單時間 廠商預期交貨日期 訊息為已出貨：表示廠商已將該貨物送出，點選已出貨可知道以下訊息。 應完成履約期限 廠商接受訂單時間 廠商預期交貨日期 出貨時間 接下來進行收貨、驗收、結報控管步驟 再次進入行政院公共工程委員會共同供應契約電子採購系統網站並輸入帳號及密碼 點選網頁左邊『訂單管理』 點選網頁正中央『下訂機關訂單管理』。 進入請購機關訂單管理畫面，從『訂單編號』欄位找欲結報之該筆資料並點選該編號，確認所訂購之物品資料內容無誤。 點選該編號所出現之畫面如下，內容無誤請按『關閉』鍵。 回到請購機關訂單管理畫面，根據『訂單狀態』來點選『修改訂狀態』欄（此狀態欄位由下訂單的單位控管） 當『訂單狀態』欄位顯示為已出貨，且使用單位也收到貨品時，請下訂單的單位至『修改訂單狀態』欄位，點選『選取訂單狀態』之下拉鍵並點選『已簽收』 點選已簽收即可得知以下訊息： 應完成履約期限 廠商接受訂單時間 廠商預期交貨日期 出貨時間 簽收日期 當『訂單狀態』欄位顯示為已簽收，且使用單位也自行驗收合格時，請下訂單的單位至『修改訂單狀態』欄位，點選『選取訂單狀態』欄之下拉鍵並點選『已驗收』 此時電腦畫面會出現該筆貨物之『驗收記錄』 請在安裝測試完成後『依照系統內契約內容規定之期限』自行通知廠商一同會驗並完成驗收程序。廠商經通知後不到場，應接受使用單位驗收後之結果。 將此驗收記錄確實詳填。 主驗人員欄位：為使用單位主管。（系所專責下訂人員幫所屬中心或計畫主持人代為下訂時，請下訂人員提醒使用單位，驗收完畢時要記得回報並告知主驗人為誰，以利下訂人員回傳系統之驗收記錄。） 記錄欄位：為下訂單位之專責下訂人員。（即執行下訂動作之人員） 其餘欄位可不填 填寫完畢後按『確定』鍵送出。 3. 完成2.之步驟，即出現以下訊息畫面，閱畢後請按『確定』鍵即可。 4. 此時訂單編號E20030325000501不會繼續出現在『請購機關訂單管理』畫面上。 完成以上步驟後，即可進行結