因公出国（境） - 上海交通大学出入境管理与服务中心.DOC

附件一： 因公出国（境）审批系统与财务网上预约报销系统对接上线操作指南 一、“我的数字交大”（my.sjtu.edu.cn）—服务大厅“国际交流”板块新增“因公出国（境）暂借申请”、“因公出国（境）报销申请”和“因公出国（境）补报销申请”三大功能。2016年6月1日起，因公出国（境）费用网上预约报销申请均从上述功能键发起（如附图所示），同时财务网上预约报销系统中“因公出国”、“因公出国借款”申请关闭。 二、出访前，出访人在“因公出国（境）申请”审批通过后，可通过“因公出国（境）暂借申请”办理因公出国（境）财务借款网上预约手续。 三、回国后，出访人通过“因公出国（境）报销申请”进行出访总结和网上预约报销或冲暂借款。出访人在回国后七个工作日内需把因公护照（或通行证）上缴出入境管理中心，在因公护照（或通行证）已归还状态下发起报销预约申请，原纸质版证照收条取消。同时，根据国家进一步规定，所有因公出访回国后均需撰写出访总结，并实现成果共享和校内公示。因此，进入申报界面以后，出访人需要以附件方式提交①出访总结；②报销所需的出入境记录页等必要附件后，经团队负责人审核完毕，即可一键进入财务预约报销界面进行报销。 四、根据 “一件一报”的原则，请出访人尽可能把一次因公出国（境）需报销费用全部在“因公出国（境）报销申请”中完成。在“因公出国（境）报销申请”里生成的预约报销完成财务入账手续后，出访人若发现漏报了部分票据的，可通过“因公出国（境）补报销申请”再次预约补报相关费用。 五、若此次出访任务未出行也未产生任何费用，未出访人仍需登陆“因公出国（境）报销申请”简单勾选“取消行程”后提交，以便学校及时掌握出访结果，否则会影响团组成员下一次出访申报。单个成员的未出访不影响其他人员正常报销，进入报销界面后删除未出访人姓名即可。 六、摘要、出国（境）批件号、出访人员、出访国家 /地区 、离境与入境时间等行程信息在预约报销系统中自动生成，并且无法修改；其他预约报销信息可根据实际报销需求进行填写和修改。 系统对接将在一定程度上整合和优化出访人的出国总结和报销环节，但也要求出访人申报信息和实际出访信息保持完整和一致。特温馨提示各位出访师生注意以下事项： 一、出国（境）费用报销手续应在回国（境）30天内办理完成。报销材料中需提供出国（境）任务批件、因公护照（港澳台出入证件）、有关信息（包括签证、签注、出入境记录）复印件。各种报销凭证须用中文注明开支内容、日期、数量、金额等，并由经办人签字。 二、出访团为多人的，出访成员在“因公出国（境）报销申请”中需选择是否单独报销：选择“否”，则所有成员的出国（境）费用需报销在一份预约单中；选择“是”，则每位成员的出国（境）费用需单独预约报销。经出访团负责人确认同意后，便可进行相应预约报销。预约报销时，对现运行的财务预约报销系统做了进一步改进，在“填写报销基本信息”页面上，出访人可填写多个报销项目号，以满足实际报销需求。 三、请务必保持出访行程与申报行程的一致，包括出访时间、访问城市（线路）、经费情况等。由于根据国家规定，因公出访需严格按照审批结果执行，故时间和城市（线路）一旦出访后不允许擅自更改。如审批流程已经结束，还需要变更，请务必于出访前完成更改批件的申请，否则回国后无法正常报销。 四、出境后因临时航班取消或延误、国外紧急局势、天气原因等不可抗力造成的行程变更，可在回国后再发起更改批件的申请，并请附情况说明后进行审批报销。 五、凌晨入境、凌晨离境航班会在签证页产生提前入离境的情况，可以正常报销。 六、出国（境）批件中“费用来源”中经费类型的更改不受时间限制，原则上在规定财务报销的30天内申请更改均可。 七、护照上缴前请提前留存护照首页、出入境记录的扫描件或照片，以便系统上传。