文书和档案管理基础(三版)三单元.pptVIP

第三单元 公文管理;任务一 文件材料的平时整理;2、操作流程： （1）把好登记关 收发文登记是文件出入的必经关口，把好这一关，才能保证机关或单位主要文件的齐全完整，做到有据可查。 除正常渠道来往文件外，对“帐外文件”也要进行登记，以免造成文件散失的后果。;2、操作流程： （2）把好收集关 机关单位必须建立健全收文发文的“随办随归”制度，及时将办理完毕文件材料归入案盒。;2、操作流程： （3）把好检查关 对收集归盒的各种文件，应有针对性地进行检查，以便发现问题及时解决。 检查内容： ①同一事由的文件是否都办理完毕，包括是否已经完成公文处理程序； ②文件材料是否齐全完整； ③文件材料的字迹、用纸是否符合归档要求。;2、操作流程： （4）把好管理关 ①机关或单位的文书档案工作部门或工作人员应按照《档案法》赋予的权利与义务对归档文件整理进行检查、督导和指导。 ②应建立健全“收发登记”、“谁办谁归”、“随办随查”的管理制度，确保文件办理完毕后能及时按预设类目盒（文件夹）或柜格“对号入座”，确保归经济建设文件齐全完整和查找有序;二、了解机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定;二、了解机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定;二、了解机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定;二、了解机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定;二、了解机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定;任务二 整理归档文件;二、归档文件整理的基本原则，明确文件归档范围 ①遵循文件的形成规律 ②保持文件之间的有机联系 ③区分归档文件的不同价值 ④“便于保管、利用” ;三、明确文件归档范围 《档案法》第十条规定：对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。国家规定不归档的材料，不得擅自归档。 注意事项： ⒈要抓住文件材料所记述和反映的内容与单位的关系。 ⒉要严格执行《机关文件归档与不归档范围》的规定。;三、掌握归档文件的整理与归??方法;三、掌握归档文件的整理与归档方法;第二步：分年度;（二）跨年度的文件，归入文件内容所针对的年度;5、跨年度的总结，归入总结针对的最后一个年度。 6、跨年度的会议文件，归入会议开幕年度。 7、年度工作计划、总结和各种基础数字统计报表，归入文件内容所针对的年度。 8、工作计划与总结一般不应写在一起，如写在一起的应视文件内容的主次来决定归档的年度。 9、法规性文件，归入通过、公布或批准生效年度。;（二）跨年度的文件，归入文件内容所针对的年度;第三步 分类别;（一）分类方法;1、组织机构分类法 组织机构分类法，就是将归档文件材料按其形成或承办部门进行分类。也就是按照立档单位的内部机构，将整个全宗内的文件材料分成若干类别的方法。 单位内有几个机构，就设几个类，机构名称，就是类名。 ;（1）采用组织机构分类法的条件 机关内各内设组织机构的职权，工作范围及分工比较明确。 （2）采用组织机构分类法分类的层次确定 主要依据本机关大小和形成文件数量的多少来确定。 （3）类别排列方法 ①依据编委批准的内设组织机构编制文件的顺序排列。 ②依据本机关习惯的排列顺序排列。 ③依据其重要程度排列。 ;2、问题分类法 问题分类法，就是按照单位内文件材料所记述和反映的问题分类的方法，即将记述和反映同一问题的文件集中，记述和反映不同问题的文件分开。 （1）采用问题分类法的条件 一般适用于不可能或不适于按组织机构分类的机关。 ①机关小，内设机构分工不明确，工作时常交叉。 ②机关内设组织机构变化频繁，无法再按组织机构分类。;③由于特殊原因，内设组织机构的文件已混在一起，无法分开。 ④机关内设机构虽分工明确，变化不大，但机构之间形成文件的数量悬殊太大，有的机构一年形成上百份文件，有的机构仅一、两份文件甚至没有一份文件。 （2）类别排列的方法 ①先党后政。即党群工作方面的类项在前，行政管理以及业务工作方面的类项在后。 ;②综合性的类项在前，专题性的类项在后。具体排列顺序可参照各类项之间的相互关系，结合重要程度和上述规则及实际情况确定。 ;（二）分类方案的编制;例：;例：;第四步：分级别;一、上级类 1、上级机关普发的文件，放上级。 2、上级机关下达的工作、业务、经费等指标文件，如是针对本系统、本行业，其中包括本单位的文件，放上级。 3、上级机关通报本系统或本行业工作情况，其中包括本机关的文件，放上级。 4、上级机关的内部刊物、简报，如其中仅有一项是本机关或与本机关无关的，放上级。 5、本机关起草的，以上级机关名义发布的文件，印件和底稿放上级，本机关只保存印件。;二、本机关类 1、上级机关针对本机关机构设置，人员编制的文件，放本机关。