行政人员除应具备的基本能力之外 - 东吴大学.ppt

東吳大學 99學年度行政人員職能講習 99年12月 主講人 林錦川教授 行政作業須知 1 行政基本能力 二 目 錄 職能訓練 一 工作要領（個人管控事項） 三 文書作業應注意事項 四 2 前 言 2010年104人力銀行「企業進用新鮮人調查－最重視條件」： 1.主動積極的態度 6.有責任感 2.對工作抱持熱情 7.有虛心學習精神 3.抗壓性高 8.具表達溝通能力 4.配合度高 9.目標明確 5.穩定性高 10.專業能力足夠 提升自我能力、調整心態、保持身心健康才能工作愉快，營造有意義的人生。（第一個25年要好好奠基，第二個25年要好好經營）。 3 前 言 能力不足就有可能產生壓力。（壓力會使人不安、恐慌、憂慮） 要提升自我能力，必須 多聽（聽別人的經驗談） 多看（看別人怎麼做，也看別人怎麼成功或怎麼失敗） 多讀（讀書、讀報、讀資料、讀文件、甚至於要讀別人的表情） 要提升自我能力，參加職能訓練是快速且有效的方法之一。 行政人員除應具備的基本能力之外，最重要的當然是要有高水準的行政作業能力。( 好的「即戰力」) 4 除學校既有規定之各種作業程序及辦法外，各單位應針對秘書、職員、約聘人員、計畫助理、助教等行政人員製作「工作職掌表」，並訂定符合各單位需要之「工作準則」，做為其工作規範，並落實督導及考核。 各單位新進人員在試用初期應由人事室施以統一訓練及由用人單位施以單位個別訓練。 一、職能訓練 5 發現問題及解決問題（敏銳的觀察、判斷、處理）的能力 溝通協調（傳達或提出合理的、必要的請求，解釋己方的困難或歉意）的能力 文書作業（公文處理、檔案製作）能力 情緒管理及積極處事（處理身心壓力，調整觀念、態度）的能力 領導能力（主管領導全體、個人自我領導、自我管控） 二、行政基本能力 6 預先評估可能發生的問題並防止其發生，萬一發生或發現了問題要立即解決，以免造成業務災難。 跨單位業務於執行前應經分工協調，就可能發生之問題進行檢視及溝通，避免產生誤差。 各項業務均應建立檔案並註明須改進事項，做為下次處理之參考，業務轉換時並應列入移交。 建立個人之學期及每月、每週「行事曆」，掌握例行業務之工作進度。 三、工作要領（個人管控事項） 7 善用工作日誌，記錄重要備忘事項。 要注意公文及電子郵件等文書之行政作業程序，未經主管核閱及同意發出之文件，承辦人不得逕行發出。公文及公務電子郵件應以單位名義發送，並註明業務聯絡人姓名、電話、電郵及聯絡方式。 會辦單位僅能就本單位職掌業務表示意見，不宜建議或要求別單位做非其管轄之業務，甚至要求別單位做甚麼、怎麼做。 要熟悉自己主辦業務之相關法規，本組或本單位相關業務之法規亦應瞭解。 三、工作要領（個人管控事項） 8 開會不可遲到。主辦的會議要帶齊相關法規備查，關鍵性法規則須列印提供做為資料。 出差參加研習結束一週內應填寫研習報告單連同研習資料送主管核閱。 業務處理應堅持公開、公平、公正原則。並注意不得有性別、年齡、地區、院系等差別。 要注意電話及生活基本禮儀。 三、工作要領（個人管控事項） 9 任何表單或申請手續均須親自試填或試作後才可定稿使用。現有表單或申請手續不合時宜或不易使用者應立即依程序進行更改調整。 公文製作要注意格式，文字敘述要簡潔明確，不能有錯別字。套用舊公文或同版文件須注意檢視是否須調整內容（用語、人名、時間、地點）。 除例行性會報或臨時召集之會議外，正式會議應事先製發開會通知單，並以電話或電郵聯繫確認。會議應製作議程表以利討論、決議及製作會議紀錄。 四、文書作業應注意事項 10 開會通知單、議程表應依規定之格式製作。開會通知單「最遲」應於開會一星期前完成簽核及發文。會議紀錄最遲應在二星期內完成初稿及簽核。 開會通知單、議程表、會議資料、會議紀錄、辦法、活動企畫書、附件、證明書、聘函、各種文宣品之文字內容及格式應先將草稿紙本送經主管及會議召集人檢視修正後才可進入電子公文簽文程序。 會議資料宜提前送交會議召集人，以利召集人事先瞭解內容。 四、文書作業應注意事項 11 單位序列(以人事室資料為準)及職位序列不可錯置。人名絕對不能誤植。 對人的稱呼以「（單位＋）人名＋職稱」為原則 （例：教務處○○○教務長）。 會簽公文須處內簽完後才可送到處外單位。 主辦之公文及附件經簽核後，須檢視簽核意見，若有修改應立即調整原稿內容後存檔。 附件是公文「說明」的一部分，必須恰如其分地符應該件公文之需要。 四、文書作業應注意事項 12 正確掌握公文規範及用語。 法規條文修正即使只是文字或用語調整亦應列入議案討論及決議，簽請校長核定時並應檢附會議紀錄及修正對照表。 文書作業要注意時限，並預留緩衝及