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* １ ３ ２ * 2.影像調閱—35年至67年及94年以後檔案 35年至67年 94年以後 1 2 3 4 * * 「密件」之處理 一、承辦業務持有或保管之資訊，依法令或契約有保密義務者， 簽辦相關公文應列為「密件」。 二、各單位應由主管、祕書或指定層級較高之專人負責機密文書 之處理(拆封、分文、繕校、蓋印、封發、歸檔)；並儘可能 實施隔離作業，減少處理層級及程序。 二、承辦或簽擬公文如屬「密件」，於會簽、陳核時，儘量親自 持送；如不能親送，則應使用封套密封，以藍色公文夾遞送 三、密件歸檔時，要使用「機密檔案專用封套」密封；並詳實 填註：年度、分類號、收發文字號、承辦單位、案件內文 件起迄日期、頁數、件數、附件數、機密等級、解密條件、 保密期限、保存年限；並彌封蓋章(職名章)。 年度 分類號 根據檔案分類暨保存年限區分表) 國立成功大學機密檔案專用封套 總收文號 ˇ 承辦單位 ˇ 發(來)文 字號 ˇ 承辦人 ˇ 案由(名) 密不錄由 案卷內文件 起迄日期 收文日期至 發文日期 頁數 (公文總頁數) ˇ ˇ件數 (每一公文號為一件) 附件數 附件之總頁數 機密等級 □密 □機密 □極機密 □絶對機密 解密條件 □公布時解密 □至某年某月某日解密 □工作完成或會議終了時解密 □附件抽存後解密 □其他(請填註原因)_______________________________________ 保密期限 至 ˇ 年 ˇ 月 ˇ 日(解密) 備註 保存年限 (根據檔案分類暨保存年限區分表) * 簡報結束 請多指教 謝謝 * * 公文/檔案管理作業流程 簡 報 總務處 文書組 報告人：田至琴 9 7 年3 月7 日 * 大 綱 前言 「公文」/「檔案」 本校公文管理系統流程 文書組職掌的相關作業 簽辦處理公文注意事項 * 從「公文」到「檔案」－－ 公文： 《公文程式條例》第1條：「稱公文者，謂處理公務之文書…」 實質條件：須為處理公務、表達公務意志所製作的文書。 形式條件：須具備公文程式條例所規定的程序與格式。 程式類別：分令﹑呈﹑咨﹑函﹑公告﹑其他公文 6 類. 《文書處理手冊》第15條：「其他公文：其他因辦理公務需要之文書， 如：書函﹑開會通知單﹑電話記錄﹑簽﹑報告﹑箋函﹑聘書﹑證明書﹑ 證書﹑契約﹑提案﹑紀錄﹑節略﹑說帖﹑定型化表單等 16 種。 「文書處理」：文書自收文或交辦起至發文、歸檔止之全部流程，分下列 步驟：(一)收文處理：簽收、拆驗、分文、編號、登錄、傳遞 (二)文件簽辦：擬辦、送會、陳核、核定 (三)文稿擬判：擬稿、會稿、核稿、判行 (四)發文處理：繕印、校對、蓋印及簽署、編號、登錄、 封發、送達 (五)歸檔處理：依檔案法及相關規定辦理。 用詞定義： * 檔案： 《檔案法》第2條： 檔案指各機關依照管理程序，而歸檔管理之文字 或非文字資料(含電子檔﹑光碟﹑微縮片…)及其附件。 《檔案法》第7條： 檔案管理作業包括下列各款事項： 點收、立案、編目、保管、檢調、清理、安全維護、 其他檔案管理作業及相關(庫房)設施事項。 * 法令規定依據： 公文程式條例 17.11.15.制定公布 93.6.14.修正第7條 94.1.1.施行 印信條例 18.11.15.制定公布 89.5.17.修正第5條 檔案法 88.12.15.制定公布 91.1.1.施行 (90.12.12.發布 施行細則) 國家機密保護法 92.02.06.制定公布 92.10.1.施行 機關公文電子交換作業辦法 83.6.3.訂定 88.6.14.修正 機關檔案保存年限及銷毀辦法 90.12.12.發布 94.1.3.施行 機密檔案管理辦法 90.10.24.發布 94.5.10.修正 機關檔案點收作業要點 90.12.12.訂頒 93.4.12.修正 ………………………………………………… ……………………………………………等