静宜大学九十七学年第一学期第二次主管会报会议纪录(稿).DOC

靜宜大學開會時間： 開會地點： 主 持 人： 記錄： 出席人員：李佩鍬 壹、主席致詞 貳、討論事項 六月件數 件數 滯留時數 平均時數 3.簽辦公文績效表 （1）輸入條件：單位、期間、文別 （2）輸出報表：月份、單位、主辦件數、會辦件數、核決件數、展延件數、平均 辦理天數（創文至歸檔） 4.無紙化公文績效表 （1）輸入條件：單位、期間、文別 （2）輸出報表：月份、單位、單位發文件數、副知公文件數、核閱後處理作業件 數、公差出轉差旅件數、校內來文瀏覽件數、校內來文轉發件數、影送來文 轉發件數、紙本發文件數、電子發文件數、掃描上線件數、電子收文件數、 公佈欄瀏覽人次、業務移轉件數 5.代理人公文績效表 （1）輸入條件：單位、期間、文別 （2）輸出報表：月份、單位、承辦人、代理人、代理身份、代理期間、代理期間待辦公文件數、代理期間代簽公文件數 6.郵件管理報表 （1）輸入條件：期間（日期起迄） （2）郵件收件件數、郵件領取件數、郵件未領取件數、郵件簡訊通知件數、退件 件數 7.郵件逾期未領明細 （1）輸入條件：期間（日期起迄）、姓名、單位 （2）輸出報表：單位、姓名、未領郵件登錄日期、郵件類別、未領逾期日數（未於登錄日期領取） 8. 有關公文績效轉入e-portpolio作業，請計中開欄位由帝緯公司定期於每年學期末將下列明細轉入個人e-portpolio。 （1）簽辦公文績效表 （2）代理人公文績效表 （3）滯留公文明細表 98學年度維護合約以軟體10％編列，約30萬元，由計通中心軟體發展組編列；維護合約書由文書組負責。 新進與調任之教職員工，其電子職章未與人事系統同步，請帝緯公司負責檢視並修改完成，避免再有此案件發生。 服務專線PHS 013001將歸還學校，2/16起服務專線改為文書組，由文書組彙整後聯絡帝緯專案工程師處理，依合約書中有關保固與軟體維護之需求規定「承包廠商收到維護需求後，需於4個工作小時內回覆，並於通知叫修後24小時內恢復正常作業。」 公文格式改版作業，請帝緯於版本確認後之二週內完成改版，並由文書組公告周知下載改版作業。 公差假申請單： （1）差派人員、差派時間、出差地點只要輸入一次，存檔後帶入後端資料庫。 （2）兼行政職教師申請公差假時應「文件送會」所屬院系，請加入「公差假申 請單」之說明，並於流程範本中加入提醒文字。 （3）支領津貼修改為「已支領主辦單位津貼」。 （4）評估增加「教師開課資訊」與「補課資訊」，請帝緯公司提供估價單。 （5） 同一差派人員於不同期間參加相關議題之研習會，差派作業維持多張申請。 2. 合約用印申請單： （1）改版格式如附件一（此略，確認中）。 （2）用印說明按「enter」應依項次排序整齊。 3. 合約用印申請單如附件二（此略，確認中）。 4. 書函稿請加註紅色提醒文字，有別於函稿之使用。 5. 組合查詢「來會」「去會」移至最上面。 6. 頁面修改： （1）「公文還原未結作業」移至「公文管理區」「單位存查」下列。 （2） 游標所指「頁面」與「按鈕」應出現作業說明。 請帝緯公司協助計通中心軟體發展組完成電子公文主機備援作業。 文書組舊系統之防火牆移轉給計中電子公文伺服器使用。 有關「電子公文問題回答與修復」： 請帝緯於2/16前提供「電子公文問題回答與修復」一覽表（97年6月～98年2月），以便追蹤執行率並評估列入保固合約之相關條款中。 「電子公文問題回答與修復」一覽表（已處理完成）內容包括： 問題描述 造成原因與說明（程式問題、操作不當、卡巴斯基或相關軟體相衝、PC問題、環境設定問題） 處理人員（工程師） 處理方式說明 完成處理日期、時間 「電子公文問題回答與修復」一覽表（未處理完成）內容包括： 問題描述 造成原因與說明（程式問題、操作不當、卡巴斯基或相關軟體相衝、PC問題、環境設定問題） 待處理中（預估完成日期） 困難與建議 目前「電子公文問題」大多由文書組彙整畫面供工程師參考，建議修改「FAQ」功能。 FAQ新增修改為「FAQ新增、關鍵字查詢、修復進度、問題回覆與修復一覽表」四項作業。 FAQ新增（輸入條件）：問題描述、填寫單位（系統帶入）、填寫人員（系統帶入）、電子郵件（系統帶入）、填寫日期（系統帶入）、問題類型（下拉選項）、問題說明、問題畫面上傳、存檔後出現問題編號，系統自動e-mail提問人處提編號與提問單