档案分类与管理考点的整理.doc

第三节 全宗内档案的分类 一、分类的意义和要求 定义: 全宗内档案的分类，就是把立档单位所形成的档案，按其来源、时间、内容和形式的异同，分成若干层次和类别，使全宗内档案构成一套有机的体系。 （一）分类的意义 1、档案经过区分全宗之后，如不进行分类，还不免是一堆杂乱无章的材料，只有对全宗内档案进行合理的分类，才能揭示出它们之间的内在联系，真正使全宗成为一个有机整体，便于系统地提供利用。 2、就整理工作的程序而论，全宗内的文件如果不作分类，立卷、排列和编目等许多工作就难以进行。 3、于平时的档案管理过程中，诸如档案库房柜架的空间使用计划，全宗指南和档案馆指南的结构，全宗文件卡片的建立等许多工作，都与全宗内档案的分类方案和分类的质量密切相关。 （二）分类的要求 1、档案类目和档案材料的划分应该具有客观性。应力戒随意性，从全宗成分的实际出发进行分类，使全宗内档案的分类能够较为系统地反映出立档单位活动的面貌。 2、档案分类体系应该具有逻辑性。必须遵守每次分类按照同一标准进行、子类外延之和等于母类外延、子类相互排斥等逻辑规则。 3、全宗内档案的分类应该注重实用性。在全宗内档案的分类过程中，切忌无视全宗的特点而生搬硬套一般的分类方法，也禁用空设的虚类。 4、全宗内档案的分类应该具有思想性。应如实反映出立档单位的性质及活动状况，揭示档案的内容实质和相互联系。 二、分类的一般方法 （一）时间分类 1、年度分类法、 2、时期分类法、 把文件按照立档单位存在和发展过程中所处的不同时期（或不同的历史阶段）来分类。按时期（或阶段）分类后，还可以在较长的阶段内再按年度来分类。 （二）来源分类 1、组织机构分类法。 2、作者分类法。就是按成文机关或个人（文件的责任者）来分类。 3、通讯者分类法。 就是按于立档单位有来往通讯关系的机关或个人分类，其中收文按作者分类，发文存本和原稿按收件者分类、 （三）内容分类 1、问题分类法。 2、实物分类法。 3、地理分类法。 （四）形式分类 1、按文件种类（名称）分类，如土地证存根、帐簿、会计凭证等。 2、按文件的载体形态分类。就是按文件制成材料及其形式的不同来分类，如影片、照片、录音带、录像带等。 3、按文件的形状规格分类，如成卷儿的、成张的，不同尺码和不同开本等等。 以下按《归档文件整理规则》的方法和规则讲述 三、归档文件常用的分类方法 《归档文件整理规则》（以下简称《规则》）选择年度、组织机构（问题）和保管期限作为通用的分类方法。 （一）年度分类法 年度分类法，就是根据形成和处理文件的年度对归档文件进行分类。这是运用得最广泛的分类法。 运用年度分类法时，正确地判定文件的日期并归入相应年度，是决定分类质量的关键。这里有几种情况需要注意。 1、文件有多个时间特征。 一份文件往往有多个时间特征，包括成文日期、签发日期、批准日期、会议通过日期、公布日期、发文日期和收文日期等等。 分年度时，一般来说应以文件签发日期（即落款日期）为准，据以判定文件所属年度。对于计划、规划、总结、预决算、统计报表以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，《规则》取消了原有的按针对年度归类的做法，统一规定为按文件签发日期判定文件所属年度，以进一步简化分类中的概念和操作。 例如，1995年形成的《19996－2000年工作计划》，应归入1995年度；1997年形成的《1996年机关工作总结》，应归入1997年；1998年制定、1999年生效的法律法规，应归入1998年。 2、跨年度形成的文件。 机关单位的某些具体职能活动，如召开会议、处理案件等等，可能会跨年度形成文件。这样的文件往往统一在办结年度归档，分类时也都归入办结年度。 3、几份文件作为一件时，“件”的日期。 按照《规则》规定，不只是单份文件可作为一件，正本预定稿、原件与复制件、来文与复文等也可作为一件，这时判定“件”的日期，应以装订时排在前面的文件的日期为准。 4、文件没有标注日期。 此类情况常见于内部文件（白头文件），需要分析文件内容、制成材料、格式、字体以及各种标识，通过对照等手段来考证和推断文件的准确日期或近似日期，并据以按年度合理归类。 5、有专门年度的分类方法。 如果立档单位相当一部分工作是按照专门年度进行的，如教学年度等，采用年度分类法时，对这部分工作中形成的文件，就应按照专门年度进行分类。 （二）机构（问题）分类法 机构（问题）分类法也是现行机关常见的一种分类法。在制定分类方案时，机构分类法与问题分类法不能同时采用，应根据机关归档文件的实际情况选择其中一种。 1、机构分类法。 机构分类法就是根据文书处理阶段形成和处理文件的承办单位对归档文件分类。 （1）采用机构分类法的有利之处: ①能最好地保持全宗内文件在来源方面固有的联系，客观地反映立