会间会务工作.ppt

第三节 会间会务工作 先导任务：会议进行中，有代表突发急病， 怎么办？总经理正在做重要话， 话筒突然没声音了，怎么办？ 完成方式：小组分角色模拟。 一、会议报到工作 （一）报名 报名仅仅说明代表准备参加或可以参加会议，报名不等于报到。 （二）报到 1.接站工作 2.报到工作 （三）签到 簿式签到、卡片式签到、磁卡签到。 二、安排发言 （一）注意地区平衡 做到一天的会议里可以听到不同地区的发言，使到会的同志更全面地了解情况。 （二）注意各级领导、主要领导与一般领导的平衡 （三）注意议题平衡 三、会议记录 要求：快、全、准 记录两部分的内容：会议基本情况、会议内容 统一记录本或记录纸 编号、装订、存档 会议记录应包括的内容： 会议基本情况，包括会议的名称、开会的时间、开会的地点、出缺席和列席人员、主持人姓名、记录人的姓名等等。 会议的内容，包括发言人的姓名、发言的内容、讨论的内容、提出的建议、通过的决议等。 会议的有关动态，如发言中的插话、笑声、掌声，临时中断以及会场重要情况等。 注意事项 会议记录的重点要放在记录讨论的观点、决议、决定上。 即使要求详细记录，也不是有言必录，对于一些与会议主题无关的发言可以不记。 如果当时漏记了内容，可事先做好记号，然后对照录音磁带修改。 四、编发会议简报 会议简报是用来交流会议情况，指导会议进程的交流性、指导性会议文件，是会议期间重要的文书工作。 重要会议或大中型会议通常都要编发简报。 要求：真实、迅速、简要 格式：报头、正文、报尾 五、撰写会议纪要 会议纪要不同于会议记录。是根据会议主旨，用准确而精练的语言综合记述其要点的书面材料。 形成：在会议记录的基础上分析、综合、提炼，概括会议精神和会议成果。 目的：一是让与会者带回去作为贯彻会议精神的依据；二是上报，使上级主管部门有关单位了解会议精神予以转发。 六、做好会议期间的值班和保卫工作 （一）值班工作 与会人员入场时的验证签到工作；维持会场秩序，出现问题及时解决；为主席台和会场人员提供开水、饮料和其它服务工作；观注会场各种设备的使用情况，出现故障，随时维护。 （二）安全保卫工作 防止与会议无关的人随便进入会场；观注会场内安全，消除火灾等隐患，防止意外事故发生；观注会场内人员的安全健康，发现身体不适或突发疾病者，要及时得到救护诊治；做好会议的保密工作。 七、会议的生活后勤保障 （一）会议的住宿管理 统计好住宿人数、性别、年龄；预定客房，注意档次，确保数量；拟定房间分配的标准或方法。 （二）会议的饮食管理 统计好就餐人员；制定伙食费用标准；确定进餐方式；预定好餐厅或食堂；注意照顾少数民族和其它与会人员的不同饮食习惯。 （三）会议期间的娱乐安排 参观旅游；舞会；看电影、录像等。 （四）登记购买回程车、船、机票 第四节 会后会务工作 先导任务：一次客户联谊会要结束了，会务 组的工作有哪些？如何完成？ 完成方式：小组分角色模拟。 一、安排与会人员离会 （一）文件清退 最好在代表离会前办妥 （二）送别与会人员 二、清理会场，清还设备用品，清理帐目 会议结束代表离场后，秘书人员应清理会场，不要遗漏文件资料或其它物品。 秘书人员应有效益观念，应及时退还租用的设备或其它材料、租住场地及房间，然后及时结算。 三、会议文件的收集与整理 （一）收集会议文件的范围 1.关于召开会议的请示与批复。 2.提交会议审议批准的文件。 3.会议期间使用的文件。 4.参考性文件。 5.会议管理性文件。 6.会议记录、简报。 7.会议宣传性文件。 8.会议的照片、录音、录像等资料。 （二）收集会议文件的渠道 会议领导人、召集人、发言人，会议工作人员，其他与会