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第十六章 会议沟通 目录 第一节 会议的目的及类型 第二节 会议的组织 第三节 会议议程 第四节 会议记录 第五节 会议的角色 第六节 与会者的座次排列方式 第七节 有效会议的组织 第一节 会议的目的及类型 会议沟通是群体或组织中相互交流意见的一种形式，是一种常见的群体活动。 会议的目的 会议的类型 一. 会议的目的 现代企业强调员工更多的参与机会，鼓励管理者与作决策员工一起以创造更加和谐的工作氛围。 成功的会议是达到管理沟通目的最有效的途径之一。 会议的目的大致可以包括： 交流信息 给与指导 解决问题 作出决策 二. 会议的类型 按照会议的目的分类，其类型主要有以下几种： 谈判 通知 解决问题 决策 交流 第二节 会议的组织 会议开得成功与否取决于会议的组织，因此，为了使会议有效，必须做好以下三方面的工作： 会前准备 会议进程的控制 会后工作 一. 会前准备 明确会议的必要性 确定会议的目标 拟定会议议程 准备会议文件 分发预阅材料 确定会议主持人 确定与会人员 预定会议场所 补充最新信息 1. 明确会议的必要性 会议的组织工作常常是从分析会议的主题和必要性着手，就设定的议题而言，若不经多方讨论协商不足以解决问题，就有必要召开会议。 如果通过其他方式能使问题有效地解决，就尽量不要开会。 2. 确定会议的目标 一般来说，企业中常见的会议主题有两类：讨论工作中出现的问题，或者分析将来工作中可能遇到的问题。 一旦明确了会议的主题和必要性，就应当设置一个具体的目标，如达成协议或策划方案等。 3. 拟定会议议程 明确会议主题和目标后，就可以决定会议议程，即按会上将要讨论的问题的重要性和类别依次排序，并限定各项内容商议的时间。 通常，会议议程应包括会议日期、时间、地点、议题及参加对象等。 一般会以讨论的问题不宜太多，讨论时间也不宜太长。因为在有限的时间里讨论太多的问题常常解决不了问题。 4. 准备会议文件 为了顺利的召开会议，会前应收集和整理与议题相关的信息，如果有必要，应装订成册。 如果内容太多，可以要点摘录的形式准备会议文件。 5. 分发预阅材料 会前先将会议议程和整理好的文件分发给与会者，使大家对将要讨论的问题事先有所准备。 6. 确定会议主持人 会议的成败很大程度上取决于会议主持人，作为一个优秀的会议主持人，不仅要主持会议，而且要以一个政治家、鼓动者、调解人或仲裁人的角色参与会议。 作为主持人，他应具有敏锐的思辨能力，沉着自信、表达能力强、富有幽默感，并且有较强的领导能力。 一般情况下，主持人常由群体中职位高的管理者担任，高级管理者作为主持人，在会上常常能显示老板的气度，但有时不利于活跃会议气氛。 因此，可以尝试选择群体中具有相当知识和经验的人来担任主持人，或者利用现在比较流行的方式——让公司秘书担任会议主持人，或者由与会者轮流担任主持人。 7. 确定与会人员 根据会议主题，通常选择那些对会议内容比较了解并与其工作相关的人员参加会议，不要因为害怕伤害某些人的感情而很不情愿地去邀请那些不相干的人参加会议。 另外，还要依据具体情况限定与会者的人数，因为参加会议的人数越多，就意味着不能发挥作用的人越多。 8. 预定会议场所 影响场所选择的因素很多，应该视会议的性质而定。 如果是仪式性的会议，可以在自己单位的会议室，或在宾馆的大会议厅举行；如果是决策性会议，可以安排在一个能够促进真正沟通意见的环境中举行。 另外，会议地点应事先确定好，要事先列好相应的清单并在会前核实。清单内容包括： （1）会议室是否预定好？是否有足够的椅子？ （2）视听器材（如幻灯机、多媒体播放机、麦克风等）是否准备就绪？ （3）分发的材料是否准备充足？ （4）休息的供应（如茶水、水果、点心等）是否准备好？ （5）是否备好笔记本、纸张、铅笔和名片等? 会议布置应根据会议目的、会议性质及与会人数而定，常见有六种类型，见后面的图： 会议布局类型图 会议布局类型图 。 会议布局类型图 。 9. 补充最新信息 在正式开会之际，查看一下是否有新的信息。 如果有，可以再会上向大家简要地通报一下。 二. 会议进程的控制 会议能否顺利进行，很大程度上有赖于主持人对会议的节奏和方向的把握。具体来说，控制会议进程，大致可以按以下步骤进行： （1）宣布会议的主题和目的 （2）根据会议议程提出每个议题，然后征求有关与会者的意见。 （3）给每人表述自己意见的机会。 （4）控制讨论进程。如果发现讨论与议题无关或深入到不必要的细节，应该及时引导到议题本身。 （5）如果会上出现各种不同的见解，主持人应该根据自己的理解将各种观点加以概括。 （6）遵守预定时间，不要拖延。 （7）在每个问题讨论结束后加以概括，以便达成共识或作出决策。 （8）在会议结束时，对已取得的结果进行概括。部分问题如确有必要作进一