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浅淡电力企业人事档案管理现状及对策【摘要】紧密结合供电企业人事档案管理的现状，从人事档案管理存在的问题出发，阐述了人事档案动态管理的重要性，并提出人事档案管理措施。 【关键词】供电企业；人事档案；问题；管理措施 企业人事档案是组织、人事、劳动等部门在人事管理工作中形成的材料, 包括干部档案和职工档案，是企业人事部门在招录、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关员工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现及工作变动等情况的一系列材料，是企业历史地、全面地考察了解、使用和管理员工的一个重要依据。 一、人事档案管理存在的几个问题 如何加强人事档案管理，有效地开发利用人事信息资源，已成为当前电力企业人事档案管理部门的一个新课题。但由于一直以来，人事档案多强调保密，少提供利用，加之企业领导对人事档案工作认识不够，致使人事档案管理存在许多问题，具体有以下几点： （1）电力企业人事档案管理管理制度不完善。企业一般以追求最大利润为价值取向，普遍存在档案意识淡薄的情况。企业领导把精力和资金主要投向生产经营和产品销售上，而对档案基础工作的投入不够，甚至片面地认为企业与员工是一种雇佣关系，没必要把太多的精力用在人事档案管理上。长此以往，这种现象不断自我强化，导致了企业人事档案管理制度不健全、缺乏科学性、先进性。就如现在很多县级电力部门一样，很多员工的人事档案管理不完善，虽分类管理，但多数档案都收集不完全，或者是分散管理，加之现在还有很多企业的人事档案管理仍停留在经验管理和手工管理阶段，这种方式制约人事档案功能的发挥，越来越不能满足现实工作的需要。 （2）内容不完整。尤其是员工履历、工资、职称等变动情况的材料未能及时归档。如员工的履历情况，普遍反映的是员工招录进单位时的情况，对目前的情况不能反映，其它材料短缺情况也十分严重，这有时会给员工造成不可弥补的损失。 （3）管理不规范。企业人事档案管理，一般由人事科长、劳资干部兼管负责，难免出现自己档案自己管的现象，没有严格的制度约束。一些单位因效益不好，更是忽略了对人事档案的管理，既没有鉴别，也没有分类，更谈不上规范整理。 （4）保管不严格。有些企业人事档案的保管，没有专用设备，有的三三两两捆扎堆放在一起，保管条件较差，极易造成档案的遗失。有位职工辞职多年，单位未告知其办理人事代理，想补交养老保险金，却因人事变动，档案查找不到，不能及时办理有关手续。 二、档案管理工作主要内容 人事档案管理档案是个人工作活动的信息记录，是企业在招用、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料，是历史地、客观地、全面地考察员工的依据，是公司内部档案的组成部分。录用到合适的人才后，就需要对职工建立起个人人力资源档案，接着对职工进行培训，这些工作都需要根据个人人力资源档案的记录来进行，才能更好地完善职工的发展。在日常工作中，对职工进行考勤的记录、工资的发放、保险福利的缴纳、日常工作的考评都是对职工个人工作活动的信息记录。 1.档案的收集。是贯穿人力资源档案工作始终的一项经常性工作，要注重动静结合，既保存其已有的必需材料，又要定期对档案材料进行鉴定，及时剔除无保存价值的材料。按照人力资源工作划分包括招聘面试档案、人员履历信息档案、考勤薪酬档案、保险福利档案、绩效考核档案等，存档方式分为一人一档和装订存档两类。收集人力资源档案材料，涉及面广，难度较大。它不仅是人力资源管理部门的任务，也是各个业务部门的任务，必须密切合作才能做好，针对是否有利于完善企业人力资源管理及单位经营、发展需要的原则进行整理收集。 2.人力资源档案的鉴别。人力资源档案是培养、选拔职工的依据，一份材料会影响到用人的判断。因此，应以高度负责的精神，慎之又慎地鉴别材料的真伪、决定材料的取舍。（1）判断材料是否处理完毕和手续齐全。如干部任免、晋级等，有请示而无批复，属于未处理完毕，不应归入人力资源档案。（2）判断材料是否真实、完整。人力资源档案材料的内容必须真实、准确，各项材料要在时间段上连续，互相能够证明，材料不得缺页，无申请人、经办人等要素。如在履历表中体现的学历学位信息，要求职工提供原件的同时留存复印件，并在中国高等教育学历证书查询网站进行验证，确认后存档。（3）查对材料是否重复，重复的剔除，及时销毁或退还职工本人。 三、企业人事档案管理的措施 企业的一切管理工作都是以是否有利于企业获得利润为目标的。企业档案管理的存在和发展必须来自其内在的、本质的需要。如果企业的人事档案管理能够满足企业的这种内在需要，它就能生存和发展。因此，针对企业的特点，应突破传统人事档案管理，选择信息化、现代化的新路径，可以将不属于个人隐私内容的