总账系统业务流程变迁.doc

总账系统业务流程的变迁 ??? 从总体上看，会计信息系统是一个完整的信息系统，账务处理是其重要组成部分之一，主要用于协助企业内部各项交易处理及信息生产职能的履行，与会计信息系统中的其他子系统所不同的是，该子系统并不直接对经营交易或事项进行处理，而是侧重于系统输出或信息生成，即加工和报告由其他交易处理子系统产生的资料与信息。从发展趋势来看，几乎所有的财务软件系统，都把账务处理系统统称为总账系统，而且与财务报告系统分置处理。在这些软件系统中，总账系统根据预先设定的总分类账户汇总、记录与积累交易或事项所产生的资料，从而为编报财务报表和其他管理报告提供资料；财务报告系统则依据公认会计原则或政府有关法规，定期编制与报送规定的财务报表和企业内部管理所需的各种报表。这样把总账系统和财务报告系统分为两个子系统来设计，不仅可以减少总账系统的复杂性，而且更有利于财务报告系统的通用性。 ??? 考虑到总账系统的发展经历了手工环境、计算机模拟手工环境和现在流行的企业资源计划（以下简称ERP）环境，不同环境下的业务流程有着较大差异，我们就从其发展历程的角度，将总账系统业务流程划分为从手工条件下的业务流程，到计算机条件下的总账系统业务流程，再到ERP环境下的业务流程的发展过程。??? 在管理学中，人们把“流程”（process）定义为“在逻辑上相互关联、相互依赖的组工作任务，它们将共同达到一个特定的商业目标或业务结果”（a set of logically related tasks performed to achieve a defined business outcomes）。而在日常生活中，我们往往把流程理解为人们做事的过程。进而把业务流程理解为企业以输入各种原料和顾客需求为起点到企业创造出对顾客有价值的产品或服务为终点的一系列活动。总账系统的业务流程分析也就以此为基点逐步展开。一般地，在会计信息系统中，我们就把利用计算机技术完成从设置账户、编制和审核凭证，到复式记账、结账的整个过程，统称为总账系统的业务流程。一、手工总账系统业务流程分析 ??? 会计的历史源远流长，自卢卡·帕乔利时代以来，会计信息系统就建立在会计循环和会计恒等式基础之上，通过一系列的手段和方法，把千差万别的会计对象，经分类、计量、记录乃至汇总为会计目标服务的会计信息。基本图示如下： ??? 会计对象-→会计科目-→会计报表要素-→会计报表-→会计目标 ??? 在漫长的会计发展进程中，会计适应社会经济环境变化和时代变迁，逐步发展出四种比较规范合理的总账系统业务流程，即汇总记账凭证业务流程、记账凭证业务流程、科目汇总表业务流程、日记总账业务流程。这四种业务流程各有千秋，其主要差别体现在登记总账的方法和依据上，各个具有相异规模的企业以及拥有不同业务量或业务属性的企业可以根据企业的实际情况采用不同的总账业务流程。其中以“科目汇总表”业务流程最为常见。 ??? 下面就以科目汇总表业务流程为例说明其业务处理步骤。 ??? 1.根据原始凭证编制记账凭证（或收款凭证、付款凭证、转账凭证）。??? 2.根据记账凭证（或收款凭证、付款凭证）逐笔登记现金日记账和银行存款日记账。??? 3.根据记账凭证（或收款凭证、付款凭证、转账凭证）逐笔登记各种明细账。在这个环节，一般可根据企业各种明细账的业务量大小，而分别确定不同的会计岗位，分别登记。??? 4.根据记账凭证（或收款凭证、付款凭证、转账凭证）定期编制科目汇总表。??? 5.根据科目汇总表登记总分类账。??? 6.月终，所有日记账、明细账、总分类账均要经过结账处理，账账核对，直至相符。??? 7. 最后根据核对相符的账簿等有关资料编制会计报表。 ??? 从上述业务流程的处理过程中，我们可以看出，由于存在大量的数据重复（转抄）现象，不仅有可能因为低效率直接造成一些不必要的浪费，导致会计信息时效性丧失，而且也使得利用数据内部勾稽关系，通过数据的多次汇总和核对来检测和纠正错误，以保证会计信息正确性的设计思想大打折扣。为此，人们不得不在长期的会计实践中，摸索、总结出一套避误方法。如人们在已经过过账的记账凭证上加注“∨”号，以防止重复登账；采用平行登记法登记明细账和总分类账等。但所有这些避误方法，只能在一定程度上解决会计数据的准确性问题，而对于其他问题，则几乎无能为力，只有寄希望于会计人员的良好素质和高尚品德了。 二、计算机总账系统业务流程分析 ??? 在人们认识到手工总账系统业务流程的缺陷就曾试图改变这种状况，但直到1954年10月才有了这种可能，那时，美国通用电气公司第一次在计算机上计算职工工资，从而拉开了“会计工艺”变革的序幕，也成为会计发展史上的一个里程碑。此后，人们逐渐把电子计算机用于工资计算，存取款核算、