第4文字编辑与表格处理技巧3Excel.pptVIP

Excel电子表格处理技巧 数据输入技巧 单元格数字格式设置 边框格式设置 公式与函数处理技巧 图表处理技巧 页面设置与打印输出 1、数据输入技巧 （1）输入文本 文本包括任何中西文文字或字母以及数字、空格和非数字字符的组合，每个单元格中最多可容纳32000个字符数。 在Excel的单元格中输入文本时，按一下回车键表示结束当前单元格的输入，光标会自动移到当前单元格的下一个单元格，如果想在单元格中分行，则必须在单元格中输入硬回车，即按住Alt键的同时按回车键。 1、数据输入技巧 （2）输入分数 分数格式通常为“分子/分母”，在Excel中日期的输入方法也是用斜杠来区分年月日的，比如在单元格中输入“1/2”，按回车键则显示“1月2日”，为了避免将输入的分数与日期混淆，在单元格中输入分数时，要在分数前输入“0”（零）以示区别，并且在“0”和分子之间要有一个空格隔开，比如我们在输入1/2时，则应该输入“0 1/2”。如果在单元格中输入“8 1/2”，则在单元格中显示“8 1/2”，而在编辑栏中显示“8.5”。 1、数据输入技巧 （3）输入负数 在单元格中输入负数时，可在负数前输入“-”作标识，也可将数字置在（）括号内来标识，比如在单元格中输入“（88）”，按一下回车键，则会自动显示为“-88”。 1、数据输入技巧 （4）输入小数 “工具”/“选项” /“编辑” ，选中“自动设置小数点”复选框，并在“位数”微调框中输入或选择要显示在小数点右面的位数，如果要在输入比较大的数字后自动添零，可指定一个负数值作为要添加的零的个数，比如要在单元格中输入“88”后自动添加3个零，变成“88000”，就在“位数”微调框中输入“-3”，相反，如果要在输入“88”后自动添加3位小数，变成“0.088”，则要在“位数”微调框中输入“3”。 1、数据输入技巧 （5）输入货币值 Excel几乎支持所有的货币值，如人民币（￥）、英镑（￡）等。用户可以很方便地在单元格中输入各种货币值，Excel会自动套用货币格式，在单元格中显示出来，如果用要输入人民币符号，可以按住Alt键，然后再数字小键盘上按“0165”即可。 1、数据输入技巧 （6）输入日期 Excel是将日期和时间视为数字处理的，它能够识别出大部分用普通表示方法输入的日期和时间格式。用户可以用多种格式来输入一个日期，可以用斜杠“/”或者“-”来分隔日期中的年、月、日部分。比如要输入“2001年12月1日”，可以在单元各种输入“2001/12/1”或者“2001-12-1”。按键盘上的Ctrl+;组合键可在单元格中插入当前日期，按Ctrl+Shift+:是输入当前时间。 2、单元格数字格式设置 通过应用不同的数字格式，可以在不更改数字本身的情况下更改数字的外观。数字格式并不影响Excel用于执行计算的单元格中的实际值。实际值显示在编辑栏中。 2、单元格数字格式设置 2、单元格数字格式设置 （1）输入文本型数字 有一些数字是不适合作为数学上的数值进行运算的，如电话号码、身份证号码等，如果你直接输入这些数字，Excel会因其太大而将其转化为科学记数格式，如输入手机号码1371234567，如果单元格宽度不够时就会显示为1.371E+09，如果输入身份证号则单元格会显示为5.03123E+17，同时注意编辑栏中显示的实际值这是因为18位的身份证号码超出了其能接受的最大范围，超出部分被自动用0代替。 2、单元格数字格式设置 （1）输入文本型数字 ①单击该单元格（如果是多个单元格则拖动选中多个），执行菜单“格式”/“单元格”，再选择“数字”选项卡下的“文本”，确定后，再往这些单元格中输入数字时，就会被当作文本对待，只是这些单元格左上角会出现一个称为错误指示器的小三角形，如果不希望看到这些小三角形，可以单击该单元格，再单击左边的黄色菱形提示，在下拉框中选择“忽略错误”即可，如果想对所有以文本形式存储的数字都忽略错误而不用一个个单独忽略，则可选择“错误检查选项”，在选项规则中取消勾选“数字以文本形式存储”即可。 注意，最好在设置单元格为文本格式后再输入，如果输入文本后再设置其格式，则需要在该单元格中进行双击以使其刷新显示，但是对于超出范围显示为0的情况不会被自动更正，如前示仍会继续保持。 2、单元格数字格式设置 （1）输入文本型数字 2、单元格数字格式设置 （1）输入文本型数字 ②在输入文本型数字前，先在英文半角状态下输入单引号’，然后再输入文本型数字，则这些数字会被当作文本对待，并在单元格左上角显示小三角形。 2、单元格数字格式设置