深圳市桃花源生态保护基金会档案管理制度.PDFVIP

深圳市桃花源生态保护基金会 档案管理制度 （2016 年 6 月第二次修订） 为了加强深圳市桃花源生态保护基金会档案工作，充分发挥档案作用，全面提高 档案管理水平，有效地保护及利用档案，为基金会发展服务，特制定本制度。 一、档案管理部门 基金会办公室是本会文书档案的管理部门，其主要职责如下： 1、组织制定或参与制定档案立卷、建档和归档工作的相关规章制度； 2、认真做好基金会、秘书处各类文书档案的收集、整理、保管和利用工作； 3、指导和监督本会其他部门各类文件、材料的立卷归档工作； 4、负责做好永久性档案保存或向有关档案机构的移交工作； 5、努力提高档案管理的水平和技术，逐步实现档案管理现代化、科学化、电子 化。 二、档案管理体制 1、归档范围 （1 ）规范性文件：包括上级颁发、需要本会执行的，或由本会制发的各种正式 文件、规章制度等。 （2 ）本会章程、理事会、监事会形成的文件、决议及重要材料。 （3 ）本会的各种工作计划、总结、报告、领导批示、会议纪要、工作简报、新 闻稿件、项目资料、图片等。 （4 ）本会与有关单位、部门签订的各类合同、协议书等文件材料。 （5 ）证件性文书资料：包括法人登记证、法人代码证、税务登记证、银行开户 许可证、社会保险登记证、以及本会获得的各类荣誉牌匾、锦旗、证书、达标证 书和证明等。 （6 ）财务、会计及其管理方面的文件材料。 （7 ）员工劳动合同、劳动工资、人事、法律事务管理等方面的文件材料。 （8 ）本会固定资产、设备仪器登记、保管方面的文件材料。 （9 ）声像制品资料：包括本会在其各种公益慈善活动活动中，以及在外学习、 考察时或外部门提供的，以声像形式记录或拷贝下来的各种资料。 （10 ）本会对外的正式发文和与相关机构来往的各种函件。 2、管理部门 （1 ）本会档案工作实行集中与分散管理相结合的体制。由办公室负责主体档案 的集中管理，并对其他部门的档案管理工作进行督促和指导。同时负责其他部门 移交档案的管理。 （2 ）对其他部门直接分管的各类文件、资料档案，实行分散管理。项目部负责 本部门各类活动开展和所需文件、资料、图片及制度的建档与管理；财务部负责 所有财务文件、会计资料、账表、票据及制度的建档与管理。 （3 ）各部门负责管理的文件、资料、图片及制度，不得随意处置，应定期交由 办公室统一归档处理。 三、平时进档归卷 1、各部门都要建立健全平时归卷制度，及时将领导签批的文件材料收集齐全， 并加以整理归卷。 2、各部门应及时将办理完毕或批存的文件材料，及时转交办公室集中统一进档 保管。 四、归档案卷保存 1、案卷质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联 系，区别不同的价值实行归档，便于保管和利用。 2、所有归档文件材料的种类、份数，以及每份文件的页数均应齐全完整。 3、在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批 复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，应 予合并立卷。 4、对不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，应放在 复文立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷； 跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年，其 他文件的立卷按照有关规定执行。 5、卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在 一起。 6、永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写《卷内文件目录》。填写 的字迹要工整。卷内目录放在卷首。 7、案卷封面，应逐项按规定用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰。 五、本制度自发布之日起执行。