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文书与档案工作概述 曲阜师范大学杏坛学院 丁文梅 一、文书 （一）文书的含义 1.物 ：文字、图表、声像等记录材料 2.人：从事文书起草、处理、保管等相关工作的专职人员 （二）文书的分类 1.公务文书：公文 法定效力、规范体式 2.私人文书：手稿传记、日记、房地契、遗嘱 一、文书 （三）文书的产生 语言---文字---文书 二、档案 （一）档案的含义 机关、组织和个人在社会活动中形成的，作为历史记录保存起来以备考查的，作为凭证的文字、图像、声音的文书和信息材料。 二、档案 1.来源于社会实践 2.形成的主体是人 自然人：个体 法人： 机关、工厂、学校、企事业单位 社会群体：家庭、宗族 3.档案记录是原始信息 档案是历史的原始记录---也称原始的 历史记录（本质特征） 二、档案 （二）档案的分类 文书档案：一般包括党政档案、人物档案及家 庭档案。 科技档案：技术档案。 专门档案：干部档案、会计档案、地名档案、 诉讼档案、艺术档案、教学档案、 书稿档案、新闻档案、人口档案 等。还有一种特殊档案，声音档案。 二、档案 （三）档案与文书的关系 两者是密不可分的有机整体，文书是档案的前身，档案是文书的延续，是同一事物的两个不同发展阶段。两者有着同一性，又有着特殊性 文书要（立卷归档）才能转化为档案 （三）档案与文书的关系 联系联系 1）两者记录和反映人们社会实践活动的功用相同。文书记录的是现实的活动，档案保存的是历史活动记录，且有着基本相同的物质载体。 2）两者在内容和格式上完全一致。档案直接来源文书，文书是分散的“档案”，档案是集中保存的“文书”。 3）两者互为因果。文书是档案的前身，档案是文书的归结，有了文书才有了档案，没有文书就没有档案。 三、文档工作的基本内容 （一）文书工作的基本内容 1.公文的形成（前提环节） 拟写、审定、缮印、校对、用印 2.公文的处理（中心环节） 收发、登记、分办、传递、拟办、 承办、催办、用印、立卷归档和销毁。 3.公文的管理（归结环节） 保管、整理、编目、归档 4.接待来访处理来信 5.为领导准备相关的资料 三、文档工作的基本内容 （二）档案工作的内容 收集、整理、鉴定、保管、统计和提供利用6项工作。 档案工作的“六个环节”，也是档案工作的六项业务和六项任务。 四、文档工作的基本原则和职业素养 案例：贾某，某机关档案室主任。在一次外出时，偶遇一位女港商，并得到了她的垂青。贾某私下甚为得意，随之思想上也放松了警惕。一天，贾某违反规定将女港商带进了自己的办公室。在贾某毫无察觉时，女港商打开了贾某办公桌抽屉，将里面放着的文件全部装进了随身携带的皮包。这些文全都属于绝密文件，本该及时归档入库的。事发后，贾某懊悔地对前去看守所采访的记者说：“谁会想到她会对那些过时的文件感兴趣呢？”从这个案例中，我们应该吸取哪些教训？ （一）原则 文书工作原则 1.坚持实事求是、反映客观实际； 2.精简公文，反对官僚主义、形式主义和文牍主义； 3.时效性注重实用，高效率地做好文书工作 4.保密性（案例） （二）工作人员职业道德和素养 职业道德 1.强烈的事业心和责任感 2.埋头苦干。乐于奉献 3.谦虚平等待人 4.遵守纪律严首保密性 5.勤奋工作，主动负责 巩固练习 案例分析：国家安全局的工作人员王某，担负到某市送交秘密公文的任务。抵达某市后，她带着装有秘密文件的公文包先去看望该市工作的爱人，然后到宾馆办理住宿手续，又和爱人一起到康丽饭店用餐。在用餐过程中，公文包被窃，造成秘密文件丢失。 请问王某是否应当承担责任？他违反了什么纪律？ 巩固练习 案例： 越城公司张总经理，要求到任不久的申秘书，将全国同行业中十大公司最近五年内每年营业额，利润指标，资金周转率等准确数据，在半小时内送到总经理办公室，作为研究市场动态，制定本公司经营策略的参考依据，二十多分钟后，一份按要求打印的清晰表哥摆到了总经理面前，表后还附有简要的对比分析，看完表格后总经理脸上露出了笑容，看来他对这位新秘书的工作效率十分满意。 申秘书为什么能得到领导者的赏识呢？  * * 思考~ 1.什么是文书？ 2.遗嘱、传记是文书吗？ 档，木架框架； 案，“几属”，小桌子。 由此引申把处理一桩事件的有关文书叫做