证监会通知业界有关客户帐户状况的确认工作.PDF

通函 2017 年7 月28 日 證監會通知業界有關客戶帳戶狀況的確認工作 1 證監會公布已開展有關確認被選定證券經紀行的客戶帳戶狀況的工作 。證監會已委聘一家會 計師行進行有關工作 ，當中包括對經紀行的客戶資產保障措施進行簡要的查核 ，及向被選定的 客戶直接取得其帳戶狀況的書面確認。 近期的視察結果 保障客戶資產一直都是證監會對持牌公司監管的主要目標之一 。雖然證監會在過往刊發的通 2 函 中已經提醒經紀行要保障客戶資產免受內部失當行為影響，但我們在近期的審查中，仍然 在經紀行的內部監控措施中發現以下缺失：  證券結餘對帳沒有涵蓋至中央結算系統的分帳戶層面上，或沒有及時對有關對帳進行查核 ；  對電腦系統及資料庫（例如 ，交收系統及客戶資料庫）欠缺取覽管制 ；  對客戶資料更新的監控不善 。例如，在進行任何更新之前沒有向客戶取得書面指示，及管 理層沒有定期查核客戶資料庫的更改紀錄；及  容許客戶直接將資金／實物股份證明書交予客戶主任 ，以及聯絡其客戶主任以處理一些應 由後勤辦公室職員處理的事宜（例如 ，資金或證券的存取及個人資料的更改）。 有關客戶帳戶狀況的確認工作 鑑於上述所發現到的監控缺失，我們認為對整個業界進行一項以風險為本的客戶帳戶狀況確認 工作屬適宜的做法 ，該做法可以令證監會及經紀行的管理層從投資者方面取得對其帳戶狀況的 直接確認 ，並識別出潛在的失當行為 （例如 ，未獲授權的交易及挪用客戶資產）。 為利便有關工作的執行 ，經紀行應確保其客戶的個人資料都是準確及最新的。在寄出確認書之 前，證監會所委聘的會計師行可能會尋求經紀行的協助，以便致電被選定的客戶 ，以(i)確認客 戶的身分及聯絡資料 ；(ii)要求客戶核對其帳戶狀況；及(iii)簽署有關回覆文件並直接交回該會 計師行處理 。 此外，該項工作將包括對經紀行為保障客戶資產而設的內部監控系統 （例如 ，對客戶資料的維 持 、客戶款項及客戶證券的帳目核對 ，以及帳戶結單和交易文件的分發過程中的監控措施）進 行簡要的查核 。 經紀行應設立有效及健全的監控措施，以保障客戶的資產 。有關措施可包括以下各項： 1 我們曾在2012 年及2006 年進行類似的工作 。證監會的視察職員亦可能在對證券經紀行進行現場審查期間執行類似的程序。 2 請參閱本會於2016 年2 月5 日發出題為 “致獲發牌從事證券交易的持牌法團的通函－保障客戶資產免受內部失當行為影響＂ 的通函。http://www.sfc.hk/edistributionWeb/gateway/TC/circular/intermediaries/supervision/doc?refNo=16EC8 電話：(852) 2231 1222 傳真：(852) 2523 4598 網站: www.sfc.hk  對現金及證券的帳目核對進行查核 ，以確保有關對帳被適當地執行 ，並且所有差異和未決 事項已被迅速地跟進 ；  就電腦系統（包括客戶資料庫及交收系統）實施取覽管制 ；  確保客戶資料的任何更改已按客戶指示及有關證據 （例如地址證明）妥為核對 ，及進行獨 立核證；  就客戶資料的更改備存變更紀錄以供管理層查核 ；  確保主要職責及職能獲適當分配 ，特別是指那些若由同一人執行時，可能會導致錯誤不易 被察覺或會令到發生內部失當行為的風險增加的職責及職能 ；  要求客戶將其資金或實物股份證明書直接交予後勤辦公室職員處理 ，及就與交易無關的事 宜與後勤辦公室職員聯絡；  採取步驟以識別及跟進不一致、不尋常或有問題的交易和紀錄 ；及  定期檢討及更新相關政策及程序，以確保它們在不斷轉變的外在情況和風險因素下仍然有 效 。 證監會或會在合適的情況下與業界分享有關工作的發現 。 如對本通函內容有任何疑問，請致電2231 1188 與陳麗明女士聯絡。 證券及期貨事務監察委員會 中介機構部