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(獎助金) 行政管理與報告 Group III (Mandarin中文組) Workshop Session I Stewardship 行政管理 第四B地帶年度計劃基金策略顧問 Panelist : 3500 地區2003-04 年度 許勝傑 前總監 PDG Archi S.C Hsu 問題 什麼是行政管理 視扶輪基金會資金為一個神聖的基金 計畫案是需要稱職的徹底監督 標準的商業行為 向扶輪基金會報告異常狀況 問題 什麼是行政管理 執行被認可的計畫 對計畫的財務檢討 準時與完整的報告 符合法律的規定 監督委員會 監督委員會成員是: Robert S. Scott, Trustee, The Rotary Foundation Mark Daniel Maloney, Trustee, The Rotary Foundation 委員會的責任有: 完全監督扶輪基金會有關行政管理事項的 活動 委員會的活動 行政管理的訓練已在以下的地區展開: Rio de Janeiro, 巴西 Mexico City, 墨西哥 Manila, 菲律賓 New Delhi, Chennai, Kolkata, and Mumbai, 印度 (獎助金) 行政管理與報告 報告 報告的目的 報告能達到什麼成就? 慶祝成功 展示好的扶輪基金會資金使用 提供透明度 達成政府的規定 提供學習的經驗 何時要報告 需要報告的時候有: 計畫進行中每六個月 計畫完成後的兩個月內 好的報告 好的報告涵蓋那些內容: 支出項目化 扶輪社員的參與 計畫達成的項目 社區的影響 受益者的資料 照片 新聞資料的保存 地區領導的角色 幫助扶輪社員完整與正確地報告獎助金計畫 強調報告的重要，並不只是簡單地達到最低標準 當參與獎助金計劃，需確認地區和扶輪社是完整的參與 統計資料 現在或未來需要報告的獎助金案件共有 4,068 以上的獎助金總額為: US$95,870,151 數據依據日期: 30 November 2004 問題 當有關計畫進度的相關問題被提出時， 扶輪基金要如何回應? 行動 偵查申述的流程 要求申述者簽名 向地區總監要求偵查 假使環境許可，指派稽核 稽核要拜訪計畫地點 稽核向扶輪基金會提出報告並附上給保管委員會主委的建議行動 財務行政管理與人道獎助金 達到計畫成功的基礎 保證扶輪基金是免稅的 維持信譽與產生信任 確認計畫產生最大的影響力 財務行政管理的步驟 溝通 確認參予者了解計畫的細節、選擇內容、與費用 計劃 提供”要徑圖road-map”來幫助進度與避免 阻礙 財務規定 編列計畫預算 開立一個分開來的銀行戶頭來儲存計畫基金 完成進度與結案報告 建立一個制度以供基金收納與支出 完成一個計畫稽核(獎助金超過$25,000需要ㄧ 份獨立的財務審查報告) 地區領導人在獎助金行政管理上扮演哪些角色與責任? 地區扶輪基金委員會 地區扶輪基金委員會的責任在於地區指定基金(DDF)的分配。 地區扶輪基金委員會應該要謹慎地審核並挑選那些接收DDF的計畫。 委員會應該與獎助金小組委員會密切地合作以確保所有計畫申請案是符合基金會的規範。 地區領導人在獎助金行政管理上扮演哪些角色與責任? 地區獎助金小組委員會 審核扶輪社與地區本身贊助的所有獎助金申請案件，並且保證所有申請案件在提交扶輪基金會前是完整與正確 教育扶輪社員有關基金會的人道獎助金計劃 ，幫助社團參與國際服務計畫 與地區扶輪基金委員會成員一起合作來決定DDF的分配 地區領導人在獎助金管理工作上扮演哪些角色與責任? 地區獎助金小組委員會 提供扶輪社資訊和訓練來提昇他們成功地向扶輪基金會申請獎助金資金的能力。 鼓勵最高階級的管理工作，包括準時向基金會繳交已被認可的獎助金之報告。 優良的行政管理如何支持扶輪基金會的籌款活動? 捐款的行政管理是指: 讓捐款人直接參與在他們的捐獻. 向捐款人保證他們的捐獻已經被有效的運用 定期向捐款人報告他們捐獻的處理與投資 捐款人的捐獻如何使基金會計畫案受益之影響報告。 * 2005 Manila Zone Institute * 2005 Manila Zone Institute