内蒙古自治区社会保险电子档案信息系统建设方案.docVIP

附件1 内蒙古自治区社会保险电子档案信息系统 建设方案（征求意见稿） 为规范、有效的利用信息技术手段开展社会保险业务档案管理，实现社会保险档案为参保个人“记录一生、跟踪一生、服务一生、保障一生”的目标，特制订本方案。 一、建设目标 自治区按照人力资源和社会保障部统一规划，以“精细管理，便民利民”为宗旨，建立全区统一的社会保险电子档案信息系统。全区社会保险电子档案信息系统将以社会保险业务为突破口，在全区推广业务档案的标准化、影像化、电子化管理，全面提升人力资源和社会保障部门的办事效率，使档案能够更好的为参保人员服务。 二、建设原则 （一）统一规划、分级部署 自治区按照“统一建设、分级部署”的建设模式，统一开发自治区社会保险电子档案信息系统，在自治区和盟市两级部署应用。建设自治区电子档案数据交换中心，集中存储交换电子档案数据，全面支撑档案信息的异地查询和转移业务。盟市通过社会保险电子档案信息系统管理本地档案，实现电子档案管理的规范化、标准化。 （二）统一接口、共享应用 自治区将统一建立电子档案信息系统与社会保险信息系统、社会保障卡系统的电子档案实时接口，将社会保障卡作为电子档案信息共享应用的入口，通过直接读取社会保障卡内个人参保信息快速检索电子档案信息，实现全区社会保险电子档案的共享应用。 （三）技术先进、安全可靠 全区社会保险电子档案信息系统采用先进的技术、硬件和网络平台，在满足当前业务需要的同时，兼顾适应未来业务拓展的需要。安全设计上，通过独立的身份认证系统、权限管理机制、数据安全加密和日志审计等方式，确保系统应用和数据安全。 三、建设内容 （一）总体结构 自治区将采用集中和分布相结合的两级部署模式，统一开展全区社会保险档案信息系统建设。在自治区端部署数据交换中心，集中存储档案条目数据；在盟市端部署电子档案系统，管理盟市档案（详见下图）。 （二）功能结构 全区社会保险电子档案管理信息系统主要包括文件管理模块、预归档模块、档案管理模块、档案利用模块、业务管理模块和系统管理模块（详见下图）。 文件管理 社会保险档案在归档进入档案管理系统之前以文件形式存在。文件管理模块的主要功能是通过接收制度和征集方法，将分散在各单位、各部门的文件集中收集、整理入库。其中，收集数据文件包括上级机关下发的文件、单位发出的文件、从OA系统中收集到的数据以及对文件进行扫描录入(此功能支持批量扫描和单页扫描以及单双面扫描，并根据设置的前缀信息自动生成文件名称)。批量挂接功能包括根据文件命名规则，将电子文件上传到服务器生成记录，并建立与父记录的挂接关系。版本管理功能包括记录数据变更信息，形成历史记录，便于用户追溯历史信息。版本管理功能还提供检出、检入、取消检出、查看版本记录功能，用于维护版本记录。 预归档管理 预归档管理模块的主要功能是按文件在来源、内容、时间、形成等方面的历史联系，对档案进行系统分类、组合、排列、编目，将外部数据按照规则导入到综合档案管理系统中。导入功能支持导入xml、txt、mdf、excel等多种文件格式，支持将其他数据库中的数据导入到当前系统中。系统将根据设置的对应关系，使不同结构的数据之间可以相互转换。数据导入时，支持覆盖导入和生成新记录两种方式。档案管理员将整理预归档库中的数据记录，不合格文件退回到文件库，合格的数据进行保管期限划分、组卷、编号等数据整理，将数据归档到正式档案库，形成正式档案。组卷可由用户手工将文件记录插入到指定案卷下，形成卷内目录。也可由系统自动进行组卷，根据用户设置的组卷条件，将文件记录自动添加到案卷下，形成卷内目录。用户可选择案卷进行拆卷操作，将卷内目录拆离，以便进行重新组卷。用户通过手工调整案卷号、件号等信息后，系统自动根据年度、保管期限、分类、件号等信息进行排序显示。用户可以根据当前显示信息的通过编号功能，生成档号或其他所需的案卷流水号信息。系统提供制作好的报表，用户根据打印需要选择对应封面、全引目录、备考表等报表模板进行打印。 档案管理 档案管理模块实现对电子档案的检索、统计、鉴定销毁、库房管理、脱机保管、借阅管理和档案编研等应用。档案检索是开展档案管理工作的基本手段，是开发档案信息资源的必要条件。电子档案管理系统提供了模糊检索、属性检索和高级检索三种检索功能。档案鉴定和销毁是指对档案的价值进行鉴定，全面考察档案的现实和历史作用，决定档案的留存或销毁，确保档案的质量。电子档案管理系统根据保管期限和归档日期，自动鉴定出需要进行销毁的档案。根据鉴定结果打印销毁单，待审批通过后，将档案进行销毁。库房管理模块是对库房的柜架信息、档案在库房中的存储位置、库房的利用情况以及库房的温度进行管理。脱机保管模块是指建立脱机存档库，可以通过新建文档库功能，选择“脱机存档库”模板建立脱机存档库，脱机存档库用于记录脱机介质信息