合同事务处理规程.docVIP

珠海华发集团有限公司 合同事务处理规程 为进一步提高华发集团有限公司本部及各下属公司、机构（以下简称“公司”，股份公司除外）规范化管理水平，明确合同起草、审查、签订、移交及归档、履行、评估各阶段的操作标准，制定本规程。 一、合同工作分工负责 1、合同承办部门负责合同文本的制作、送审、呈批、签署及移交归档。 承办部门的划定：工程类的合同及通过公开招标或邀请招标方式确定合作对象的合同，以采购招标部为承办部门；其他合同以直接相关业务部门为承办部门。 2、合同履行部门负责合同的登记、履行及监控。 履行部门的划定：与合同交易事项直接相关的业务部门为合同履行部门。 3、合同审查部门负责对合同文件进行审查并提出修改意见。 审查部门的划定：审查部门包括法律事务部和合同条款所涉其他专业部门。 法律事务部对合同内容及合同形式的合法性负责,并从法律责任上防范商业风险。 其他专业部门对有关专业条款的合理性及合规性负责。 二、合同分级管理 1、公司合同分为一般合同和重要合同。 重要合同的划定界定标准： （一）合同标的额达到或者超过人民币一百万元的（常用合同类型除外）； （二）合同交易类型系承办部门初次办理的； （三）主管领导交办或其他涉及公司重大利益的合同。 2、对于重要合同，承办部门须通知法律事务部参加合同的谈判工作，并在合同签署之后通知法律事务部进行合同交底，由法律事务部解释有关风险点，明确履约的重点事项。 三、合同初稿送审条件 1、公司已提供合同模版的，应按照模版制作合同初稿；未提供合同模版，但已有经各专业部门审查确认的同类型合同的，应参照该审查过的版本制作合同初稿。承办部门应对合同初稿进行预先审查，保证合同初稿的质量。 2、合同初稿用电子版word文档形式制作成清洁版，以电邮附件的形式发送至法律事务部及其他相关专业部门的工作邮箱。邮件正文需说明背景情况、待审查重点内容、注意事项、审查时限、承办人姓名及电话联系方式等。 3、合同初稿送审时须向法律事务部提交下列文件： （1）采用招标方式确定合同相对方的，须附招标文件（最终版）; （2）送审合同是补充协议或合同解除文件的，须附原合同（最终 版）。 4、一般合同须提前至少1个工作日，重要合同须提前至少2个工作日发送至审查部门对接人，同时抄送给该部门负责人，并口头通知对接人。 5、送审的合同文本不符合上述条件的，合同审查部门有权退回承办部门，迟延的责任由承办部门承担。 四、合同审查规则 1、各审查部门在时限内完成合同初稿的审查并回复。审查意见应明确、具体，并以修订模式或批注方式体现。 2、审查部门应尽量一次性出具审查意见。对于关键性条款，经审查部门负责人同意后，可出具补充审查意见，但须在签署前及时提出。 3、承办部门应采用修订模式将各方意见汇总到合同文本中。对于审查部门发现的需由其他部门研究解决的问题，承办部门要认真牵头解决并给予回复。 4、任何新一轮的文字改动均应以修订模式显示。否则，由改动者承担一切责任。 5、如有审查意见承办部门认为可不予采纳的，承办部门应以电子邮件或其他书面形式做出说明。若审查部门认为未采纳的意见涉及重大的实质性风险，经再次提出而承办部门仍不采纳的，由承办部门与审查部门报共同上级领导决定。 五、合同呈批规则 1、承办部门根据审查意见制作完成合同的“拟呈批版”，并对全文进行文字校对。校对人对合同文本语言文字的正确性、连贯性、一致性负全责。 2、承办部门在将合同呈批前向行政部门领取合同编号，并固定使用于同一份合同文件。承办人将校对后的电子版以“**合同（或招标文件）-拟呈批版（合同编号）”的文件名发给各审查部门审核确认，并在邮件正文写明该文本为拟呈批版。 3、合同拟呈批版取得各审查部门确认回复后，由承办部门打印成纸件，校对人再次校对，在文本末页加注校对人姓名，在正面骑缝处盖部门章。 4、承办部门填写《合同呈文审批表》连同上述文本以及下列资料交法律事务部一并审查： （1）合同相对方的资料： ① 工商登记资料（原件电子扫描件或加盖公章的复印件）。如为境外企业，应提供所在国/地区有权机构核发的企业注册登记证明； ② 签字代表的资格证明文件（加盖公章）； ③ 合同对资质有要求的，相关资质证明（原件电子扫描件或加盖公章的复印件）； ④ 招标文件中要求提交的其他证明文件。 （2）公司审批流程资料： 签批完成的事项请示《呈文审批表》和确定合作对象《呈文审批表》（复印件或扫描件）。因故尚未签批完成上述表格但已获公司主要领导批准的，须在电邮中说明。 承办部门未满足上述要求的，法律事务部可退回全部资料，补齐再审。 取得法律事务部在合同文本正面加盖骑缝章后形成合同“呈批版”。 5、承办部门将《合同呈文审批表》连同合同“呈批版”，并附上本规程第三条第3款及第五条第4款所列资料交各相关部门和有关领导审批