怎样做好公室工作PPT.ppt

主要内容 一、办公室职能定位 二、办公室主任定位 三、办公室人员应具备的素质和能力 四、办公室的主要工作任务 四、成立会议筹备组（下设秘书组、会务组、宣传组） 组长： 蒋成双 副组长：金国亮 莫汉清 汪国梅 喻艳芳 1、秘书组：负责会议文件材料的准备 组长：李成 成员：姚光华 钱辉 吕树胜 陈孝凯 张新海 李先进 徐旭红 潘剑文 刘辉 2、会务组：负责会议代表接送、餐饮、住宿等相关工作 组长：喻艳芳 成员：张新海 吴汉生 王蕾 刘建 郇长俊 艾军 王燕 梁敏 3、宣传组：负责会议宣传报道工作 组长：陈同尧 成员：沈慧慧 徐傅迪 六、会议准备工作任务分解如下： 2010年2月25日 王蕾、郇长俊 王燕、梁敏 会议签到 2010年2月24日前 刘建 会徽及宣传标语的制作 2010年2月10日前 黄煜卿、陈孝凯 2010年党风廉政建设责任状 2010年2月10日前 喻艳芳、梁敏 集体合同民主协商会 2010年2月10日前 喻艳芳、梁敏 三个专项集体合同 2010年2月2日前 钱辉起草 金国亮审稿 2010年各单位经营管理目标责任书 2010年2月2日前 姚光华 2009年预算执行情况及2010年预算报告 2010年2月2日前 刘辉起草 莫汉清审稿 职工提案回复处理意见报告 2010年2月2日前 徐旭红起草 钱辉审稿 2010年方针目标 2月2日前完成初稿 2010.2.10定稿 张新海起草 喻艳芳审稿 工会工作报告 2月2日前完成初稿 2010.2.10定稿 潘建文起草 汪国梅审稿 党委工作报告 2月2日前完成初稿 2010.2.10定稿 李先进起草 莫汉清审稿 行政工作报告 2010.1.14日前 蒋书记主持 筹备组会议 完成时间 责任人 准备工作内容 2010年3月2日前 沈慧慧 会议报道及会后宣传 2010年2月26日 徐傅迪 会议摄影摄像 现在至会议结束 莫汉清 会议筹备工作协调 2010年2月10前 莫汉清 会议总预算 2010年2月26日 喻艳芳、刘辉 海星奖奖状、奖牌及表彰 2010年2月25-27 吴汉生 会议代表用车调度 2010年2月25-26日 李成、吴汉生 会议代表接送 2010年2月26日 邱明、王元韵 民主评议领导干部 2010年2月24日 王蕾、艾军 代表台签、会场布置、 就餐台签 2010年2月23前 王燕、梁敏 会议代表住宿房间安排 2010年2月23前 张新海 会议用餐安排 2010年2月23前 刘建、郇长俊 会议文具采购、文件装袋 2010年2月20前 李成 会议文件统一印制 2010年2月10前 李成 会议指南编制 2010年2月10前 莫汉清 特邀上级领导参会 2010年1月15前 刘建 会议通知的印发 2010年2月10前 刘建 参加会议人员确定 2010年2月10日前 吕树胜 《安全生产责任书》和《治安综合治理责任状》 4．关键环节和注意事项 (1)根据不同的会务经费性质选择不同的会务场所，并进行不同的大小会议场所布置；? (2)对于嘉宾的接待方式与要求；? (3)会务交通的安排； (4)会务期间的饮食安排，特别是注意不同民族和不同地域客人的饮食安排必须分别对待。? (5)会务住宿安排； (6)宾客返程的时间及交通方式的安排；? (7)会务细节：细节的注意直接影响会务活动的成败；? (8)其他。 （三）办事 办公室一切事务性工作都是“事”。广义地理解,“办文”、“办会”也是“办事”。所以，面对如此纷繁庞杂的事务,秘书的关键是摸索出事理,掌握规律,举一反三,才能尽量办好所有的事。 1．二航局办公室日常工作 （1）负责信息搜集、调研、上报，提供决策咨询。 （2）协调行政部门间管理工作，检查督促各项工作计划、决议的落实，每月编制《督办通报》。 （3）负责公司公文处理及指导工作。 （4）起草公司行政综合性报告及其它重要文件。 （5）负责公司综合性会议、总经理办公会组织及会务工作，编发《会议纪要》 （6）负责公司行政印鉴及介绍信的使用和保管。 （7）负责公司档案的收集、整理、保管、统计、鉴定、利用等工作。 （8）负责公司来信来访的处理和接待工作。 （9）负责公司总部的传真和收发管理。 （10）负责综合性的接待工作。 （11）负责公司总部职工的医疗卫生工作。 （12）负责公司总部的小车管理。 （13）协助总经理处理日常性事务工作。 （14）参与公司中长期战略规划的制定。 （15）参与公司重大突发事件的处理。 （16）负责公司和领导下达的其它临时性工作。 2．对外接待 （1）认真细致地做好接待前准备 首先，要沟通情况，了解意图。在接到上级机关或对方的明传电报或电话后，要立即向有关领导汇报，并主动与对方取得联