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档案管理工作缺陷及改进 档案是直接形成的历史纪录，它全面、客观地反映了各个不同历史时期、不同背景条件下发生的重大事件、重要人物及重要工作，是历史的客观真实反映。随着我国经济社会的快速发展，档案工作在新时期也面临着新机遇、新挑战，因此，根据新时期的要求，准确把握档案工作的特点，使档案管理达到现代化，是目前档案工作的重要任务。为此，我们有必要对当前档案工作中存在的问题加以梳理，并提出有利于档案现代化的措施。 1、目前档案管理中存在的问题目前我国档案管理工作的水平普遍较低，主要存在以下问题： 1.1对档案管理工作的重要性普遍认识不足，重视程度不够。 长期以来，相当一部分地区和部门普遍对档案管理工作的认识存在着一些误区，认为档案工作就是保管事务性工作，不是部门的主要工作，只要不丢失，不泄密，能应付外调、查档就可以了。 同时，档案管理人员身兼数职的现象较为普遍，不能集中精力做好档案管理工作。 1.2.档案专业人才匮乏。目前我国档案专业人员队伍在专业素质、理论水平、文化程度等方面参差不齐，与时代发展的要求相距甚远，主要表现为档案专业人员较少、专业知识老化、知识面较窄，知识结构不合理、计算机应用能力低等。许多档案管理人员的管理水平停留在传统的经验上，思想观念和管理水平跟不上时代的发展，缺乏创新和活力。特别是进入21世纪，熟悉档案内容，能进行档案信息深层次研究和开发的专业人才十分匮乏。 1.3档案管理不够规范。目前，在一些大的企事业单位或者是专业的档案馆，普遍存在管理不规范的问题，主要表现为：档号不规范；案卷标题不规范；大部分案卷缺少卷内目录；组卷混乱现象比较严重。这些问题的存在，严重阻碍着档案工作的现代化。 1.4档案管理制度不健全。目前，许多地区和部门不重视档案管理这项工作，使得档案资料收集的内容、整理的范围、分类的标准、移交手续、查询登记等都没有制定严格的管理制度，全凭管理人员的随意性来完成。虽然一些地区和部门按照有关要求制定了适用于本地区本部门的、较为健全的管理制度和各级各类人员工作职责，而涉及档案管理的制度、职责较少，没有相关的制度和检查考核措施。 1.5档案检索效率不高。档案检索方式有手工检索和计算机检索两种方式。目前，传统的手工检索占有很大比重。各档案部门在手工检索的途径上做了大量的工作，编制了多种形式的检索工具。在编制检索工具中出现了求多不求精的现象，误认为编制的检索工具越多档案工作服务质量越高。 1.6信息开发和编研工作上有误区。一些档案部门为达标升级、应付检查，随便选几个题，人人都来编研，使编研产品层次低、质量差、实用性不大。有的选题虽好，但因编研时间过长失去了时效性而影响了作用的发挥。 综上所述，档案工作面临深刻的变化，这些问题的出现既是我国现代体制出现的一种转折，也是科技不断发展的必然。因此，我们必须正视现实，应对形势的要求，改进档案管理的方法，使档案工作更具现代化。 2、提高档案管理水平的措施 档案的根本目的在于利用，因此，只有提高档案工作的管理水平，才能为各地区、各部门的建设和发展提供更加快捷的服务。 2.1提高认识，加大对档案工作的投入。领导的重视是做好档案工作的重要保证。各级部门应高度重视档案管理工作的重要性，将其纳入到议事日程。建立档案管理领导小组，定期对档案管理工作进行检查、指导、督促，发现问题及时解决。同时，加强有关档案法律、法规的学习，进一步明确档案工作是各部门义不容辞的责任和义务。要舍得投入，档案工作经费做到年初有预算安排。特别是对档案的档案维护、档案保护和抢救、档案信息化建设等方面所需费用要予以重点保障，要有专项预算。 2.2加强学习，提高档案人员的专业技能和素质。档案管理者的职责就是维护档案的完整与安全，做到不坏、不丢、不散、不乱。不坏是指对档案保管的完好无损，不致因各种不利因素而使档案损坏；不丢指要保证档案绝对安全，不致因工作疏忽而使其遗失或被窃；不散是指档案保管相对集中，不致因档案的分散保管而使档案管理不便；不乱，就是要求档案保管整齐规范，有据可循、有目可查。档案管理者在工作之余必须加强理论学习，提高档案方面的理论修养，充分认识档案的价值，增强档案管理工作的责任心和法制观念。同时，扎实有效地推行专业继续教育，提高现有人员的素质。当前社会和经济生活处于快速发展时期，新的行业和领域不断形成，这些对档案业务的管理、服务等各项工作提出了新的要求和挑战。档案人员应努力学习，拓宽视野，了解所涉及工作领域的现状及发展动态，提高自身素质，运用档案学科新理论、新技术来指导和改进档案工作，实现单一型向多样复合型转变。 2.3建立健全档案管理制度。首先，必须从思想上深刻认识档案管理工作的重要性，认识到将有价值的资料有序地分类归档、编号保存，有利于工作