当你的文档一团糟时,也许你该想想是不是没做好文件管理了.pdfVIP

当你的文档一团糟时 ，也许你该想想是不是没做好文件管理了 这篇文章通过需求分 这个角度去描述另一个主题 ，也算是另一种总结的写法尝试… 上周周末的时候 ，重新翻了一遍自己做第一个产品时的一些产出内容 ，包括 ：竞品落地方案的对比 、新产品形态、新产品E- R图、各个用户故事的分 等等 ，每个文件都有好多版本 ： 以现在的眼光 ，一个个文件 ，重新复盘了一遍当初做的东西 ，收获颇多。 很庆幸找回了这些工作上的文件 ，不然也无法向过去的自己学习。同时 ，也又是意识到了一件事 ， 那就是 ： 文件的良好命名和版本留档真的非常的重要 ，甚至 ，关系到了每个人的自我成长 在阐述为何重要之前 ，大家可以先尝试回答下面的两个问题 ： 1、什么叫文件的良好命名 ？ 需求列表 3.5需求列表 XX产品的需求列表 XX产品的需求列表- 1 XX产品3.5版本的需求列表 XX产品3.5版本的需求列表-8.18 XX产品3.5版本的需求列表-8.18 ：增加个股页优化功能 以上都可以是同一个文件命名 ，想一想 ，选出你觉得比较好的。 2、什么叫文件版本留档 ？ – 情况1 ： XX产品的需求列表 – 情况2 ： XX产品3.1版本的需求列表 XX产品3.1版本的需求列表 XX产品3.2版本的需求列表 XX产品3.3版本的需求列表 XX产品3.4版本的需求列表 XX产品3.5版本的需求列表-8.10 XX产品3.5版本的需求列表-8.11 XX产品3.5版本的需求列表-8.12 以上也都可以是同一个产品你看到的留档方式 ，同样想一想 ，再选出你觉得比较好的。 …假装过了10秒… 大胆揣测一下 ，我觉得有很多童鞋会想当然的认为 ，越详实的命名越好 ，版本留的越多的越好。 其实不是的 ，以上的两个问题都没有一个统一的答案。为什么呢 ？ 很简单 ，因为做任何事情 ，都存在“需求”两字 ，即使细小如文件命名和留档也一样 需求不同 ，又 如何以一个统一标准去评判好与不好呢 ？ 想要说清楚这个问题 ，下面就要结合具体的场景啦 ： 一、基本需求 ：识别和找到文件 能够被识别和找到 ，这是文件存在的最基本需求。 那如何判定为“被识别”呢 ？举个例子 ： 左边是大头虾先生的方式 ：系统自动命名 ，只用123来做区分 ； 右边是细心小姐的方式 ：清晰表达文件内容 ； 虽然右边确实“看起来”比较好一些 ，但是这样就可以说左边的命名一定比右边的不好吗 ？未必。我 们给这个例子加一个具体的用户使用场景 ： 某天 ，大头虾先生和细心小姐两个人同时接收到一个任务 ：分 产品的3.3.0的数据。于是 ， 他们就从第三方统计平台上下载了他们需要的数据 ，进行统计计算。但是 ，这个第三方平台 有个特别不好的地方 ：它无法一次性下载所有需要的数据 ，得一个个case的下载 ，因为这 一点 ，他们俩下载了一堆的case数据。然后再一个个case计算 ，把最终的结果一个个填写到 汇总的表格里。 在这种场景下 ，很多文件都是一次性或者临时使用的 ，并不会长久留档。这样的话 ，左边这种默认 命名的方式是不是就更加高效了呢 ？至少省掉了重新取名字的时间。 因此 ，对于那些生命周期特别短暂的文件 ，文件命名要求是什么呢 ？ “新建文件n.xlsx”即可。 二、效率需求 ：快速找到需要的文件 这个需求就可能存在两种情况了 ： 用户在文件创建不久的一段时间内能够快速找到它 ； 用户在文件创建相当长的一段时间内还能够快速找到它 ； 举个类似上文的例子 ：（右侧不同了 ） 左边是大头虾先生的方式 ：系统自动命名 ，只用123来做区分 ； 右边是细心小姐的方式 ：清晰表达文件内容 ； 如同上面一样 ，我们附加一个使用场景 ： 另外的某天 ，大头虾先生和细心小姐的Boss说 ，“给我一下产品3.1版本的数据分 文件 ，我 想回顾一下历史的数据情况怎么样。”细心小姐很快就把文件找到了 ，而大头虾先生还在各种 新建文件夹.xlsx中挣扎。 在这种场景下 ，文件是长久需要被使用 ，会留档的。如果依旧采用左边这种自动命名的方式的话 ， 在某个需要用到文件的时刻 ，你可能就会遇到所有的文件都是“新建文件n.xlsx“的尴尬情况了。 （千 万不要太自信于自己的记忆力 ）这个时候右侧的命名就能够很好的解决了我的问题 ，帮助我更有效 率的找到想要的东西。 因此 ，对于那些生命周期比较长的文件 ，文件命名要求是什么呢 ？写清楚文件承载的内容 “XX产品