【2017年电大考试整理】专科办公室管理期末复习题(小抄).docVIP

专科办公室管理期末复习题(小抄) 办公室四、设计题（每小题10分，共20分） 1．总经理把保管单位公章和盖印的任务交给了秘书小付，小付应该怎样做？ 答：小付应把印章放在办公室装锁的抽屉或保险箱内，钥匙随身携带；每次用毕应将印章加锁存放，随印随锁；如因事外出，须经批准交他人代管。加盖单位公章，须经总经理批准，并审核签名；并要将盖用文件名称、编号、日期、签发人、领用人、盖章人等项详细登记。加盖印章必须做到用力均匀，使印章端正、完整。 2．某中外外资公司总部德方总经理来访恰逢生日，上司要求文员小陈购买礼物赠送，小陈应如何办？要考虑哪些因素？ 答:清楚德方总经理的爱好、文化背景、性格习惯等；征求上司意见或同意，在允许的钱款额度范围内选购礼物；比较合适的生日礼物是有中国特色的、总经理又比较喜欢的物品；赠送的礼物应去掉包装上的标价，并应请商店用精美包装纸重新包装一下；附上贺卡写上中国公司的名称，让上司亲自送给德方总经理。 1．文秘人员如何主持会议？应注意哪些细节？ 答：1．文秘人员如果在会议上要发言，应先把要讲的内容作一个总结结构的构思，简略记下发言的要点。 会议上注意自己的表情和说话的语调，并控制发言的时间。 对发言内容加以引导，提醒时间有限。 在会上可分配工作任务，认真倾听其他人意见，不要当众批评某个人。最后作总结，统一认识。 要求与会者记笔记，自己做好笔记并把每次会议纪要的打印件放进文件夹。以作查证。 2．上海某企业欲与德国某企业合作，德国以品牌、技术入股，利用上海比较便宜的原材料和人工，共同生产国内紧缺的产品。德国代表团一行9人将于8月下旬来访，商议合作的具体事宜，办公室主任请小李作好准备。假如你是小李，你怎样设计这个接待方案？ 答：（1）接受任务（2）了解来宾、制订计划（3）预订食宿（4）欢迎来宾、商议日程（5）礼节性拜访、宴请（6）正式会谈（7）签订协议书（8）陪同参观游览（9）互赠礼品（10）欢送来宾、接待小结 1．小李是刚到公司的文员，公司办公室内有各种文件柜、储物架、书报架，办公室主任给她配置了带锁的办公桌、电脑、电话机，还给了她新的文件架、文具用品盒、各种笔、胶水、剪刀、参考书、需要翻译的资料、公司印章、印盒、墨水、复印纸（2刀），要求小李整理好办公桌，把东西分门别类放置在适当的位置。小李应该怎么做？ 答:电话放在办公桌左边，便于左手摘机，右手做记录；电脑放在右边； 新文件夹放需要翻译的资料，在文件夹上贴上相应的标识条； 各种笔、胶水、剪刀、印盒等文具分门别类放在文具用品盒内；参考书应该放在桌子上面或伸手可以拿得到的抽屉里； 公司印章放入办公桌带锁的抽屉内； 墨水放置在储物架底层，复印纸放在下面几层。 来电单位 来电号码 来电者姓名 分机 来电时间 年 月 日 时 分 BP机或手机 内容摘要： 上司批示 处理结果 记录人 1．某公司成立不久，业务就非常繁忙，电话不断，上司要求文员小胡设计一个电话记录单。小胡应该怎么设计？ 1．康桥宾馆位于本市南京西路45号，是个中型宾馆，有会议室、餐饮、停车场等，某企业准备在11月15日上午9:00到12：00召开全厂中层干部大会，讨论第二年产品发展和销售计划，地点就在康桥宾馆的12楼会议室。这次会议由总经理办公室负责安排。办公室主任让小付拟一个会议通知。他应该考虑哪些问题？雨天，在利达公司内召开的新产品推介会结束了。公司的大型会议室有各种会议用品，室外有接待处，公司还租了汽车来接送来宾，为圆满结束这次会议，办公室人员在会后应该做些什么工作？在赠礼前必须搞清赠礼目的，如是为周年庆典、生日、结婚、荣升、乔迁，或是圣诞节、中秋节等； 还要清楚赠礼对象身份、爱好、文化背景、性格习惯等；在日历上应该清楚地标明节日活动安排以引起上司的注意。时间如何取决于当地的购物环境。还应熟知以下规则：除非上司有特殊的要求，不必送太昂贵的礼物，只要用心为对方选择适当的礼物即可。要看对方的实际情况选择礼品，做到恰如其分，适合对方。赠送的礼物应去掉包装上的标价，并应请商店用精美包装纸重新包装一下。如果不是亲自送礼，应该在礼物的外包装上写上赠送者的姓名或附上名片、贺卡。文秘人员应准备一张节日礼物名单，上司可以在上面作一些增减，表示是否同意你提的建议或者提出一些其他的意见、以及标明价格范围。2．文秘人员在单独或随同上司旅行结束后， 要做好哪些工作？ 答：（1）整理好旅行过程中所有的单据、凭证，送上司审阅、签字后向财务部门报销，或者结算预支的出差费用。（2）回到公司上班后，应将出差过程以及有关事务写出工作汇报。如果是与上司同行的，可根据上司的原始记录整理出报告，送上司过目或批准，然后存档备案。（3）尽快恢复正常