公文管理制度选读.docx

湖南微科新材料有限公司公文管理制度（意见征集稿）目的为了规范公司的公文处理，使之制度化、科学化，参照《国家行政机关公文处理办法》、《企业公文管理规定》制定本办法。管理部门综合部是公司公文管理归口部门。公文定义及分类定义：公文是指公司内部以及和其它组织之间为处理组织内外事务而形成的各种来往和记录的文本。主要包括决定、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要、决议、制度等，具体用法如下表：公文形式一般用法决定适用于对重要事项或重大行动做出的安排；任免和聘用中、高层管理人员等。通知适用于公司转发上级政府部门或不相隶属单位的公文；发布规章；传达要求各部门需要周知可共同执行的事项等。通报适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况等。报告适用于公司向上级政府或主管部门、分公司向上级政府或总公司汇报工作、反映情况、提出意见或者建议、答复上级部门的询问等。请示适用于公司向上级政府或主管部门、分公司向上级政府或集团公司请求指示、批准等。批复适用于总公司答复各分公司请示事项；公司答复相关部门请示事项；部门答复相关人员请示事项等。公函适用于不相隶属的单位之间相互商洽工作、询问和答复问题等。会议纪要适用于记载和传达会议情况和议定事项等。决议适用于公司董事会会议议定的重要事项等。制度适用于公司明确和规范各项具体工作。（二）根据公司需要，方便管理与识别，将公文分为四大类：公文类别具体内容及要求A类指红头文件，主要用于公司下发各种正式的规章制度、通知、决定、指示、决议、通告以及向上级相关单位送达或传递的请示、报告、意见、通报等公文。A类公文统一由综合部负责印制、用印、发送、归档；其他部门一律不得自行向上、向下或对外印发此类公文。B类指红头公函，主要用于与公司平行的或不相隶属的单位之间互相商洽工作、询问和答复问题所使用的正式公文。B类公文统一由综合部负责印制、用印、发送、归档；其他部门因工作需要可通过综合部印发此类公文。C类指对外非红头公文，主要用于公司或各对口部门与外部相关单位之间，不用红头文件、公函形式传递的各种公文。C类公文均由拟文部门负责印制、发送、保管，综合部负责指导、修正。D类指内部非红头公文，主要用于各部门在公司内部向上级领导汇报工作或与部门之间传达工作信息而不用红头文件、公函形式传递的各种文件。公文版式制定标准公文用纸：除有关单位特殊要求外，各类公文均采用国际标准A4型（210㎜×297㎜）打印纸（或复印纸），允许误差±2㎜页面设置： （1）A类和B类公文页面设置为：上边为25.4㎜，下边为25.4㎜，左边为28㎜，右边为26㎜。 （2）C类和D类公文页面设置原则上为电脑自动默认设置，即：上边为25.4㎜，下边为25.4㎜，左边为31.7㎜，右边为31.7㎜。3. 装订要求：A类和B类公文必须在左侧上下双钉匀称装订；C类和D类公文可根据版面装订。行文规则外部行文规则。公司内除综合部外，其他部室不得对外正式行文，其他部门要对外行文的，到综合部进行办理。内部行文规则。（1）各部门向上级领导的请示、报告、汇报等上行文材料，均应按一级对一级负责的原则同时结合公司其他相关制度程序进行审批。（2）公司内相关部门须对其他部门送达公文的，由部门起草，由综合部批准后方可送达其他部门。部门间应尽量避免用发文形式解决一般性的问题。 3.以公司、董事会或监事会的名义向各部室下发的通知、指示、命令、制度、决定等下行公文中，重要的行政公文需用红头文形式行文。 4.一般书写要求：有模板的按模板要求进行书写，无模板的参考下列书写。（1）公文标题居中排成一行或数行。（2）公文标题用2号宋体加黑。（3）正文用3号仿宋。（4）结构秩序数，第一层为“一”；第二层为 “（一）”；第三层为 “1”；第四层为 “（1）”。（5）成文时间用汉字，零可写为0，右空四个字。收文处理流程及说明定义：本收文处理是指收到公司外部文件及部门提交给公司的文件的办理过程，包括签收、登记、审核、分发、批办、催办等程序。序号节点工作内容描述相关成果输出1签收并登记公司外部文件及部门提交给公司的文件需办理的公文，应交予综合部行政体系专员进行签收，签收人员应进行登记，填写《公文收文登记表》。《公文收文登记表》2审核对于部门提交给公司的文件以及公司外部文件，需交予综合部主管及副总进行审核，主要审核是否应由本部门办理，是否符合行文规则，内容是否符合法律法规，文件格式是否符合规定等，审核不通过说明原因，退还呈送部门，填写《公文处理单》。《公文处理单》3分发阅批经审核合格的公文应及时交予相关领导进行阅批，填写《公文处理单》。《公文处理单》4办理及催办阅批后的文件应及时交予承办部门进行办理，各部门收到公司下发的公文，应办理签收手续并按时办理相关事项，填写《公文处理单》，对收到的急件公文在签收表上注明回复时间，需要研