行政人员如何面对公文.DOC

行政人員如何面對公文 本篇文章：「」 個人25年前自國稅局借調至財政部服務，在中央任職，每天要處理之公文多涉全國性之問題，公文之製作及處理均非常嚴謹，當時財政部上下各級之長官，在公文之專業上，造詣之高，其他部會無出其右，對公文品質之要求極為嚴格，個人有幸能追隨，在公文之製作及處理上，受益良多。 三、公務員要有處理公文之能力 公務員既然每日與公文為伍，對任何一件公文均須妥善而迅速的處理。首先應分辨公文之輕重緩急，重要的急件先處理，簡易的公文馬上辦，而複雜又沒有時間限制的，則可慢些研究。不過有些公務員分不清究竟那類公文是重要的，原則上，上級機關來文限時回復的公文、民意機關來文須於一定時間內答復之公文、以及長官交付速辦之公文，均屬重要及急件，均應優先辦結。 作為一位基層公務員，除了經辦和業務有關之公文須處理外，任何長官臨時交辦事項，亦須簽辦。任何一個公務機關，基層同仁人數眾多，機關首長不可能對每位承辦人均有所認識，但是承辦人之表現，往往可從公文處理之品質與效率上看出端倪，身為長官要瞭解基層承辦人之能力，最容易的方法，就是核閱公文時，看看是那個單位那位同仁承辦的。以我個人之經驗，看公文前先看卷宗是那個單位那位同仁，如果是個人印象中較粗心大意的承辦人，核稿時會特別小心注意；如是素質好的承辦人，較為放心，文稿大體看看則判發。 記得民國60幾年，個人還在臺北市國稅局擔任承辦人，當時之局長因曾車禍造成肢體行動不便，除主持會議外，幾乎未曾至各單位辦公室巡視，對基層同仁均不熟稔。個人當時為營利事業所得稅稽徵業務之主辦，國稅局報部之重要公文均由本人擬稿，因此，局長從公文上常會看到我的表現。突然有一天，我接到局長秘書通知，局長要召見我，當我進入局長室，局長正在核閱一件我所承辦之公文，他看到我問我是不是謝某某，我回答是，局長則說你這件公文辦得很好，不過，這裡應予修正，並當面鼓勵我，其實局長是想當面認識我這位承辦人。後來國稅局外僑組組長突然出缺，副局長推薦我擔任組長，局長未經徵詢即核定，這表示他平時已觀察我的能力，而我也是史無前例地從一位承辦稅務員直接升任審核員，而沒有經過股長這一關。 任何公務機關或者任何單位，公文均須經過審核，再由決行者判發。因此公文之審核甚為重要，而擔任公文審核者，多係機關之中階主管，每日面對無數之各類文稿，如何在有限之時間內核閱完竣，而不需再讓決行長官費心，核稿者處理公文之能力，著實攸關機關公文之品質與效率。個人認為不會撰寫公文之主管，就不知該如何改公文，因此，每個機關不僅對承辦人要予以公文寫作之訓練，對核稿之主管亦應加強其審核公文之能力。 至於機關之首長，每日行程滿滿，能處理公文之時間相當有限，而要核閱之公文均屬重要者，除了要有堅強陣容之秘書協助處理外，最後還是須靠自己去面對。如果秘書或幕僚核稿能力強，首長判發公文則輕鬆愉快；反之，不敢充分授權，幕僚又未能盡責，首長只好自己常常加班，甚至帶公文回家過夜。個人拜訪任何首長，看到其公文桌上公文一堆，大概知道這個機關處理公文之文化了。 四、公務機關應重視公文之處理 公文是代表機關之公文書，公文品質之優劣，即代表著機關整體素質的良窳。而公文之處理，重點在品質與效率兩方面，過去常常聽到一些機關首長抱怨，認為公文品質差，但儘管抱怨，卻未採取改善措施。行政院劉前院長曾對交辦一件公文，歷經半年才辦完，對外公開表示不以為然，即使當今吳院長亦曾為公務員處理公文無效率震怒，但主管機關還是毫無動作。個人曾因劉前院長對公務機關處理公文無效率有微詞時，將本處推動公文跳躍陳核之報告送行政院研考會副主委參考，不過還是沒有下文。經以上幾件事來看，公務機關處理公文之無效率已病入膏肓。其實一個機關是否重視公文之處理，端視這個機關首長個人之觀念與意志，只要有心重視，總是有辦法改變現狀，職是之故，是不為也，非不能也。 在公務體系裡，最要不得的是首長的鄉愿心態，只會對外抱怨，不會對內要求，一昧地讓不正常之現象存在著，卻沒有能力，也沒有膽識去改革它。或許好官我自為之，不要得罪部屬，反正三兩年就會高升，擇樹而棲。曾經有位首長是本人高中同學，因為相當熟識，當他向我抱怨其副首長不幫其審核，以致經常加班核閱公文，但他就是不會要求或拜託其幫忙，後來這位副首長他調後又回來升任該機關之首長，也有同樣的困擾，也一樣向我抱怨，這種惡性循環，就是「自食惡果」。 公文之處理既然對機關如此重要，身為機關之首長，不但要重視，更要致力於提升品質與效率，同仁才會不斷成長，才能展現優質機關的良好形象。 五、處理公文之技巧 前面說過公文之處理，重點在品質與效率兩方面，任何機關要提升同仁公文之品質與效率，一定要有手段，下面就以臺北市稅捐稽徵處多年來在這方面採取之措施簡述如后： (一)提升公文品質方面 1.簽辦公文是每位公務員每天必作的功課，沒有一位公務員天生就