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企业科技事业归档文件的整理 黔江区档案局 冉丽芳 什么是企业档案 一、企业档案的定义 企业档案是在企业活动中形成的原始历史记录，对今后具有一定的查考利用价值，保存起来的信息材料（包括文件、技术图纸、影片、照片、录音带、录像带等），或者简单地说企业档案是企业在各项活动中形成的全部档案的总和。 企业档案的分类1 党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职工类。 党群管理工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类，这类文件材料我把它划成一个大类（文书档案整理类）。按《 重庆市企业事业单位归档文件整理规定》（渝档发【2009】39号文件）执行。 产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类，这四类划成一个大类（科技档案类按卷整理） 企业档案的分类2 会计档案类（按渝档发【2010】26号执行）、干部职工类（按干部档案管理整理）各为一大类。 企业档案我把它分为这四大类（文书档案类，科技档案类(生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类)，会计档案类，干部职工类）。 今天首先讲文书档案的整理方法 按“件”整理业务规范 《归档文件整理规则》（DA/T 22-2000）。 2006年12月8日国家档案局第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》。 《重庆市企业事业单位归档文件整理规定》（渝档发【2009】39号文件） “件”的确定 归档文件：立档单位在其职能活动中形成的，办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料 归档文件整理：将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、装盒，使之有序化的过程 “件”的确定 件：件是归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件。 文件正本与定稿为一件（正式印件、领导签发手续、原始底稿） 正文与附件为一件（正文提及的“附件1”、“附件2”等） “件”的确定 原件与复制件为一件（因原件纸张或字迹不耐久，故需复制） 转发文与被转发文为一件 报表一套为一件 名册、图册等一册为一件 “件”的确定 外单位来文与本单位复文可为一件（最好各为一件） 本单位去文与外单位复文可各为一件（最好各为一件） 简报、会议纪要等一期一件 会议文件每份一件 会议记录原则上以一次会议记录为一件，也可一本（册）为一件（以本为单位时，最好是同一种类型的会议） 企业档案整理流程 收集----装订----（分年度）-----分类别------划定保管期限----排列---- 盖、填归档章 --- 编制归档文件目录-----装盒---- 上架 一、文件材料的收集 将属于归档范围的需要整理的文件材料收集齐全、完整。所谓齐全，就是把应归档的所有文件全部收齐，包括收文、发文，编了文号的文件，没编文号的文件，会议文件、记录等等；所谓完整就是指每份文件的正件、附件、底稿、签发单、处理签、领导批示等都收齐。 收集的方法 将应归档所有文件材料收集齐全、完整。可参照《企业档案工作规范》附录A：《企业文件归档基本范围与保管期限参考表》 收集要求 载体和书写材料适合长期保存 纸型规范：A4 16K 书写材料：碳素墨水 蓝黑墨水 禁用红墨水、复写纸、圆珠笔。永久保存的禁用复印件 打印件：推荐使用颜料墨水喷墨打印、激光打印，不推荐使用针式打印 传真件不适合长期保存 二、装订（一） 一般以每份文件为一件。修裱、去掉金属物、字迹模糊或易退变的文件需复制、纸张过大的需折叠。对划定为永久、30年和10年保存的文件将左、下侧对齐后分别按“件”用不锈钢钉或线左侧三孔一线进行装订。文件装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；收文处理单在前，收文在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文为一件时，复文在前，来文在后。 二、装订（二） 永久保管的，去掉金属物，线缝装订。防止金属物锈蚀后损毁档案 三孔一线法装订。 薄的文件材料：缝纫机线缝装订 三、（分年度针对积存档案） 按文件材料的形成年度集中 如2007年度的统计报表，于2008年1月25日形成，则归入2008年度的档案，于2009年整理归档 跨年度的成套会议文件，放在闭幕年归档 来文与复文作一件时，放在复文年归档 四、分类别 归档文件一般采用年度—大类或大类—年度进行分类。 黔江统一采用年度—大类进行分类。同一全宗应保持分类方案的稳定。 归档文件量大的企业、事业单位可设置多级类目或增设大类，归档文件量小的企业事业单位可以合并设置大类。 黔江区统一要求只设一级类目，排列顺序可按二级类目顺序排列，也就是《工业企业档案分类表》上的二级类目排列。 年度是指文件形成年度。 五、划定保管期限（一） 参照《企业档案工作规范》附录A：《企业文件归档基本范围与保管