第四章 现代会议文书服务.ppt

现代会议文书服务 【定向目标】 了解会议名称与会议议题 学会撰写会议筹备方案 理解会议议程的安排 熟练掌握会议记录及会议通知的写法 第四章 第一节 会议筹备方案 一、什么是会议筹备方案 二、会议筹备方案的作用 1．可以确保会议的周密组织 2．可以确保会议服务质量 3．可以确保会议沟通良好 4．可以确保领导意图得以贯彻落实 三、结构与写法 （一）标题 （二）正文 1．会议名称 2．会议的主题和议题 3．会议议程 4．会议的时间和地点 5．会议所需的设备和工具 第一节 会议筹备方案 三、结构与写法 （二）正文 6．会议文件 7．与会者的组成 8．会议的经费预算 9．会议住宿和餐饮安排 10．会议的筹备机构：大型会议要有筹备机构与人员分工 11．附件名称：会议通知和会议日程表通常要作为会议筹备方案的附件 （三）落款和日期 ? 四、会议筹备方案的形成与使用 1．会议筹备方案侧重于会议准备工作的组织与实施，内容不涉及会议宣传、 营销等内容 2．会议时间、地点、议程和经费等内容要写得详细具体 第二节 会议名称与会议议题 一、会议名称 （一）会议名称的确定 （二）会议名称的结构与写法 二、会议议题 （一）会议议题的确定 （二）会议议题的结构与写法 1．年会举办的时间 2．年会举办的地点（场所） 3．年会形式及节目来源 4．礼品发放方式 ? （三）会议议题的拟写要求 要注意： 排列顺序时尽量将相近的问题放在一起，将重点议题放在前面，将具有保密 性质的议题放在后面，以便不相关人员提前退场。 三、会议名称与会议议题的形成与使用 第三节 会议议程与会议日程 一、会议议程 （一）会议议程的确定 （二）会议议程的结构与写法 1.标题 2.题注 3.正文 （三）会议议程的形成与使用 （四）会议议程的写作要求 二、会议日程 （一）会议日程的确定 （二）会议日程的结构与写法 第三节 会议议程与会议日程 会议议程、会议日程、会议程序是有区别的： 1．会议议程是为使会议顺利召开所做的内容和程序安排，是会议需要遵循的程 序。它包括两层含义，一是指会议的议事程序，二是指列入会议的各项议题。会议议 程是整个会议议题性活动顺序的总体安排，不包括会议期间的仪式性、辅助性的活动。 2．会议日程是将各项会议活动(包括仪式性、辅助性活动)落实到单位时间，凡会 期满1天(即两个单位时间)的会议都应当制订会议日程。 3. 会议程序是一次单元性会议活动或单独的仪式性活动的详细顺序和步骤。 在使用上，会议议程和会议日程都是有关会议的时间的安排，都是在会前发给 与会人员；但会议议程只是会议进行中各项内容先后顺序的安排，会议日程包括除会 上内容外其他如报到、食宿、娱乐、交通等的时间安排。会议议程内容通常包括在会 议日程内容中，小型会议可以只有会议议程而没有会议日程。会议程序只供领导主持 会仪时参考，不发给其他与会者。 第四节 会议通知 一、什么是会议通知 二、会议通知的类型 三、会议通知的内容 四、会议通知的结构与写法 （一）公文式会议通知 1．标题 3．正文 2．主送单位名称 4．落款和日期 （二）书信式会议通知 1．标题 3．正文 2．称谓 4．落款和日期 （三）备忘录式会议通知 （四）请柬式会议通知 五、会议通知的形成与使用 1．小型会议通知，标题可只写“会议通知”四个字，正文用只要将会议 时间、地点、内容、出席（列席）人及与会的有关要求等在一段中写出即可。 2．大型会议通知在正文后会有附件，包括会议地点路线图、会议回执、 参会人员名单、会议讨论材料等。 第五节 会议发言稿 一、开幕词 （一）开幕词的结构与写法 1.标题 2.时间 3.称谓 4.正文：（1）开头部分 （2）主体部分 （3）结尾部分 5.结束语 （二）开幕词的特点 1.宣传性 2.提示性 3.指导性 4.简短性 二、祝酒词 （一）祝酒词的结构与写法 1.标题 2.称谓 3.正文 4.结尾 （二）祝酒词的特点 1.祝愿性