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PAGE \* MERGEFORMAT 1 关于加强档案管理基础工作思索 摘 要：档案是从现行的各种原始记录材料有条件地转化来的，它既是单位或个人在社会活动中出于需要自然形成的产物，又是人们有目的、有意识选择和保留的结果。档案管理基础工作包括收集、整理、鉴定、保管、检索、编研、提供利用、统计八个工作环节。本文主要针对档案管理基础工作存在的问题进行探讨，并提出了实行标准化、规范化的工作程序和方法，以提高档案管理基础工作水平，适应档案管理工作现代化发展进程。 关键词：档案管理；基础工作；现代化 随着社会的不断进步和发展,社会各项事业对档案的依赖性越来越强,档案在社会各项事务中的作用也显得越来越重要。这样就对档案管理工作提出了更高的要求,档案工作的现代化成为适应形势的必然结果,而档案工作的规范化、标准化也成为实现档案管理现代化的重要中间环节,实现档案工作的规范化和标准化除了搞好硬件建设的同时,做好档案管理的基础工作就尤为重要。 一、档案管理基础工作存在的问题 众所周知，计算机作为一种高效处理庞大复杂信息与数据的现代先进工具的首要特征就是要求输入计算机的各项原始数据，信息必须是准确和科学的，否则输入的数据与信息是“垃圾”输出的只会是更高级的“垃圾”。所以实行计算机管理的前提条件是要做好输入信息与数据的收集、整理、著录等一系列前处理性质的基础工作使其充分满足计算机工作的技术要求。 目前我国的综合性档案馆大多是馆藏内容庞杂案卷数量繁多时间跨度长且由于多年来一直处于封闭式管理之中档案管理仅以保管为目的以案卷不丢失为原则再加之每个历史时期档案的整理质量要求不同整理的规格不统一等情况形成了档案基础普遍较差的局面。主要问题集中反映在以下几个方面： 1.档号不规范没有目录号一卷多册现象较多 2.案卷标题不规范有标题但不能反映主题内容或标题缺少基本要素甚至没有案卷标题等现象较为普遍 3.大部分案卷缺少卷内目录以至于部分未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索而难以利用 4.许多案卷未标页码如果使用中掉页很难发现 5.组卷混乱现象比较严重如有按时间组的也有按职能部门管辖权限组的还有按文种组卷的 6.案卷厚薄不一有的一、二页纸一文一卷有的五六百页纸一类一卷。总之综合性档案馆建馆时间越长馆藏量越大的存在的类似问题就越严重。 从以上情况来看我国综合性档案馆目前还未具备实现计算机管理的充分条件需要尽快地、科学地解决这些问题。 二、实行标准化、规范化的工作程序和方法，提高档案管理基础工作水平 从科学与经验中都可以获知要想提高档案管理的水平就必须实行标准化、规范化的工作程序与方法即要求档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行工作。 １.全面普查案卷，去糟取精 这是实现档案管理标准化、规范化的第一步工作。因为一般的综合性档案馆由于多年来未做全面的清查加之移交单位划分保管期限不准不可避免地存在许多重份或无查考价值的文件所以首先要剔除这些无用的文件才能避免今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。 ２.重新组合案卷实现案卷规范化 将那些组卷过厚内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。在重组案卷的过程中还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷要重新加工填写以保证全部案卷更加规范。重新组卷不仅可以优化馆藏、科学保管而且亦可以提高实行计算机管理档案后的利用效率。 ３.结合本馆实际规范著录工作 著录是实行计算机管理的一项重要基础工作也是直接影响输入计算机数据与信息的准确性的一项重要的前期工作。《档案著录规则》是规范著录工作的最基本依据。但是由于各个档案馆的条件存在差异再加上计算机管理又提出了新的技术性要求所以各个档案馆应该以《规则》为依据，并从自己的实际情况出发根据计算机管理的技术要求制定出适合本馆著录工作的著录细则。从目前实施的情况来看已经起到了提高基础工作水平的作用并对我馆实行档案计算机管理工作有很大的促进。 ４.统一分类号保证检索查全率 计算机检索的显著优势就是能够满足人们族性检索的需要。为了确保检索的完整性我们在分类过程中，首先根据《中国档案分类法》进行分类再因事制宜制定出一些具体细则。例如“物价”问题涉及的行业较多我们就统一归入“Ｊ”类然后再根据每一文件具体特征辅以关键词标识加以区分。另外在分类的过程中还应加强校审力度以便及时校正分类人员的错误。并且还应经常组织大家统一认识统一标准尽量做到前后标引一致同一类文件标引一致从而达到标准化和规范化管理。 ５.规范题名保证检索查准率 档案的分类号保证了检索查全率而题名准确才能保证检索的查准率。但仅保证查全率是不行的，还