第四章第三节 文书整理归档工作.pptVIP

PowerPoint Template 第三节 文书整理归档工作 一、归档 1、归档的定义 是指文书部门将办理完毕的，具有查考和保存价值的文件材料，按照它们在形成过程中的联系和规律，组成案卷，向档案部门移交的行为过程。 1）归档的文书，必须是办理完毕的 2）归档的文书，必须具有一定的考查利用价值 3）归档的文书必须经过序化整理 书整理归档的意义：保持文件之间的有机联系，便于档案的查找利用和维护文书档案的完整与安全，便于文书档案的保管。 2、归档的范围 企事业单位的文书档案归档范围主要有： 党群工作类方面的文件材料 行政管理类方面的文件材料 经营管理类方面的文件材料 生产技术管理类方面的文件材料 3、归档的时间 第一时段：文件材料立卷　—　6月底之前 立卷部门：完成实体立卷和网上立卷，移交纸质文件或提交电子文件 　　　　　　 ~ 纸质文件（包括办公自动化系统中流转的电子文件纸质稿） 　　　　　　 ~电子文件（包括文件目录、电子文件原文） 　　　　　　（注意：暂不进行装订，但要求用别针或夹子固定）　　　　　 第二时段：文件材料的数字加工—6月底－9月底 档案馆：对无电子文件原文的纸质文件进行数字扫描加工。 第三时段：文件材料装订、移交—10月— 12月底之前 立卷部门： 装订—移交，办理移交手续，完成与档案馆之间的移交归档任务。 4、归档要求 电子文件 　　　　　　　　　齐全 与纸质文件配套的电子文件挂接齐全 　挂接电子文件　 准确 挂接电子文件原文要求准确，避免张冠李戴； 电子文件应为最后的定稿。 双备份：办公自动化文件材料打印成红头纸质文件。 　手续完毕：打印的纸质文件应加盖发文机关的公章 　录入信息准备：手工录入的案卷目录、卷内文件目和归档文件目录 　　　　　　　　　准确无误—题名、文号、页码等； 纸质文件材料要求 　卷内文件材料手续完备 　 制作和书写材料利于长期保存，不能有红色、圆珠笔和纯蓝墨水书写。 　 不能使用复印件归档。 文件材料的鉴定 剔除无保存价值的文件材料：应归档的文件材料（含纸质和电子文件）归档齐全完整，剔除不属于归档的文件材料； 确定文件材料的保存价值：根据学校工作需要和为国家积累历史文化财富的需要，准确进行判断： 　永久：凡反映学校主要职能活动和基本历史面貌，对 　　　　学校、国家建设、历史研究有长远利用价值； 　长期：凡反映学校一般工作活动，在长时期内对学校 　　　　和社会有查考利用价值的； 　短期：凡在短时期内对学校工作有查考价值的。 文件材料的整理要求 1、去掉卷内文件上的金属物。 2、密不可分的文件材料：放在一起归档 　　　　　　请示与批复：批复在前，请示在后； 　排列顺序　正件与附件：正件在前，附件在后； 　　　　　　结论与依据材料：结论性材料在前，依据性材料在后。 　 3、不同年度的文件材料：一般分年度立卷。 　　　　　　　　　　跨年度的请示、报告与批复应放在复文年度立卷； 　集中年度立卷　　　跨年度的规划、计划等放在所对应第一个年度立卷； 　　　　　　　　　　跨年度会议文件放在开幕年度立卷； 　　　　　　　　　　跨年度非诉讼案件放在结案年度立卷。 4、专题性、成套性文件（教学、科研、产品生产与科技开发、基建、设备、出版档案）按工作阶段、内容等分别组卷。 5、编号： 页号：以卷为单位整理的案卷，在有文字的页面下方编写页号； 　　　　　件号：以件为单位整理的应在每份文件材料右上方加盖件号章，编写件号。 6、填写备考表：填写卷内情况说明，无说明的也要填写立卷人姓名、检查人姓名、立卷 　　　　　　　　时间写上。检查人应是立卷单位的档案工作分管负责人。 7、超规格纸张：超过A4的图纸、图表等文件材料应进行规范折叠。 归档文书整理实例：文件立卷的步骤 一、编制立卷类目 立卷类目，又叫归卷类目、案卷类目，是在文件还没有形成以前，根据机关工作活动和文件形成的规律，对一年内可能产生的文件，按照立卷的要求和方法事先编制成的一个立卷计划。 二、平时立卷 平时归卷，是文书人员依据立卷类目，将已经处理完毕的文件，按有关条款随时归入事先准备好的文件夹或文件盒的行为过程。 三、年终立卷 年终立卷，即在一年之终（一般在次年年初），在平时归卷的基础上，集中一段时间进行立卷的行为过程。 ㈠ 卷内文件排列 卷内文件排列是指按一定的方法排列出卷内文件的先后顺序，以使卷内文件系统化、固定化。 卷内文件排列 排序后文件 ㈡ 编号定卷 编号定卷，是指将排列好的案卷，用编制页号的方法使案