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如何做好档案保密管理及利用工作【摘要】档案资源的巨大社会价值随着社会的发展日益凸显，档案保密管理与利用工作直接影响国家及单位的安全和利益。对于档案信息资源，既要重视其载体的保管保护，更要重视其所含信息的开发利用，以实现信息资源共享。文章以此为主题展开探讨，具有一定的现实意义和指导意义。 【关键词】档案保密；档案管理；档案利用 一、引言 随着社会的迅猛发展，档案资源的社会价值开始被社会公众所重视，这就涉及到档案保密管理和利用工作。只有把这项工作做好了，才能维护党和国家以及企事业单位的安全和利益。对于档案信息资源，既要重视其载体的保密管理，更要重视其开发与利用工作。本文主要以档案保密管理与利用工作为主题展开探讨，具有一定的现实意义和指导意义。 二、如何做好档案的保密管理工作 （一）做好档案密级的调整工作 档案在保管过程中，其密级并不是固定不变的，而是随着文件贯彻落实的情况以及时间的推移而变化的。概括而言，一共有三种变化，即升密、降密和解密。要做好档案的保密工作，必须贯彻《保密法》，在大力宣传和广泛协调的基础上，重点解决两个问题，一是主动接受保密部门对调密工作的指导，一起努力，做好涉密文件的鉴定工作。第二，要严格执行解密划控的规范标准，做到有法必依、执法必严和违法必究。另外，还要确定哪些档案能解密，哪些档案能开放利用，从而为日后搞好标准化和规范化档案建设奠定良好的基础。 （二）建立健全法制的新秩序 对档案的保密管理工作，不仅要立足于当下的现实工作，还要着眼于未来。种种实践告诉我们，以前的档案保密制度还不够完善，需要增加新的内容。所以，为了适应涉密档案调整的需要，我们要建立划定密期制度、调密通知单制度以及涉密档案接收标准制度，以帮助有关档案工作人员能及时衔接工作，加强涉密档案的规范化建设。 （三）加强涉密档案的科学管理 在以往的工作中，由于疏忽大意，经常将非密文件和涉密文件混合组装、混合保管，从而造成了扩散机密的漏洞和弊端。所以，在保管档案过程中，我们要采取分段治理的方法。首先，对于以前混订在卷内的密级文件不作处理，但在日后工作中只提供所查内容，不提供密集文件的原卷。其次，在外供卷过程中，要对与所查文件无关的涉密文件进行密封。再次，在今后的工作中，要将密集文件进行单份盒装保存，从源头上解决非密文件和涉密文件混卷的问题，解决机密扩散的漏洞。另外，还要为文件密级编制卡片或者目录，为科学管理和有效保密创造便利条件。 三、如何做好档案的利用工作 （一）完善制度建设 要提高档案的利用率，首先要完善制度建设，即完善档案的阅览制度、复制制度以及外借制度等。根据实际情况，要对不同的人员确定不同的利用范围，从而使档案利用工作有章可循。值得注意的是，在开展档案利用工作的同时，还要确保档案的不失密、不泄密，及其档案文件的完好无损。 （二）完善监督措施 在档案利用过程中，难保不会发生什么不好的事情。档案管理人员要根据不同的利用目的和不同的利用人员，做好监督工作。工作人员要仔细检查翻阅被利用过的档案或案卷，一旦发现问题，要及时查处，并在档案利用登记簿上备注说明，如果发现损毁档案较严重的现象，要及时报告给上级领导，并采取措施，挽回损失。 （三）正确处理好档案保密与管理利用的关系 在日常生活中，档案管理人员要尽心尽职地工作，重视档案保密。因为保守国家机密是每个公民应尽的义务，同时也是档案管理工作人员的神圣职责。机密档案必须保密，但是档案保密的目的之一也是为了利用，如果为了保密而将档案束之高阁，就不能发挥档案的应有价值，所以，档案要在不泄密的前提下，在有限范围内加以利用。 总之，档案保密管理与利用工作是档案管理过程中非常重要的工作，必须引起重视。这两项工作也是相辅相成的工作，保而不用，不能发挥档案的作用，所以保密与利用工作都非常重要，不可偏颇。 参考文献： [1]韩淑卿.事业单位人事档案管理工作的思考[J].机械管理开发, 2010（5）. [2]李莉虹.关于加强人事档案管理的几点思考[J].山西建筑,2010（6）. [3]张平.试论档案保管过程如何处理利用和保密的关系[J].知识经济, 2011(12). [4]揭敏娟.医院实施重点建设项目档案管理的几点思考[J].办公室业务, 2012(01). [5]马晶.试论档案保管过程中的保密问题[J].中国集体经济,2011(9). [6]王丽华.论我国档案保密工作的现状及对策[J].黑龙江科技信息. 2011(31). [7]单敏,卢锦明.涉外企业文秘人员办公自动化能力运用的要求及对策[J].郑州航空工业管理学院学报(社会科学版)，2009(3). [8]李