outlook使用技巧概要.docx

目录邮件列表的使用方法2新建邮件后快速查找收件人3在邮件中添加附件4快速发送/接受邮件5定义发送/接收的时间间隔5查看收发进度6将之前保存在“草稿”中的文件，以附件的形式加至新建邮件中8邮件太多？可按唯一收件人将所有邮件进行整合。9邮件尾部的小旗用法11快速查找邮件13如何把QQ邮箱通讯录导入office outlook17Outlook的便笺功能23巧用outlook投票功能，简化日常工作24如何用日历功能整理月/周/日计划25更多实用技巧27邮件列表的使用方法为方便大家对部门或工作组发送邮件，特建立了相应的集团邮件列表，操作方法如下：单击“收件人”按钮，在弹出的列表中选择“企业通讯录”勾选邮件列表后单击【收件人】新建邮件后快速查找收件人单击“文件”按钮“新建电子邮件”单击“收件人”按钮，在弹出的列表中选择“企业通讯录”搜索框中键入收件人姓名首拼查找收件方。如若之前有在此添加同样的收件人，outlook会自动记忆下邮箱地址。此时只需键入其首拼outlook便会自动完成收件人地址。如下图在邮件中添加附件新建邮件窗口打开后，单击“插入”按钮在“添加”组中点选“附加文件”在打开的“插入文件”窗口中双击文件名便可快速将文件添加至附件栏快速发送/接受邮件单击“发送/接受”选择“发送/接受所有文件夹”按钮，便可使邮件快速接受/发送定义发送/接收的时间间隔单击“发送/接收组”在下拉列表中选择“定义发送/接受组”在弹出的“发送/接收组”窗口中的“安排自动发送/接收的时间间隔为”后定义间隔分钟（此处建议以15分钟或以上为佳）查看收发进度如下图所示，双击“发送/接收”进度条可查看发送进度也可单击“显示进度”查看进度窗口将之前保存在“草稿”中的文件，以附件的形式加至新建邮件中单击“新建”按钮新建邮件在弹出的新建邮件中单击“插入”选项卡单击“添加”组中的“附加项目”按钮，弹出“插入项目”对话框。单击“草稿”在下方列表中选择需附加的文件，单击“确定”邮件太多？可按唯一收件人将所有邮件进行整合。单击“开始”按钮鼠标放置左侧菜单栏空白处单击右键，新建文件夹在弹出的“新建文件夹”窗口中填写文件夹名称选择放置文件夹的位置单击“文件”选项卡单击“信息”选项卡单击“管理规则和通知”按钮，弹出“规则和通知”对话框在“规则和通知”对话框中单击“新建规则”按钮，弹出“规则向导”对话框在“规则向导”的步骤1中选择“将某人发来的邮件移至文件夹”单击“下一步”弹出“规则和通知”对话框取消勾选“发件人为个人或公用组”勾选“只发送给我”/“我的姓名在收件人或抄送框中”点击“指定”超链接弹出“规则和通知”窗口，点选之前建立的文件夹，确定，设置完成邮件尾部的小旗用法在邮箱的邮件列表中，每个电子邮件的主题后面都有一个默认的灰色小旗，它就是邮件标志。用鼠标单击一下会变成红色，并且该邮件会出现在“标有后续标志的邮件”的邮箱中。对于已经处理过的邮件，再次用鼠标单击邮件标志，该标志则会变成，用来表示已经完成对该邮件的处理。邮件标志还有如下重要用途：2. 标记重要邮件我们不仅可以把邮件标志设置成红色，还可以设置成多种不同的颜色，用来标志邮件不同的重要程度。用鼠标右击邮件标志，会弹出一个快捷菜单，在此我们可以选择各种颜色的邮件标志。3. 定时提醒处理利用邮件标志，我们还可以对重要的邮件或需要在指定时间处理的邮件添加定时提醒。右击邮件标志，选择“添加提醒”，出现“后续标志”窗口，如图所示。在“标志”后选择对邮件进行标志的理由(默认为“需后续工作”，选择该标志后，邮件会出现在“标有后续标志的邮件”的邮箱中)，在“标志颜色”后选择适当的颜色，在“到期时间”后的两个下拉列表中分别设置提醒的日期和时间。“确定”之后，当到了设定的时间，系统便会出现“提醒”窗口进行提示，这样就可以及时地处理一些重要邮件了。另外，在创建新邮件时，单击工具栏上的“标志邮件”按钮，同样会打开“后续标志”窗口，操作同上。快速查找邮件　　要快速查找一封邮件，点击邮件条目上方的搜索框即可(搜索框带有一个小放大镜的图标，非常容易找到)。这时 Outlook 2010 会打开“搜索工具”工具栏。在这个工具栏里，可以指定邮件搜索的范围、优化搜索结果、设置搜索选项，以及清除搜索结果。　　举例来说，我有一封带有附件的邮件，发件人的别名好像是jjm，我不记得这封邮件是放在邮箱还是移到了本地文件夹，我希望立即找到这封邮件。　　需要的操作非常简单，在“范围”中选择“所有邮件项目”，点击“有附件”，点击“发件人”并输入“jmj”，满足这些条件的邮件就全部排列出来了。　　如果记得这封邮件发送的大概时间，还可以点击“本周”边的下拉按键，选取大概的发送时间范围以进一步优化搜索结果。除了系统自带的条件，还可以点击“其他”来添加搜索条件。　　如果经常需要对特定的邮