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北京工商大学学生资助工作建档规范（讨论稿）
一、总原则：
1、按年度、按项目、按类别、按时间。《经济情况证明》按年、年级，《困难学生名册》按年度认定的全部，特困补助等特殊材料按发生年；
2、先纸质、再电子、再实物；
3、资助中心与学院相同身份（看待依据性文件、布置性文件）；
4、归档材料量多，需多册、多盒时，以封面、名牌编号相应数字后面后缀“－1……N”的方式表示。编制目录时第一册（盒）应有总目录，其他只编本册（盒）目录；
5、编写目录时，方便编页的按页编，不方便编页的（如文件）按份编；
6、所有材料均在归档之例。
二、归档项目及类别
1、学生资助工作档案
⑴依据性文件 后缀A。
⑵布置类文件 后缀B。
⑶执行类文件 后缀C。
2、家庭经济情况证明 按年、按年级
⑴家庭经济情况证明、三证。
⑵其他证明。
3、家庭经济困难学生名册 按年度认定的全部
4、发放数据文表
分为：A国家类、B学校类、C金融类、D社会类。
三、归档材料编号结构
1、1－2位为单位，分别是：资助中心00、理学院01、食品学院02、材机学院03、计信学院04、经济学院05、商学院06、法学院07、外语学院08、艺传学院09、研究生院10；
2、3－6位为年号，分别是：2013、2014、2015、2016、2017…；
3、7－8位为归档项目及后缀为类别，分别是：01学生资助工作档案（后缀A、B、C）、02家庭经济情况证明、03家庭经济困难学生名册、04发放数据文表（后缀A、B、C、D）；
4、9－10位为序号。
例：01意思为：理学院2017学生资助工作档案－依据性文件01号或份。
0120170201意思为：理学院2017家庭经济情况证明01号。
0120170301意思为：理学院2017家庭经济困难学生名册01号。01意思为：理学院2017发放社会类数据文表01号。
“发放数据文表”，在第8位后面后缀A或B或C或D，分别代表“国家类”、“学校
类”、“金融类”、“社会类”。发放数据文表（一般为资助中心行为，学院可参照执行）
四、归档文件封面（齐心档案盒名牌）
归档文件封面、档案盒编号均至第8位，再根据归档材料装盒的数量后缀“－1…N”。
五、全引目录（年度全部归档材料的总目录，放于年度材1内最前面）
北京工商大学理学院2016年学生资助工作档案
保管期限：永久
序号 文号 题名 日期 责任者 归档位置 1 2016学字011 关于某工作的通知北京市教委学生处1 2 北工商学001 关于某管理办法工商大学学生处1 3 无文号，空 2016年第一次学生管理、资助会议提要工商大学资助中心1 3 2006级家庭经济情况证明理学院1 4 2016年家庭经济困难学生名册 201601020 理学院1 5 爱茉莉助学金发放文表 201601209 理学院1
六、索引目录（每一个档案盒归档材料的目录，如材料多，可具体标明存放位置）
目 录 一（工作档案）
1、年度文件………………………………………………………….. ….. …..页码或第几份
2、年度工作计划…….. ….. …..
3、会议文件、工作提要…….. ….. …..
4、专项工作总结、年度工作总结、年度工作评价、开展活动情况总结或说明…….. ….. …..
5、年度奖、助学金分配计划…….. ….. …..
6、家访材料…….. ….. …..
7、以上可以电子方式存储的材料（电子材料。存档位置＿＿）…….. ….. …..
8、资助工作活动照片、音频、视频材料（电子材料。存档位置＿＿）…….. ….. …..
9、学生体会、感言（实物材料。存档位置＿＿）…….. ….. …..
10、补充材料（实物材料。存档位置＿＿）…….. ….. …..
目 录 二（某年级家庭经济情况证明）
1、2016级学生家庭经济情况证明（按专业班级排列）…….. ….. …..
2、认定情况有关材料…….. ….. …..
目 录 三（某年度经济困难学生名册）
2013级学生家庭经济情况证明（按专业班级排列）…….. ….. ….. …….. ….. …..
2014级学生家庭经济情况证明（按专业班级排列）…….. ….. ….. …….. ….. …..
2015级学生家庭经济情况证明（按专业班级排列）…….. ….. ….. …….. ….. …..
2016级学生家庭经济情况证明（按专业班级排列）…….. ….. ….. …
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