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新形势下事业单位档案管理模式及其特点摘要：信息技术的高速发展使档案管理的理论和方法都迎来了新的挑战和机遇，档案工作要在新形势下适应社会和事业单位的变革发展要求，并且服务于人民。本文分析了新形势下档案管理的特点和应有的管理对策。 关键词：档案管理 数字化 事业单位 一、数字化信息化的事业单位档案管理特点 1.能提高工作效率，降低档案部门的管理和使用成本。当所有档案可通过计算机使用查询时，各个单位部门的领导及工作人员都能通过数字化的档案信息系统实时查询到所需的档案文件，节省了查询需要专门到档案部门经由档案管理人员查询再拿回所需处的人力物力以及时间，提高了工作效率。并且数字化的档案能够及时、实时反映档案的变更情况，给工作带来便利，增加利用率，缩短办事时间。例如人事档案，如果单位人事变动较大，调整频繁，要对人事变动情况进行统计就需要查阅不同时期的人事资料，并且对于最近的实时的变动情况查询较为困难。而当档案数字化管理以后，数字档案的及时入档以及档案查询的方便使工作人员节约了大量的时间和工作流程。在对档案的管理方面也由于数字化的档案信息特质，降低了纸质档案的使用维护和保存的成本。传统的档案容易由于纸质材料的损坏而丢失，数字化了的信息档案可以永久保存，并且反复查阅而不会加速档案老化，对档案的长期保存有利，并且可以较好地保护文件安全。 2.政务公开可以提升政府形象。事业单位实现数字化档案管理以后便于对公开档案的发布，不仅仅是对国家或上级政府部门统计政府相关档案有利，也能方便地将与老百姓生活相关的档案文件进行公开发布，以供大家查询，实现透明公开的政务处理和告知，提升事业单位的社会形象，符合实行政府公开、阳光政务的发展要求，也符合充分科学规范地利用网络信息资源实行办公的时代要求。 二、做好管理模式和管理制度的适应转变工作 要从传统的档案管理过渡到数字信息化的管理，需要做好管理模式和管理制度的适应转变。具体内容如下： 1.实现文书处理和建档工作的数字化。要对文件档案进行数字化，首先要做好文书的处理。要实现档案数字化的过程，应该将电子政务和文档管理系统结合在一起。将数字档案信息技术应用到事业单位的时常工作流程当中，不仅能简化对文件档案的处理过程，也能增加事业单位的文件档案工作效率。对事业单位的政务处理过程实行电子政务的数字化建设，能简化数字信息化的档案文件的生成过程，并且将数字信息化渗透到除档案管理的其他部门，便于规范计算机辅助处理文档数据，实现档案文件的安全有效利用和管理，实现办公文档审阅、签发、修改、归档快速简捷的网络处理。在档案系统和电子政务系统中通过设置管理接口，实现与财务、人事等系统的无缝结合，将纸质文件材料和电子材料一一对应存档，即电子文档能对应查找到相应纸质文档，两者共存。最后要根据数字化档案的自身特点制定符合于电子档案的管理规章制度，实行文档从纸质产生到数字入档的全部流程的规范，并对保密和网络安全制度进行规范，有效地保证数字化信息化的档案管理工作正常开展。 2.做好档案数字化的系统工程建设。档案的数字化建设是一项复杂的工程，从总体设计开始就要对过程的每一个环节做好准备工作。包括管理设备以及软件的使用，档案录入和整理工具，数字档案备份、查询、安全保护措施和管理措施等。由于每天的日常工作处理都会产生大量的档案需要数字化的保存，因此对数字档案系统应当做好硬件的准备，并且做好档案系统的备份准备工作以防意外的档案丢失。对存储和备份档案的电子载体要做好质量把关，并做好防潮防高温损坏等工作。而电子档案的管理还应当分门别类，对档案系统操作权限、档案机密等级、管理部门及单位等不同的分类都做好相应的准备工作，从机制上完善文档的数字化管理，提高系统的容错能力和可用性，并且通过权限设置、密码保护的方法保证事业单位文件档案的数据安全。 3.加强数字化档案专业的人才培养。要实现档案管理数字化的健康发展，首要的任务就是要实现人才的培养。由于长期以来的档案管理都是传统的管理方法，要进行数字化的改革和创新就需要对人的思维观念进行转变，使事业单位管理人员意识到数字化的好处和优势，促进他们树立起变革传统管理方法、创新数字化管理理念的思维。对事业单位档案管理人员的培养应当遵循与数字化档案法制相适应的培养方法，使档案人才既能掌握世界先进的档案管理知识，又要具有中国社会主义特色的管理理念，并且文化知识和先进的信息技术都兼而有之。 参考文献： [1]朱艳莹.浅谈新时期事业单位档案的数字化管理.当代经济,2011,6 [2]安晓莉.试析事业单位档案管理信息化的建设与发展.现代商业,2011,18 [3]罗幼明.浅析事业单位档案的数字化管理.才智,2009,3 1