外贸函电讲义..doc

外贸函电讲义】 作者：csany 提交日期：2008-4-27 12:12:00 | 访问量：2137 　　外贸函电是外贸公司从事国际贸易时与客户沟通的一种最直接、最有效、成本最低的方式。主要是为了联络和表达感情。　　外贸函电有以下几个优点：　　1.建立的是看得见的记录，方便日后观察，存档；　　2.成本低，适合远距离的沟通；　　3.能够有效地降低商务往来的成本；　　4.能够有效地处理日常业务。　　一、外贸函电的含义　　外贸函电过去指的是国际贸易中往来的商业书信和电报、电传，现在我们所说的函电，包括信函、传真和电子邮件。　　外贸函电可从潜在的客户中，获得信息，与媒体接触，为产品作广告，给客户提供新的产品或服务以及与已经递交求职信的未来员工建立有效的联系。　　一封好的外贸函电使得我们公司办事效率高，可信度高，从而与我们建立良好的贸易伙伴关系。通常外贸函电是与客户交流的第一渠道。　　　　二、外贸函电的写作原则　　1.Completeness（完整）　　商务书信应包括所有必需的内容，同时写信人在发信之前对全文进行仔细检查也是非常必要的。尽量避免遗漏，追发书信进行补充说明，给对方留下粗心的印象。　　通常一封外贸函电只包括一个或两个中心思想，每个段落要有一个主题。　　多个段落针对一个题目展开时，段落要一致。每个句子、每个段落、每一部分都要和你想达到的目的相关，如果无关就要舍弃。　　Example:　　主题句：A social audit is a report on the performance of a company.（社会审计是对一个公司业绩所做的报告。）　　支撑句：Such reports may be conducted by the company itself or by outsiders. Many companies publish the results of their social audits in their annual report. Moreover, the report describes workplace safety, employment equality, and peace program.　　（这样的报告由公司本身或者外部公司来做。许多公司都在年报上发表他们的社会审计结果。还有，这样的报告描述工作环境的安全性、员工的平等性以及和平相处的问题。　　2.Concreteness （具体）　　尽可能使用一个具体的数字替代笼统的说法，这样可以使你的写作更具体、生动。通常模糊、笼统的词汇是歧义词汇，作者和读者可能会有不同的理解。如，a few, high, low, more, quick, long, early, etc.　　3.Clarity （清楚）　　避免使用含有不同含义或词义模糊的词语。写信人应该对信文进行认真而恰当的分段。一般是一个段落表达一个主题。　　We sent you 5 samples yesterday of the goods which you requested in your letter of May 25 by air.　　（我方昨天给贵方航寄了贵方5月25日来信中所要的5个货物样品）　　Yesterday we sent you, by air，5 samples of the goods which you requested in your letter of May 25.（我们已于昨天航寄贵方在5月25日来信中所要的5个货物样品）　　4.Conciseness （简洁）　　所谓简洁是指在不影响完整和礼貌的情况下，使用最简短的语句来清楚地表达书信的内容。　　（1）去掉啰嗦的表达方式：如at this time 可以用now来代替。　　（2）尽量避免使用which, that这样的从句。　　（3）避免用there be 、it is 句型开头　　5.Courtesy（礼貌）　　礼貌是指在写信时要用客气的语句，如thank you, I am sorry;像you should, you must, you have to这样的语气很容易引起别人的反感，可以换成will you please等。 尤其是在写否定信息方面的函电时，更要注意使用客气的语气，以最终达到想要的结果。　　6.Consideration （体谅）　　熟练的沟通者会自然而然地用人称代词you/your, 而不是第一人称代词I/we/our/us。用第二人称代词you/your，可以使对方感觉到把对方放在了最重要的位置，从而能够更好地实现我们的目的。　　例如1：我们已经通过UPS向您发出了货物，我们相信它能够赶上6月15日贵方的促销活动。　　【答疑编号0010001，点击提问】　　例