如何做好建筑设计档案管理工作.doc

如何做好建筑设计档案管理工作[关键词]建筑设计；档案；管理 建筑设计档案是工程建设施工中不可缺少的依据和条件，同时对项目建成后的使用、维修、改建、扩建等都有重要作用。随着我国改革的不断深入发展，建筑设计档案的管理工作，面临着一个新的挑战，就此谈几点粗浅的认识。 一、基建设计档案的特点 建筑设计档案，主要由文字材料和图纸两部分组成，文字材料是在设计管理过程中形成的技术管理文件、它包括，地质勘查报告、工程申请报告、工程批件、设计任务委托书、环境保护资料、消防资料、各专业设计书、会审记录、设计变更等。 建筑设计档案特点是： 1.以一个工程项目为单位而形成。不论工程面积大小，工程使用性质如何，都是以一个工程项目为单元而进行设计。因此建筑设计档案就是围绕着一个工程项目的基本建设活动而形成相互之间有密切联系的全部文件材料，它反映了一个工程项目的全貌。 2.按专业组成。建筑设计按程序，一般由地质勘察、建筑、结构、给排水、暖气、电气、照明、预算等专业组成。每一个专业形成的材料，都有很强的独立性，各专业设计完毕后，由设计负责人交生产计划部门按照归档制度移交给档案馆保管。 3.利用频繁。工程设计的重复使用、工程质量评定、工程技术人员职称评定、甲方施工单位的图纸加晒、施工单位在施工中出现问题等都需要利用设计档案，以上建筑设计档案的特点，决定了其管理工作的复杂性。 二、建筑设计档案的管理方法 所谓科学地管理，就是运用运筹学、系统分析等优化理论、方法、对科研、生产、建设活动的各个环节进行组织和计划管理。这就要求各个生产环节所形成积累的各种数据、资料等档案信息准确、及时地反馈到相应的管理部门，管理部门对这些信息进行综合分析，并制定出相应的对策，用于指导科研、生产、建设顺利进行。由此可见，科学地管理，实质上就是收集、整理、利用和信息传递的过程，也是充分发挥档案作用的过程。 1.建筑设计档案的积累和档案的监督管理，要提高设计档案的质量，必须把设计文件的形成、积累和归档工作列入档案部门和科技人员的职责范围和岗位责任制中加以考核，具体应做好一下几方面的工作： 首先是设计人员的个人积累，为了协助一线设计人员做好技术文件材料的形成积累工作，档案部门发给设计人员文件袋，专门为设计人员平时积累设计为文件使用，文件袋有工程项目主设计人负责保管、积累。这样有利于设计人员做到心中有数，便于日常管理使用。及时掌握形成积累情况，有利于档案袋完整、齐全。 其次是检查、监督设计人员做好图纸文件材料的形成、积累和归档工作。根据建筑设计的特点，档案部门要以技术规则标准为依据，检查、协助设计人员形成积累归档工作。如：检查每项工程设计图纸、文件是否完整、准确、系统；检查工程设计材料是否完整、齐全；底图编号、签字是否完整； 第三，平时收集与调整相结合。所谓平时收集，就是以各部门为单位，把各专业形成的文件材料，及时收集。所谓调整就是工程设计结束后，进行归档管理，把重复的文件材料和没有保存价值的文件材料清出来，然后登记编号。这样做，就可以避免文件材料的散失或堆积，便于提供利用。 2.建筑设计档案的系统整理。设计档案的整理工作是建筑设计档案的中心环节，是科学管理档案的基础。入库整理的方法主要是： （1）按工程年份流水号整理。工程项目设计档案应收工程项目为单位进行整理。而一个工程项目的档案由底图、兰图、原始资料、计算书、地质报告组成。各类档案规格不同，可根据自己的特点，按同类材料或组成案卷或集中保存在一起，这样便于保管。 (2)按主体工程设计整理。公司建设一个工程项目，往往是有一个主体项目，而主体项目包含若干子项，这些子项往往要跨季度，甚至跨年度才能最终完成。如果按年流水号归档就容易把一个主体工程拆开，不利于查找，也不利于保管。遇到这种情况，可在整个主体工程完成后，把一个主体项目所包含的属子项的底图全部归在一起，形成一套完整的底图档案。 3.加强底图管理，延长使用寿命。我公司档案馆档案管理的最大特点，就是底图档案利用频繁，这样很容易造成底图串位，丢失和损坏，给工作带来损失。底图是兰图的母图，兰图丢失或损坏，只要有底图，就可以复制，如果底图丢失，要重新设计，既浪费人力，又会造成经济上的损失，影响了档案的正常使用。为了更好地发挥档案的作用，使其更好地为各项工作服务，必须建立档案归档、借阅、保管制度、档案管理人员岗位责任制度。凡是借阅底图，都要进行借阅登记、底图归档后，要进行注销登记，超出借阅时间，档案人员要及时催回，其次是要求晒图人员，在晒图时要细心、精心、要把底图平放好后，再进行晒图，以免造成底图破坏。晒图完毕，图纸要马上返回档案室，防止底图丢失、串位、影响使用。只有这样，才能有效地保证底图的齐全、完整