办公室整理整顿.docVIP

推行5S活动——办公室的整理整顿 一、办公室事务改善的主要课题 项 目 内 容 说 明 期 待 效 果 减少纸的用量 1.文件、书架的整齐整顿要用心地实践 2.整理——丢掉不要的文件 3.整顿——随时可抽出所需的文件 4.文件的归档由私用转为公用 5.事务报告纸之私用存量降为零 6.使用纸的空白背面，设法减少白纸 1. 追求管理业务与事务之合理。 2. 腾出办公室多余的空间。 减少通信次数 1.设法少写信 2.设法少用限时专送 3.与送货到家方式试作比较 4.试查核寄信对象、次数 通信费之消减、改善 减少盖章 1. 设法免盖章 2. 设法减少盖章次数 3. 设法利用印刷物 1. 事务作业之合理化 2. 加强授权 减少因人设事 1. 撤销不必要、无益的工作 2. 设法由他人兼任 事务额定人员之合理化 减少草率动作 对于工作方法避免动作的浪费、不一、勉强 事务作业之合理化 减少步行 1. 查核步行是否必要 2. 设法使用定期传递方式，传递公文、物品 3. 设法疏解电梯、入口的拥挤 事务之合理化 减少电话次数 1. 减少不必要的电话 2. 避免公私混合 3. 长话短说，简洁电文或传真文章 电信电话费之节省 减少瓶颈 减少会议 1. 设法避免事务流程之阻塞 2. 确认会议在工作上是否必要 3. 停止聊天、喧闹的会议 事务之合理化 减少招待过渡 1. 设法使招待符合顾客要求 2. 设法避免付出额外的费用 3. 设法一起招待不同顾客 4. 诚心诚意地招待 交际费之消减 减少复印 1. 避免复印或减少复印份数 2. 设法利用纸的空白背面 事务之合理化 减少士气低落 1. 设法使其遵守规律、规则 2. 设法降低特权（独占）意识 3. 设法定时采取行动，进行有价值的工作 塑造风气，以遵守办公室的士气 减少观看 1. 进行OA时，设法避免重复观看 2. 设法避免需要凝视 事务之合理化 减少现金使用 设法凡事不用现金也能解决 事务之合理化 防止现金处理之失误 减少抽烟 抽烟会影响手边工作 规定抽烟时间 二、办公室的整理和整顿 1.办公桌、椅、屏风需统一形式、规格、颜色并定位排列整齐。 2. 办公桌上的电话、日历、茶杯、文具、待处理文件，需定位整齐放置，养成离坐时随手整理桌上物品之习惯。下班后，桌上除了公文箱、电话、茶杯、日历外，一律不准置放。 3. 抽屉内物品需分类，整齐排放，不需要物品随时整理丢弃。 4. 离开座位时，随手将椅子靠拢。 5. 使用橱柜统一制作，规划定位整齐摆放，档案资料需分类整理 ，定位存放于橱柜内；办公桌周边不得存放其他物品。 6. 垃圾桶统一形式、颜色、定位放置于办公桌下面。 7. 外套统一挂于衣物架或衣物柜内，不可挂在椅子靠背上。 8. 办公场所四周之地面、天花板、玻璃等随时保持干净。 9. 办公室内应穿着整齐，不可穿内衣、拖鞋。 10. 接听电话需有礼貌，长话短说，语音不可过大。 三、办公室5S查核表 1. 整理 a. 要与不要的文件、物品有无区分？ b. 文书、表单置放场所是否整理？是否方便取用？ c. 档案、卷宗、日历、茶杯等是否统一颜色型式？ d. 办公桌椅、橱柜、公布栏等是否规划整理？ e. 衣橱、抽屉、工具箱是否整理？是否有滞存物品？ 2. 整顿a. 事务用品、表单、文件是否定位存放？ b. 电脑、电话、传真机配线是否固定妥当及定位存放？ c. 事务工具及办公设备是否指定专人保管？ d. 桌子、抽屉、橱柜内的物品是否存放整齐？ e. 私人物品有无按规定整齐存放？ 3. 清扫a. 必要的清扫工具是否齐备?是否弄脏、破损？ b. 地面、走道是否每日清扫? c. 橱柜、墙角、桌椅底下是否清扫？是否有蜘蛛网？ d. 地面、走道是否有水或油污？ e. 是否定时清扫责任区域？ 4. 清洁a. 地面、墙壁、门窗、玻璃等是否维持清洁？ b. 电脑、传真机等办公设备有无尘埃、污秽？ c. 照明及通风设备是否维护及保持清洁？ d. 花卉、盆景是否擦拭及维持清洁？ e. 洗手间、饮水机等处是否保持清洁？ 5. 教养 a. 上下班是否迟到、早退？ b. 服装、仪容是否整齐、清洁？ c. 离开座位桌椅是否归位？是否留言？ d. 待人接物是否合乎礼仪？