201204兼职档案员交流学习会议内容.docVIP

兼职档案员学习交流会议内容 一、整理档案的常规标准及相关表格 （一）整理标准 1.档案盒、印章由集团办公室统一提供； 2.纸张上所有铁钉都需清除。装订统一使用装订夹。品牌规格为：KOYO(大、中、小) 3.档案盒侧面填写采用盖章形式，印油颜色为红色（年度由四位阿拉伯数字组成）； 4.档案分年度归档； 5.档案盒内放入《归档文件目录》、《备考表》； 6.送集团档案室的档案: (1).档案盒不做任何记号 (2).档案目录需两份 (3).需交《文件移交目录》 （二）归档文件目录、档案文件移交目录及备考表图示如下： 归档文件目录（黑体3号） 机构： 盒号： 件号 责任者 文号 题名 日期 页数 备注 图1：归档文件目录式样 纸张：A4 文 件 移 交 目 录 顺序号 案卷名称 件数 备注 移交单位： 接收单位： 移交人： 接收人： 移交日期： 年 月 日 图2：文件移交目录式样 纸张：A4 备 考 表（黑体3号） 盒内文件情况说明 机构（问题）： 年 度： 件 号： 保管期限： 整理人： 检查人： 年 月 日 图3：档案备考表式样 二、检查中发现的问题及解决方法 （一）归档问题 1.哪些档案必须要归档；如：餐饮中心的各类合同，绿化花卉中心的工程合同或图纸等；（各中心移交档案的内容到底应该是什么？请各中心将内容以纸质形式提交至集团办公室，日后根据提交的内容进行评分。） 2.哪些档案可以合并归档； 3.哪些档案可以作为长期或短期保存，根据中心工作需要，正确区分保管期限；（之前整理的部分长期档案无需作为长期保存的，请及时清理转为短期期限留存） 4.进行档案自查，对于之前缺失的材料请及时补充；（特别是中心的特色材料的补充） 5.根据整理标准，将不规范的档案予以整改规范； （二）盖章问题 1.档案盒外盖章需规范、美观（应对齐下线）； 2.盒内文件右上角格子填写内容及标准，如下图所示： 年 份 件数（顺序） 机 构 保存期限 3.档案盒的编号盖章。通过检查发现各中心编号位置不一致，建议用铅笔标于档案盒的侧上方（看实物），但盒内相对应的编号须盖章。编号的方法建议从开始起连号编，或者分年重新编号； （三）保管问题 短期的档案超过保存年限的应怎么办？建议继续留存。若档案柜放不下，请另行装盒。 三、关于整理档案的方法、方式和建议 （一） 关于节约装订夹及档案盒的方法。老的装订方法比较浪费夹子，通过几年来整理档案的经验，我们摸索了一套节约装订夹的方法： 1.单张材料较多的档案可采用1-2个装订夹装订并存放在一个档案盒中，但为了便于日后档案查询，需在目录中将文件内容按类别录入清楚；（看实物） 2.若出现一个事件或工作流程产生的资料较多较厚，且一个夹子装订不了的情况，可采用“一拖二”的装订方法；（看实物） （二） 针对一个档案盒内只装有几张材料的情况： 1.建议连续几年的同一类或同一个时间的材料存放在一个盒内； 2.与此相关联的材料共存放于一个档案盒内。 （三） 档案必须便于工作查询，且须在日常工作中积累档案材料，需要留存的先留存，而不要到需要整理时再去找材料整理。 （四） 如果是以事件为归档形式的档案，需有一套与本事件相关的完整的流程材料。(包括草稿或是初稿，原始资料) 四、交流 大部分中心的兼职档案员已经是拥有几年整理档案经验的办公室人员，相信大家都已经有了自己整理档案的心得体会，根据本中心的需要，自己也摸索了一套整理档案的方法。大家通过交流，了解哪些地方需要我们整个集团共同改进的，哪些方法是可以借鉴到自己中心学习的。 建议：1、每一到两年开展一次档案兼管员培训，更完善的规范档案整理标准，使集团档案做到规范性，完整性，连续性。 2、由于花卉营销中心和绿化保洁中心系一个系统内，建议将档案分为中心档案和业务档案，分两个地方明确归档。