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大型会议会务工作流程清单（培训讲学版）

一、培训导学：大型会议会务的核心逻辑

会议会务的定义：围绕会议目标，通过“计划-组织-协调-控制”全流程管理，保障会议从筹备到收尾高效、有序开展的专业工作（适用场景：千人级论坛、行业峰会、跨国研讨会等）。

核心原则：

目标导向：所有工作围绕“会议主题落地、参会体验优化”展开；

风险前置：提前识别场地、人员、流程中的潜在问题（如设备故障、人员超员）；

分工明确：建立“总负责人-模块负责人-执行人员”三级分工体系，避免责任真空。

二、全流程工作清单（分阶段拆解）

第一阶段：会前筹备（会议前1-4周，核心是“周密计划”）

模块1：会议基础信息确认（启动阶段，前4周）

任务项

具体要求

责任角色

交付物

1.1明确会议核心要素

确认会议主题、时间（含报到/议程/返程时间）、地点（城市+场馆）、规模（参会人数：嘉宾/代表/工作人员）、预算（总预算+分项预算）

会务总负责人+主办方对接人

《会议基础信息确认表》（含预算分配表）

1.2成立会务小组

划分模块：统筹组、嘉宾组、场务组、后勤组、宣传组；明确各组负责人及职责（如嘉宾组负责嘉宾邀请与接待）

会务总负责人

《会务小组分工表》（含联系方式）

1.3制定会议方案

包含议程框架、接待流程、应急预案（如暴雨天气交通疏导、设备故障备用方案）

统筹组

《大型会议执行方案》（经主办方审批）

模块2：关键资源对接（前3-4周）

任务项

具体要求

注意事项

2.1场馆预订

1.场馆容量：主会场座位数≥参会人数1.2倍，配套场地（茶歇区、分会场、贵宾室）齐全；2.设施检查：舞台、LED屏、音响、灯光、同声传译设备（若需）功能正常；3.合同签订：明确场租费用、付款节点、违约条款（如延期使用的额外收费）

实地考察2-3个备选场馆，优先选择有大型会议服务经验的场地（如国际会展中心）

2.2供应商对接

1.物料供应商：制作参会证（分嘉宾/代表/工作人员，带防伪标识）、议程手册、背景板、指示牌；2.餐饮供应商：按参会人数1.1倍准备茶歇（含素食、无糖选项）、正餐（明确餐标、用餐时间）；3.交通供应商：预订大巴（用于嘉宾接送、代表集体出行）、对接网约车平台（提供专属打车优惠）

与供应商签订《服务协议》，明确物料交付时间（会前3天到位）、餐饮卫生标准

2.3嘉宾邀请与确认

1.发送邀请：提前3周发送电子邀请函（含议程、参会须知、交通住宿建议），重要嘉宾邮寄纸质邀请函；2.信息收集：会前1周确认嘉宾行程（航班/高铁信息）、饮食禁忌、演讲需求（PPT格式、时长）；3.接待安排：为重要嘉宾配备专属接待人员，制定“一对一”接待流程

建立《嘉宾信息台账》，实时更新确认状态（未回复/已确认/无法参会）

模块3：细节筹备（前1-2周）

任务项

具体操作

案例参考

3.1参会人员信息整理

1.收集参会代表报名信息（姓名、单位、职务、联系方式、住宿需求）；2.制作《参会人员名册》（按单位分类）、打印签到表（分区域签到，如嘉宾签到处、代表签到处）

若参会人数超1000人，采用电子签到系统（扫码签到，实时统计到场人数）

3.2流程彩排

1.主流程彩排：模拟会议当天环节（嘉宾入场、开场致辞、演讲、互动问答、合影），确定各环节时间节点（如致辞不超过10分钟）；2.应急彩排：演练设备故障（如PPT无法播放时切换备用电脑）、人员突发状况（如嘉宾迟到时安排替补环节）

彩排时间选在会前1天，所有工作人员、主持人、志愿者参与

3.3物资准备与清点

1.会务物资：对讲机（按工作人员人数1.2倍准备，充好电）、急救箱（含常用药品）、签字笔、笔记本；2.嘉宾物资：礼品（定制化，印会议LOGO）、行程单、嘉宾证；3.清点核对：按《会务物资清单》逐一核对，分类存放（如嘉宾物资单独放在贵宾室）

制作《物资领用登记表》，工作人员领取物资需签字确认

第二阶段：会中执行（会议当天-会议结束，核心是“高效落地”）

模块4：现场接待（会议当天，核心是“有序引导”）

时间节点

任务项

责任角色

关键动作

会议前2小时

4.1场地布置检查

场务组

1.检查主会场：座椅排列整齐、LED屏显示会议主题、音响音量适中；2.检查配套区域：茶歇区摆放好食物与饮品、指示牌位置显眼（如“卫生间→”“分会场A→”）

会议前1小时

4.2签到接待

后勤组+志愿者

1.嘉宾签到：专属接待人员引导至贵宾室，协助佩戴嘉宾证，核对行程；2.代表签到：电子扫码/纸质签到，发放参会证、议程手册、会议资料袋；3.特殊情况