29会议管理程序最终版.docVIP

1 目的 为规范公司会议管理、降低会议成本、缩短会议时间、提高会议质量特制定本制度。 2 适用范围 本制度适用于公司所有会议管理。 3. 职责 3.1 综管部负责公司会议的统筹协调及本制度的执行监督。 3.2 会议提拟人或主办部门（含各中心/部门）负责会议的组织工作。 4.程序 4.1 会议准备 4.1 .1涉及单个部门参加的会议，通知应 以口头、 OA、公告、短信等方式 通知与会人员，会议提拟人负责协调会议场地、所需器材（投影仪、电脑等），并最终确定会议时间。 4.1.2涉及多个部门和参加人数众多的大型会议，主办部门应提前一天以《会议通知单》形式进行书面通知,并协调、组织会议。如必要，主办部门还应编制详细的会议计划通知相关部门。 4.1.3会议主办部门应提前做好会议资料（如会议议程议题 、提案、汇报材 料、计划草案、 决议决定草案、与会人应提交资料等）的准备。 4.1.4大型会议综管部 应协助提前做好会务准备工作，如落实会场 ，备好座位、会议器材等会议所需的各种设施、用品等。 4.1.5 会议主办部门应确定会议主持人和记录人。 4.2应遵守的规定 4.2.1 会议主持人应遵守的规定 4.2.1.1应提前 10 分钟到达会场，检查会务落实情况，做好会前准备。 4.2.1.2主持人一般应于会议开始后，将会议的议题、议程、须解决问题及达成目标、议程 推进中应注意的问题等，进行必要的说明。 4.2.2会议记录人应遵守的规定 4.2.2.1 应提前 5 分钟到达会场，准备好《会议签到表 》。 4.2.2.2属讨论 、决策性议题的会议，主持人应引导会议作出结论。对须集体议决的事项应 加以归纳和复述，适时提交与会人表明意见；对未议决事项亦应加以归纳并引导会议，其后续安排统一意见。 4.2.3与会人应遵守规定 4.2.3.1 应提前2分钟到会，并在《会议签到表 》上签到。 4.2.3.2 会议发言应言简意赅，紧扣议题。 4.2.3.3 遵守会议纪律，与会期间应将手机调到振动或将手机呼叫转移至部门另一未与会人 处，原则上不允许接听电话，如须接听，请离开会场。 4.2.3.4 做好本人的会议记录。 4.5. 迟到、早退、缺席 4.5.1 迟到。所有参加会议的人员在会议规定召开时间后 5 分钟内未到的，计为迟到。 4.5.2 早退。凡参加会议人员 ，如未经主持人同意在会议结束前 5 分钟提前离开。 4.5.3 缺席。凡必须参加会议人员未经请假擅自不参加会议或请假未批准而不参加会议 的，计为缺席。 4.6. 会议结束的工作 4.6.1会议结束后，主办部门应整理好会议室，将各项物资归位。 4.6.2记录人应与主持人确认会议纪要，及时整理成文件抄送给相关部门，并归档至综管部。综管部需建立会议记录档案和目录，分类存放会议纪要。 4.7. 处罚 4.7.1 在会议开始后迟到/早退 5 分钟以上罚款 20 元。 4.7.2 缺席会议罚款 50 元。 5相关程序 无 6. 记录 D29-01会议签到表 D29-02会议纪要 D29-03会议通知书 会议管理程序 文件编号：QE-B29-2012 第 0 次 修 改 共 4 页 拟稿：刘敏 审核：李少江 批准：常征 2 2