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如何收集索赔证据材料　　电子邮件的收集和整理　　施工过程中，最为常见的电子资料证据就是电子邮件。电子邮件可以作为证据使用，但电子邮件的证明效力需结合该电子邮件证据的形成过程、是否办理公证手续、电子邮件的内容、发送及接收电子邮件的人员的身份，以及与其他证据的对应关系等因素综合考量，不一定都能被法院认可。　　主要的原因包括：第一，电子邮件本身的证明力较弱。电子邮件是从总承包单位控制的计算机中获取的，从技术上看，总承包单位完全可以通过简单的计算机操作，在提取电子邮件证据时对邮件内容进行修改、编辑等操作，因此业主往往会对电子邮件的真实性提出质疑。因此，一般情况下，需要对电子邮件证据办理公证手续。第二，进行电子邮件往来的对方身份不明确。电子邮件的发件主体、收件主体往往都采用匿名的方式，如果总承包单位在使用电子邮件证据时，不能证明对方的身份以及职权权限，业主很可能会主张其并没有发送过该类邮件，而是总承包单位自己注册了一个电子邮件账号，伪造证据。正是基于以上原因，如果总承包单位仅仅提供一份孤立的电子邮件证据，而业主又不认可该份电子邮件证据，则仅凭该份电子邮件证据，得到法院支持的难度很大。　　但是，电子邮件毕竟是施工过程中双方进行信息往来的主要平台，也是形成证据材料的主要形式，邮件内容基本上能够反映业主和总承包单位对建设工程施工的相关意思表示，属于合法的证据表现形式，因此总承包单位还是应该将与案情有关的电子证据提交给法院，用以支持自己的诉讼主张。在提交电子邮件证据时，需要注意以下事项：　　首先，使用电子邮件公证或鉴定的方式，通过公证或鉴定人员对电子邮件进行必要审查，一定程度上能提高电子邮件证据的可靠性和证明力。根据《电子邮件鉴定实施规范》，鉴定人员在鉴定电子邮件的真伪时，应采取以下步骤：了解邮件形成的过程等相关情况;固定保全邮件;按照相关技术方法，搜索、恢复保存在硬件设备上的电子邮件及其它相关文件和数据;对邮件的真实性进行检验和分析。此外，办理电子邮件公证手续也是一种法定手段。当然，由于工程案件涉及的证据繁杂、公证鉴定费用也不低，可以考虑在第一轮提交证据时先只提交电子邮件本身，如业主对证据真实性不予认可，或是对于特别重要的证据，则采取公证、鉴定方式。　　其次，除了提交电子邮件外，总承包单位还应该积极寻找其他证据资料，如业主的函件、录音、手机确认短信等，用以佐证电子邮件记载内容的真实性。　　最后，在处理电子邮件证据时，还需要注意以下事项：第一，电子邮件证据要注意留存、备份。第二，对于一些重要事项，总承包单位应尽量同时采用纸质函件方式来处理，避免仅使用电子邮件形式。第三，如果总承包单位要使用电子邮件与业主进行沟通，应和业主在合同或函件中确定双方官方指定的邮箱和邮件联系人，使用官方邮箱进行联系，避免使用QQ等私人邮箱。第四，总承包单位在使用电子邮件与业主进行沟通时，可以使用电子签名的方式，电子签名技术是一种解决计算机网络中信息传输的安全机制，从理论上说，带电子签名的电子邮件证据能够保障“签名”后邮件内容的完整性，且当事人不可抵赖其“签名”，因此带电子签名的邮件具有更强的证明力。第五，总承包单位在使用电子邮件与业主进行沟通后，要及时将电子邮件打印出来，并按时间顺序进行整理排序，保持连贯性，为将来的建设工程索赔打好证据基础。第六，总承包单位在打印电子邮件时，要注意邮件截图的完整性，确保打印出的电子邮件能够完整显示电子邮件的收发人、正文和所有附件。　　2word形式的电子文档　　以word形式打印出来的总承包单位给业主发送的函件或会议记录，不能单独作为证据使用。因为，word文档是电脑上的一种文字处理器应用程序，它依靠电子技术生成、以数字化形式存储于磁盘、光盘、存储卡等各种电子设备载体之中。word文档极容易被篡改、伪造、破坏或毁灭，数据或信息被人为地篡改后，如果没有可资对照的副本、映像文件则难以查清、难以判断。因此在总承包单位仅提出word形式的函件或会议记录的情况下，往往会遭到业主、监理的质疑，声称word文档属于事后打印，不是当初的版本，而很难获得法院的支持。　　应对办法：第一，总承包单位要注意保存向业主发送的word文件的签收记录，可以作为证明word文档真实性的间接证据。第二，总承包单位在以电子邮件方式向业主发送word形式文件时，可以采用电子签名或公证的方式，增强word文档的可靠性和证明力。第三，由于word文档存在极易被篡改的情况，总承包单位在保存函件或会议记录的时候，应尽量采用纸质、PDF等其他方式。第四，虽然word文档存在易被篡改、证明力较弱的问题，但word文档属于民事诉讼法规定的电子证据的范畴，内容涉及建设工程施工，总承包单位在建设工程索赔中提交word形式的函件或会议记录，对于澄清相关事实、支持己方观点，是具有一定帮助的。