使用Outlook10个诀窍.doc

使用Outlook的10个诀窍 2008-05-28 01:22 Outlook提供了一些非常有效的功能，让你对电子邮件，会议，以及通讯录进行管理。问题是，它提供的功能太多了，想一一学习高效使用这些功能将需要 花费大量的时间。而某些选项，更是被深深的埋藏在多重菜单之下。而其他的，则往往是所处位置和我们直觉所想的不太一样。要想高效的使用Outlook，关 键就是自定义它的很多视图，以及很多选项，以适应自己的工作习惯(如果你还在使用2003之前的版本，那么你可能还需要另外调节一些步骤)。 诀窍1：输入日期时节省键盘敲击 　 　在为一个任务输入起始和终止日期时，你无需输入完整的整个日期。如果某个日期是当前所在月份的，那么你只要直接输入日子，Outlook会自动将剩余部 分填好。举例来说，如果当前月份是3月，那么你只要输入14，Outlook就会认为你输入的是今年的3月14日，并把这个日期填入。 　　如果这个日期不是当前月份的，你也一样可以通过输入月份和日期，从而节省键盘敲击。Outlook会按照下述规则填入年份： 　　* 如果该月份和日期今年尚未出现，则Outlook使用今年作为年份。 　　* 如果该月份和日期已经过去了，则Outlook使用明年作为年份。 诀窍2：控制如何打印便签 　 　如果你习惯使用Notes功能来快速记下问题、想法，或者快速备忘，那么你肯定也会偶尔想把它们打印出来。默认状态下，Outlook会把这些便签每页 打印一个，不过这恐怕不是你所希望的。你可以迫使Outlook打满每一页，从而在节约纸张的同时，也可以将所有相关的便签内容集中到一起。选择好你打算 打印的便签，然后从菜单(File)中选“打印(Print)”。在提示的打印对话框里，再将打印选项之中“Start Each Item On A New Page(每个项目单独打一页)”选项前面的勾去掉，然后点击“确定”。 　　如果打印选项不可用，那么你就是在使用HTML格式。 你必须切换到纯文本或者文本格式，从而启用这个选项。要做到这一点，从Tools(工具)菜单中选择“Options(选项)”。然后点击“邮件格式 (Mail Format)”标签，并在“写信类型”选项之中的下拉列表里选择“纯文本”选项。然后，点击“实施”和“确定”。重复上面我们说过的打印指令，你就可以 看到“Start Each Item On A New Page”选项被启用了。在打印完毕之后，你可以取消上述步骤，从而对你的格式设置重新进行一次设定。 　　诀窍3：信件到来时将电子邮件打印出来 基于多种理由，我们中的一些人早已不再将电子邮件打印出来了。如果你要打印信件中的绝大部分，或者希望打印来自某个特定发信人的所有邮件，那么一一打开 每封信，然后再人工打印的过程就太琐碎了。你可以设定一个规则，从而将所希望的来信打印出来，显然这样会更加有效率。要这么做的话，你需要： 　　1. 从Tools菜单里，选择“Rules And Alerts(规则与提醒)” 　　2. 在“E-mail Rules(电子邮件规则)”标签页上点击“New Rule(新规则)” 　　3. 在规则精灵的对话框顶端的一个空白规则上点击“Start(开始)”。 4. 在“Step 1(步骤1)”对话框中, 高亮选择“Check Messages When They Arrive(邮件达到时检查)”的选项(该选项应当是默认值)，然后点击“Next(下一步)”。 　　5. 在“Step 1(步骤1)”对话框中, 选中“Where My Name Is In The To Box(如果收信人是我)”复选框(或者选择其他什么选项，如果你不想把自己的所有信件都打印出来的话)，并点击“Next(下一步)”。 6. 在“Step 1(步骤1)”对话框中, 点击“Print It (打印)”选项，然后点击“Next(下一步)”。 　　7. 在这里，你可以对规则的例外情况做出指定，不过我们现在不这么做。你只要点击“Next(下一步)”，然后点击“Finish(结束)”，“Apply(实施)”，以及“OK(确定)”来返回Outlook。 　　设置完毕新的打印规则之后，Outlook会将满足要求的每一封来信都打印出来。现在，唯一你需要担心的，就是你肯定不想把信箱里的每一封信都打印出来。所以，一定要好好的使用在步骤5和7之中提供的条件，从而对Outlook打印的邮件做出限制。 诀窍4：更有效的存储已发邮件 　 　当你回复一封邮件时，Outlook会在Sent(已发邮件)的文件夹中保存一份邮件副本。如果你和我一样对它不管不顾，那么你的Sent文件夹中肯定 已经有了数千封信了。如果你日后需要在里面找到某封信的话，你将不得不对所