XZ007 档案管理规程.docVIP

天鹅集团 文件名称 档案管理规程 文件编号 TE/GL-XZ007-2016 版 本 号 A1 生效日期 2016-09-01 页 数 共6页 档案管理规程 日 期 审 核 日 期 批 准 日 期 发布部门 发布日期 生效日期 受控状态 接收部门 分 发 号 1.0目的 为加强对公司档案的管理，更好的保存历史资料，为以后的生产经营提供参考和借鉴，特制定本档案管理办法。 2.0适用范围 公司所有部门。 3.0职责 3.1公司行政部是公司综合档案的管理部门，负责档案制度的起草、贯彻及在公司各部门的执行检查。 3.1.1公司行政部设立由专人管理的档案室，对档案室进行业务领导和工作指导。 3.1.2公司各单位的内部档案资料，应有专人负责管理或兼管，同时须执行本制度所规定的各项条款要求。 3.2档案室职责 档案室是行政部对档案的专管部门其主要职责有： 3.2.1制定或参与制定并完善关于档案管理方面的相关制度。 3.2.2负责收集、整理、存放公司各单位的档案资料，并对公司各单位自行保管的档案资料进行指导监督。 3.2.3负责公司档案管理工作与政府、相关社会档案管理部门等涉外机构的对接、移交工作。 3.2.4总结管理经验、改善工作方法，提高档案管理工作技能与效率，使档案资料得到充分利用，为生产经营活动提供服务。 4.0内容 4.1档案的范围 4.1.1计划性文件资料 包括公司战略规划、经营计划、各单位的工作规划、计划等。4.1.2批示性文件资料 包括公司各单位各类标准、技术标准等； 4.1.3法律规范性文件 包括政府、行业主管机构，制定和颁发的须公司贯彻执行的各种制度、法规、文件等。 4.1.4公司管理制度 包括公司各单位在生产经营中制定的各项管理制度等。 4.1.5公司的重大决议 包括由公司股东会、董事会、监事会、总裁或总经理办公会议及其他重要的行政办公会议所形成的文件和会议材料、会议纪要、股权协议等。公司各单位重大外联活动、招商、客户答谢会的汇总性材料等。 4.1.6总结性文件 包括公司各单位生产经营活动中年度、季度、月度的工作总结、财务、人事、销售等分析报告；各种独立事项的工作调查、审计及总结报告等。 4.1.7凭证性材料 相关物料采购、产品销售、招投标、对外合作协议、合同复印件等。与生产经营活动有关的各种厂房建设、厂区规划设计方案、图纸等。 4.1.8汇报性材料 包括公司向上级主管单位、相关政府部门的汇报材料、统计报表、财务报表、申报材料等；公司领导在外部公共场所发表或发布的各类文字性资料等。 4.1.9劳资人事性资料 包括公司的人事任命、人事调整、人才引进和培训考核、工资核定等相关资料。 4.1.10调研性材料 包括市场调研、开发调研、行业及竞争对手资料、供应商经销商资料等。 4.1.11声像制品材料 包括经营活动、文化活动中，以及员工在外学习、考察或在重大销售、招商、外宣活动中以声像形式记录下来的各种资料。 4.1.12证件性文书资料 包括法人营业执照、土地使用许可证、产品检疫证、卫生许可证、出口许可证、产品质量认证、各类荣誉牌匾和证书、资产资料如汽车使用和房屋建筑等批文证照。 4.1.13馈赠性资料 包括上级领导、名人、友人、协作单位提供和赠送的题词、书画、文献资料、有纪念意义的各种工艺制品等。 4.2.1证照类：营业执照及各类证照，注册资料、年检资料、公司章程等； 4.2.2文件类：分外来文件（政府职能部门的往来文件）和内部文件； 4.2.3制度类：管理制度汇编； 4.2.4合同类：分内部经营管理合同和业务合同两种。 4.2.5计划总结类：分年度计划及总结等； 4.2.6会议纪要类：办公例会纪要等 4.3归档及保存年限 4.3.1归档的文件资料，应按自然形成，保持历史联系的原则和归档要求特征及文件内容进行归档，在一个卷内要按问题或者文件形成的时间，系统的排列并填写《卷内目录》。 4.3.2归档的同类文件资料在卷内应按保存期限分别装订，保存期限分为定期和永久。定期按文件材料的保持价值分为1年，5年，10年。 永久保存： （1）公司章程、合同 （2）股东名册 （3）组织规程及办事细则 （4）董事会及股东会记录 （5）财务报表 （6）政府机关核准文件 （7）不动产所有权及其他债权凭证 （8）工程设计图 （9）公司规章制度 （10）其他经核定须永久保存的文书 10年保存： （1）预算、决算书类 （2）会计凭证 （3）事业计划资料 （4）其他经核定须保存10年的文书 1年至5年保存： （1）期满或解除之合约 （2）其他经核定保存5年的文书 1年以下暂时保存： 结案后无长期保存必要者。 4.3.3公司可根据实际