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浅议当前高校档案信息化建设作用、存在问题及建议21世纪是信息化的世纪，档案是一种重要的信息载体，以档案信息化为手段，是加强当前高校档案管理的必然发展趋势。“现代信息技术的引入，可实现档案全方位、多层次、多功能的现代化管理”[1]。很显然，档案工作信息化建设是顺应潮流，适应时代发展的新举措、新要求，档案作为一种原生的信息资源，其重要性正日益凸显出来。因此，加强档案信息化建设和管理，既是高校落实科学发展观的具体体现，亦是提高高校工作效率和提升档案信息资源开发利用的前提条件。 一、高校实现档案信息化建设的重要意义和作用 在当今信息时代的形势发展需求下，高校档案信息化建设摆在了十分突出的位置，只有实现档案信息化建设和科学管理，建立多功能管理的信息化档案体系，才能为本单位和社会各界、广大公众提供准确、有效、全面、权威的档案信息，实现档案信息资源的开发和利用价值。 （一）实施档案信息化建设，有利于提高档案信息收集的完整性和时效性 建设一个科学和完善的档案信息化体系，原始信息资料的采集是关键，随着现代互联网以及高校内部局域网络建设的日趋完善，各部门和院（系）之间相互联通，信息资源的收集由点及面，不断增大信息资源数据容量，确保信息收集的完整性，电子文件的收集直接通过邮件或本单位局域网等网络手段传输汇集，是一种相当普及与便捷的方法。 （二）强化档案信息化管理，有助于提升档案管理工作的规范化、标准化水平。 实现档案信息化，主要目的是通过现代高科技的网络手段为信息利用者提供快速、准确和全面的信息，提高档案的利用率和利用价值，促使档案工作的管理方法、工作方式、信息处理等环节不断改进，从而推动档案管理工作流程更加科学化、规范化和制度化。 （三）完善档案信息化体系，有利于实现高效快捷的信息检索 随着社会经济的不断发展和时间的推移，高校的档案数量与日俱增，如果仅仅依靠传统的查找方法和落后的检索工具，难于适应当今社会的发展需要，阻碍了档案管理工作的现代化进程，只有不断完善档案信息化体系，找出适用于本单位局域网信息组织与管理的方法，及时解决好各方面技术的衔接问题，不断优化计算机应用技术，实现网络档案信息检索系统，将促进档案的服务质量大大提高。 （四）加强档案信息化建设，有利于更好地开发和利用档案信息资源 如果说信息采集是基础，管理是过程，开发利用并提供服务则是档案管理工作的最终目标，“档案工作的目的之一是开发利用，利用工作开展得好坏是检验档案工作的最佳尺度”[2]。档案信息化建设管理目标是实现信息的开发与利用，档案信息资源共享成为信息社会中档案利用工作的新要求。档案信息资源的开发利用是档案工作矛盾运动的必然结果，是满足档案信息利用社会化的实际需要，是时代发展的客观要求，为此，加强档案信息化建设是为社会提供强有力的信息保障。 二、当前档案信息化建设进程中存在的问题 近年来，高校在实现档案信息化建设过程中取得了很大的进步，特别是电子档案的出现给传统的档案管理工作带来了一场革命，档案信息化的管理优势亦为人们所认识，但在日常的档案管理工作中还存在一些问题亟待进一步解决。 （一）档案信息化建设意识淡薄 长期以来，传统的档案管理观念在一些人的意识之中根深蒂固，档案材料的书写和形成中就存在不规范、不统一问题，特别是原始资料交接不及时，往往造成大量的信息资源被丢失。同时，由于档案信息化管理意识淡薄，某些部门、院（系）还自行保管纸质档案资料，造成档案信息收集不齐全与滞后问题，严重地影响了档案信息数据库的建设，阻碍档案管理信息化的发展进程。 （二）档案安全意识薄弱 高校实现档案信息化管理，大大地突破了档案利用的时空限制，使档案信息资源利用变得更加方便和快捷，但由于某些档案工作人员的档案保密意识和档案安全意识严重滞后，使用未经杀毒的外来移动磁盘、链接互联网等等，极容易造成档案信息系统数据错乱、丢失、病毒入侵、重要文件资料在网络上流传等等的问题。 （三）档案管理人员业务能力薄弱 档案信息的管理和利用很大程度上受到档案工作人员业务水平的制约，不少部门、院（系）的档案管理人员由办公室管理员兼任，未经过专业的业务培训，人员岗位流动性频繁，部分管理人员在工作中只能是“摸着石头过河”。由于档案管理人员不熟悉信息技术，有的档案管理人员还只满足于使用计算机管理档案目录，未能掌握相关的计算机应用基础知识、数字化技术知识、网络技术知识，未能使档案信息多元化、拓展档案应用领域。近年来，随着档案载体向着档案数字化的方向发展，高校普遍对纸质档案进行了电子化处理，并在此基础上建立了电子阅览室，随着档案软硬件设备的更新换代极大地改变了传统的档案管理工作的方式方法，但从目前情况看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就