合肥物质学研究院.doc

合肥物质科学研究院 ARP系统电子政务管理制度 公文管理系统是依据国务院关于公文处理工作的有关规定，结合我院工作实际，并对现有工作流程进行规范和优化后“量身定制”的一套公文管理系统。公文管理系统实现了从拟稿、审核、会签、核稿、签发、印发、归档以及跟踪与查询等文件制发和处理的全过程电子化管理。 是我院ARP电子政务系统的重要组成部分，在我院所级电子政务应用中起着基础支撑的作用。 一、公文管理系统遵循原则： 符合国家和院各项有关公文处理的制度(相关标准参见中科院公文管理的相关规定)： 《国家行政机关公文处理办法》　　2001年1月1日起施行 《中国科学院公文处理办法》　　　2001年2月1日起施行 《中国科学院机关公文处理规则》　2001年2月1日起施行 遵循灵活性原则：允许最终用户根据需要进行二次开发，并可以自主调整各级组织运转的公文流程，并可实现各级组织公文流程的个性化； 公文的格式必须按《中国科学院公文处理标准》的要求排版和印刷。 二、公文管理系统的要求： 客户机软件标准配置： win2000（+sp4）+IE6（+sp1）） 安装公文模板字体文件 三、公文分类 中国科学院的公文种类主要有： 决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等。 四、发文管理 发文管理包含: 发文拟稿：选择需要的发文文种,在系统提供的标准发文稿纸(批办单)和发文版式文件中,起草发文。 发文处理：使用者可以通过自己首页的“待办事宜“,或 ”发文处理”接收发文,并打开处理。在配置好的发文流程上,流转处理发文。如审核,核搞,复审,签发,排版,印刷等。 五、收文管理 收文管理主要用于管理由本单位外部来的文件。外来文件包括：系统来文（其他使用本公文管理系统的单位通过系统发送来的公文）和外来公文（为各单位提供管理收到的传统纸制文件）两种。收文管理可完成收文的接收、登记、查询、分发、批阅、办结，以及收文处理情况的跟踪，查询和统计等功能。 各单位只有收文人（一般为文书管理人员）有收文的权限。其他各类人员只有收文处理、收文查询等权限。 六、内部签批件管理 内部签批件管理主要为研究院内部提供方便、实用的内部非正式文件草拟、审阅、查询等工作的平台。 包含：内部签批件拟稿，处理和办结， 查询和统计等功能。 七、公文管理系统中的角色职责 环 节 角 色 对应的系统职责 拟稿 职员、处领导 起草公文 处室领导审核 处领导 审核公文 处室领导会签 处领导 会签直接送交处领导 办公室核稿 审核员、办公室主任 核对公文版式和内容 会签 院（所）领导 会签先送交文书管理员，由文书管理员送交具体院（所）领导 签发 院领导 签发公文 办公室复审 文书管理员、办公室主任 复审公文格式、编号 拟稿人复审 拟稿人员 复审公文 排版印刷 排版员 印发公文 八、院（所）级电子政务公文标准流程： 院（所）级电子政务数据采集管理制度 第一章 数据采集总体介绍 目的: 采集院（所）级电子政务系统所需要的基础数据，搭建院（所）级电子政务的基本运行环境。 采集的数据对象为：研究所使用的公文文种，公文流转的环节，流程中各个环节的参与人。各种公文板式文件的模版以及所使用的图章。 研究院使用电子政务系统的用户和电子政务系统所提供角色的对应关系。角色可以使用的功能。 院（所）级电子政务数据采集, 为各个研究所数据采集准备了如下内容，这些放置在各个研究所的数据采集服务器上: 数据采集工作目录：在该目录中， 有一个名为“DZZW”的主目录.在该目录下，共有两个文件， 一个“DZZW_DYD.XLS”和“DZZW_CSD.XLS”DZZW_DYD.XLS用于填写公文文种、公文流程、参与人等信息。请各位在DZZW目录中建立两个子目录，“公文模版”和“公文图章。” “公文模版”，用于保存收集的公文版式文件的模版。 “公文图章”，用于保存收集来的公文电子图章。 第二章 收集公文文种 公文从行文关系上的分类： 上行文、平行文和下行文 区别：使用的文种不同；公文的用语不同；行文方式不同。 公文的种类 文种（即文件的名称、又叫文件名称，简称文种）国发〔2000〕23号文件，把行政机关公文设为13类：命令（令）；议案；会议纪要；决定；报告；公告；请示；通告；批复；通知；意见；通报；函 收集公文文种 请采集人打开“ DZZW_DYD.XLS”,并在“DYD-公文文种 ”页中编写采集到的公文文种等信息. 图章名称与公文模版名称要与 相应目录中的保持一致。 第三章 收集研究所公文流程 请采集人打开“DZZW-DYD.xls”,并在“DYD-公文流程”页中确认标准的所级公文流程是否满足本所需要, 如果不满足请在该页中参考标准流程的样式, 绘出本院（所）的公文流程. 收集