公文处理作目前存在的问题及分析.doc

公文处理工作目前存在的问题及分析 《国家行政机关公文处理办法》(国发〔2000〕23号，以下简称《办法》)和《甘肃省实施〈国家行政机关公文处理办法〉细则》(甘政发〔2007〕62号，以下简称《细则》)发布以来，各市州、各部门、各有关单位(以下统称“报文单位”)认真按《办法》和《细则》规定处理报送公文，保证了各项工作的正常运转。但近年来特别是今年以来，由于机构改革、人事变动等因素，报文单位报送省政府及省政府办公厅的公文在文种、格式等方面不同程度地出现了一些问题，公文质量呈下降趋势，退文增多。各市州政府公文相对规范，各部门、各有关单位的公文错误较多，不仅造成了人力、物力浪费，而且严重影响了工作效率。据统计，2010年上半年，报文单位报送省政府及省政府办公厅的公文共1311份，因错退回重报597份，占报送公文总数的45.5％(其中，第一季度287份，占第一季度报送公文总数的43％；第二季度310份，占第二季度报送公文总数的54％)。现将具体情况通报如下：? 　　一、2010年上半年报送公文中存在的主要问题? 　　(一)公文格式不规范。? 　　1.发文机关标识不规范。部分单位联合行文时，发文机关名称、字体、位置不符合《办法》和《细则》规定。? 　　2.发文字号不正确。部分单位行文时，发文字号不统一，有的单位不按规定编制发文字号，有的单位在发文字号中加入处室代字，影响了公文的严肃性和规范性。? 　　3.上行文签发人标识不符合规定。《办法》和《细则》规定，以本机关名义制发的上行文，由主要负责人或主持工作的负责人签发，主持工作的负责人是指由上级机关任命主持本机关全局工作的人。但有相当一部分单位没有严格执行此规定，由非主持工作的领导签发文件。有的单位联合行文，只有主办单位签发人姓名，没有联合行文单位其他签发人姓名。? 　　4.公文标题不规范。公文标题一般由发文机关、事由及文种三部分组成，除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。但有的公文标题省略发文机关，有的随意使用标点符号，有的文字冗长，且词不达意；有的介词或动词重复；有的标题与正文之间的距离过大，不符合公文规范。? 　　5.公文文种和主送单位错误。下级机关向上级机关行文，文种一般用“请示”、“报告”、“意见”等，并不得主送上级机关办公厅(室)，但有的单位向省政府报送请示性文件时，主送单位写成省政府办公厅；有的单位报送公文使用“建议”这种不属于行政机关公文种类的文种；个别单位使用便笺纸印制上行文。? 　　6.公文附件标注不当。公文附件是对正文的重要补充，与正文都是公文的重要内容。有的单位行文时分不清正文和附件的关系，常将正文的内容作为附件标注。比较突出的问题是将上报的工作总结、请求批转或转发的主体内容作为附件；单独装订的附件没有标注发文字号；有的附件前后标注不一致，位置不准确。? 　　7.公文附注标识不准确。附注一般是对公文的发放范围、使用时需注意事项等情况的说明，其中“请示”应在附注处注明联系人的姓名和电话。但有相当一部分单位拟制的公文，没有按规定标注附注，或位置不正确、要素不全。? 　　8.印章加盖错误。《细则》规定，联合上报的公文，由主办机关加盖印章；当公文排版后所剩空白处不能容纳印章时，应调整行距、字距，使印章与正文同处一面，不得在空白页标注“此页无正文”。但省政府收到的联合上报公文都是将行文单位的印章全部加盖，且仍存在空白页标注“此页无正文”的现象。? 　　9.版记标识不规范。版记主要包含主题词、抄送机关、印发机关、印发日期、二维条码等要素，是公文的重要组成部分。但有少数单位对版记的标注重视不够，主要存在以下问题：一是主题词标引错误。绝大多数单位标引主题词，既没有遵循主题词标注的原则，也不能准确反映公文内容。二是抄送机关的范围比较混乱，有的将内部发文范围和存档情况反映在上报公文上；有的主送省政府的公文，又将省政府领导同志列入抄送范围。三是位置不准确。版记应置于公文最后一面，版记的最后一个要素置于最后一行，但多数单位没有按照这一规定进行标注。? 　　(二)行文不符合规则。? 　　1.报告中夹带请示事项。有相当一部分单位在呈送省政府的“报告”中提出一些请求帮助解决的困难和问题，违反了“报告”中不得夹带请示事项的规定。? 　　2.请示一文多事。有的单位报送的“请示”一文多事，涉及多个部门的职能，在公文办理时无法确定主办部门，影响了公文的正常运转。? 　　3.越级报送公文。个别单位对应逐级行文的正常事项，进行越级请示和报告，没有根据隶属关系和职权范围确定行文关系。? 　　4.本应联合行文的各自行文。有的单位对同一事项本应联合其他部门行文却自行行文，违反了行文规则。? 　　(三)文字错误和文印质量较差。? 　　1.错字漏字现象频出。有的单位对公文审校