浅谈如何做好高校校办秘书工作..doc

浅谈如何做好高校校办秘书工作 牛 镭 （西北大学校长办公室 陕西西安 710127） 【摘 要】做好高校校办秘书工作应做到熟悉职业内涵，发挥校办秘书的枢纽作用、助手作用、参谋作用、协调作用；锻炼职业素养，提高职业意识、服务意识、创新意识、质量意识；积极开展工作，做到求真务实和做“学习型”秘书，督办工作重协调、文秘工作重规范、信息工作重质量，提升工作品质。 【关键词】高校；校办；秘书；工作 高校办公室秘书是学校领导的参谋和助手，是承上启下、协调左右、联系内外的枢纽。在高等教育快速发展的新形势下，这项基础性工作的必要性和重要性已经得到充分认识。然而，在工作实践中，如何做好高校办公室秘书工作是一个值得思考的课题。 一、熟悉职业内涵，发挥秘书作用 在高校管理系统中，校长办公室处于中枢地位，是承上启下、联系内外和协调左右的桥梁和纽带，工作性质和所处的位置决定了其需要承担起学校的综合协调工作，校长办公室秘书就是这项工作的实施者，因此，高校校办秘书工作具有十分重要的作用。“高校秘书在党政机关所承担的角色, 更集中地体现在高校领导活动中以及高校秘书与高校领导的关系中。概括地说,高校秘书基本角色是高校领导的助手，基本职责和作用是协助高校领导开展高校领导活动和政务活动”。[1]高校校办秘书在扮演好自己的角色时，一般会发挥这样五个方面的作用： 1、校办秘书的枢纽作用 校办秘书具有承上启下的枢纽作用，秘书部门具有上级部门与下级部门、下级部门与下级部门、本校与其他各兄弟院校之间，承上启下，联系左右的枢纽作用。 2、校办秘书的助手作用 校办秘书具有领导的助手作用，助手作用一般体现为协助校领导处理日常事务，比如办文、办会、办信等等。通过秘书的服务来运转，使领导有更多的精力和时间从事更加重要的事务。 3、校办秘书的参谋作用 高校办公室秘书的参谋作用体现在日常工作的方方面面，如：文件的草拟，信息的采集，事务预案的提供，对事务的建议等等。 4、校办秘书的协调作用 学校的发展离不开校内每个部门的紧密配合及与校外相关部门的精诚合作，而校办秘书处在承上启下、联系左右、内外的位置，对于协调各方面的关系发挥着巨大作用。 二、锻炼职业素养，提高职业意识 高校校办工作涉及方方面面，就工作职能而言，办公室承担参与政务、管理事务、做好服务三项基本职能。因此，办公室能否做好，较大程度上取决于秘书所具备的良好的职业意识。具体来说校办秘书的职业意识包括三点： 1、提高服务意识 办公室工作千头万绪，以服务求支持，以贡献求发展。，体现在把服务贯穿于工作的每个环节办公室工作讲求坚持原则、照章办事，但不能循规蹈矩，墨守成规，面对新形势、新任务，我们必须跳出仅凭经验办事的旧思维，要创新制度，创新方法，创新办文办事的新路子。从综合协调、公文处理、督查督办、机要保密、信息报送、来信来访等各个方面确定工作质量的标准，严格要求，严加管理，树立窗口单位的良好形象。在认真做好办公室日常工作的基础上，着好项工作对确定的教育工作重点任务和工作要点及时进行细化分解，分阶段进行督办，并抓领导交办事项的督查落实工作确保所有督办事项件件有回音，事事有着落, 都应该恪守谦虚谨慎、严于律己的职业道德。要站在基层部门的角度给予更多的理解，了解其中矛盾，把握协调难点，以良好的心态，融洽各部门之间的关系，明确各部门的职责，达到认识统一，提高工作积极性。 2、文秘工作重规范 “文秘工作是辅助领导办文办事的综合性工作，担负着上情下达、下情上报、对外交往和后勤服务等任务，处于协调机关各部门 、连接领导和基层的枢纽地位, 具有参谋、助手、协调 、服务、把关、督办等六大职能”。[4]文秘工作是高校办公室秘书所具备的基本技能，应严格按照学校机关公文办理程序，加强公文处理每个环节的审核把关工作，认真做好文书档案的收集、登记和存档工作，严格机要文件管理制度和保密工作制度，加强对的培训，使公文处理工作水平有明显提高。